Quy trình thiết kế phần mềm quản lý nhân sự theo yêu cầu: Nhanh gọn và tối ưu chi phí

Phần mềm quản lý nhân sự đã dần trở thành một hệ thống quan trọng, không thể thiếu đối với các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số. Ngày nay, rất nhiều doanh nghiệp đã đầu tư vào thiết kế phần mềm quản lý nhân sự với mục tiêu tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả trong quản trị nguồn nhân lực.

Tuy vậy, trên thực tế nhiều doanh nghiệp đã không thành công khi áp dụng phần mềm quản lý nhân sự do không nắm rõ các quy trình thiết kế và xác định được những yếu tố cốt lõi trong quá trình triển khi hệ thống. Vậy quy trình thiết kế một phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả sẽ bao gồm những gì? Cùng Geneat Software tìm hiểu trong bài viết sau.

Các tiêu chí quan trọng của một phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp

Bằng việc số hóa và lưu trữ các thông tin, nhiệm vụ liên quan đến nhân sự một cách có hệ thống, phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình quản lý nhân sự như quản lý thông tin nhân viên, quản lý chấm công – tính lương, quản lý phúc lợi…Phần mềm quản lý nhân sự đã trở thành một giải pháp công nghệ hàng đầu giúp doanh nghiệp giải quyết toàn bộ nghiệp vụ về quản trị nhân lực.

Phần mềm quản lý nhân sự hướng tới đáp ứng toàn bộ nhu cầu sử dụng của 3 nhóm đối tượng chính trong doanh nghiệp bao gồm: quản lý cấp cao, quản lý cấp trung và quản lý nhân viên. Để thực hiện tốt điều này, một phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả cần phải đáp ứng các tiêu chí sau:

• Giao diện người dùng thân thiện, cho phép cả cấp quản lý và nhân viên dễ dàng làm quen và sử dụng.
• Phần mềm phải phản ánh đúng và đầy đủ bản chất của nghiệp vụ quản trị nguồn nhân lực, với các tính năng được phát triển sát với thực tiễn công tác quản lý nhân sự.
• Việc cập nhật thông tin xuyên suốt vòng đời nhân sự được tập trung trên một nền tảng duy nhất, giúp quản lý nắm bắt toàn bộ thông tin liên quan đến tình hình nhân sự.
• Phần mềm cần có khả năng phân tích dữ liệu và lập báo cáo để hỗ trợ nhà quản trị đưa ra các quyết định về nhân sự một cách chính xác.
• Cơ chế phân quyền phải chặt chẽ và chính xác đến từng cá nhân, phòng ban, đảm bảo an toàn và bảo mật cho dữ liệu nhân sự.
• Phần mềm cần tự động hóa các thao tác và quy trình thủ công, đặc biệt trong công tác chấm công và tính lương nhân sự.

Xem thêm: Thiết kế phần mềm quản lý sản xuất theo yêu cầu

Quy trình thiết kế phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Bước 1: Định hình mục tiêu và xác định nhu cầu quản trị nhân sự

Trước khi tiến hành thiết kế phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và nhu cầu của công tác quản trị nhân sự. Việc này sẽ giúp xác định các chức năng cần có trong phần mềm.

Doanh nghiệp cần lưu ý các mục tiêu và nhu cầu của công tác quản trị nguồn nhân lực cần được phân tích kỹ càng dựa trên các bài toán thực tế mà doanh nghiệp nói chung và bộ phần HR nói riêng đang đối mặt. Ví dụ: Nếu công ty gặp khó khăn trong việc theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên và đánh giá hiệu quả công việc, phần mềm quản lý nhân sự sẽ cần tập trung vào việc phát triển các tính năng theo dõi và đánh giá hiệu suất, cung cấp các công cụ phân tích để hỗ trợ quản lý đưa ra quyết định cải tiến.

Đồng thời, mục tiêu của phần mềm quản lý nhân sự cần phải phù hợp với chiến lược phát triển của công ty trong từng giai đoạn cụ thể. Cụ thể, đối với những doanh nghiệp trẻ đang ở trong giai đoạn phát triển thì yêu cầu đối với phần mềm quản lý nhân sự sẽ ở mức cơ bản để phù hợp với nguồn lực và khả năng hiện hành, việc phát triển phần mềm sẽ chủ yếu tập trung vào công tác quản lý thông tin hồ sơ nhân sự và chấm công – tính lương.

Và đối với những doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng và mở rộng thị trường, thì việc xây dựng nguồn nhân lực chất lượng và bên vững luôn là ưu tiên hàng đầu. Do đó, phần mềm phải được thiết để để tập trung phát triển các tính năng đào tạo, đánh giá năng lực.

Bước 2: Thiết kế sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Thiết kế sơ đồ cơ cấu tổ chức là một bước rất quan trọng trong quá trình thiết kế phần mềm quản lý nhân sự. Sơ đồ cơ cấu tổ chức sẽ giúp xác định được mối quan hệ giữa các bộ phận và các chức vụ trong doanh nghiệp, đồng thời đây cũng là khung tham chiếu để phát triển hệ thống phân cấp trong phần mềm.

Ngoài ra, cấu trúc tổ chức cũng cung cấp nền tảng để phân quyền trong phần mềm, xác định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của các bên liên quan trong các quy trình xin phép và phê duyệt nội bộ.

Bước 3: Cung cấp dữ liệu đầu vào cho phần mềm

Để số hóa dữ liệu nhân sự và tích hợp vào hệ thống, doanh nghiệp trước hết cần chuẩn hóa thông tin đầu vào bằng cách hoàn thiện các bản mô tả chi tiết về các vị trí chức danh, thông tin công việc, và mô tả cụ thể về cách thức hoạt động cũng như vai trò của các chức năng quản lý nhân sự trong phần mềm.

Đây là một bước quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của phần mềm và công tác quản lý nhân sự về sau. Bởi vậy những thông tin dữ liệu đưa vào phải đảm bảo về độ chính xác và minh bạch.

Bước 4: Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ mọi tài nguyên cần thiết, doanh nghiệp sẽ tiến hành xây dựng phần mềm quản lý nhân sự bằng cách số hóa và lập trình dữ liệu trên nền tảng công nghệ.

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp có thể tự triển khai phần mềm. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự là một dự án phức tạp, đòi hỏi phải có kế hoạch chi tiết, phân bổ nguồn lực hợp lý và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận nhân sự và IT.

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp, kể cả những tổ chức dẫn đầu về công nghệ, đều có xu hướng lựa chọn các dịch vụ cung cấp phần mềm nhân sự chuyên nghiệp. Các nhà cung cấp này không chỉ có nền tảng công nghệ chuyên sâu cho công tác quản lý nhân sự mà còn cung cấp dịch vụ tư vấn giải pháp quản trị nhân sự phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp. Do đó, đây là lựa chọn tối ưu, giúp doanh nghiệp thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bước 5: Triển khai hệ thống phần mềm quản lý nhân sự

Sau khi hoàn thành công đoạn thiết kế, phần mềm quản lý nhân sự sẽ được triển khai và ứng dụng thực tế vào công tác quản trị nguồn nhân lực. Trong quá trình này, doanh nghiệp cần thông báo rộng rãi đến toàn thể nhân viên và tổ chức các buổi đào tạo để hướng dẫn sử dụng phần mềm.

Nhân viên sẽ được đào tạo về các tính năng cơ bản của phần mềm như tạo đơn từ, theo dõi ngày công, cập nhật hồ sơ, v.v. Đối với cấp quản lý, họ sẽ được hướng dẫn về quy trình quản lý hồ sơ nhân sự, xử lý đơn từ trên phần mềm, cùng với cách phân tích dữ liệu và lập báo cáo.

Bước 6: Theo dõi, đánh giá và hiệu chỉnh phần mềm

Trong quá trình ứng dụng phần mềm, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ và đo lường hiệu quả của công tác quản trị nhân sự để đánh giá tính khả thi của việc triển khai phần mềm.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp luôn thay đổi và phát triển không ngừng, dẫn đến những nhu cầu mới trong công tác quản trị vận hành. Vì vậy, phần mềm phải luôn được cải tiến và điều chỉnh để đáp ứng kịp thời các mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Điều kiện để thiết kế và triển khai phần mềm quản lý nhân sự thành công cho doanh nghiệp

Để thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý nhân sự thành công cho doanh nghiệp, ngoài một quy trình bài bản, còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác. Nhiều doanh nghiệp dù đã hoàn thiện hệ thống quản trị nguồn nhân lực nhưng khi đưa vào triển khai lại không đạt được kết quả như mong đợi. Do đó, để triển khai thành công phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Ban lãnh đạo cần định hướng và chỉ đạo sát sao trong suốt quá trình ứng dụng hệ thống nhân sự.
• Kỹ năng ứng dụng công nghệ của đội ngũ quản lý cần được chú trọng phát triển và nâng cao để theo kịp các tính năng của hệ thống.
• Phần mềm quản lý nhân sự cần được tích hợp với các phần mềm và phân hệ quản lý chức năng khác của doanh nghiệp để tạo nên một bộ máy vận hành đồng bộ, xuyên suốt.
• Chi phí đầu tư cho phần mềm quản lý nhân sự phải tương xứng với giá trị mà nó mang lại.

Geneat Software – Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự theo yêu cầu

Geneat Software chuyên thiết kế phần mềm quản lý nhân sự theo yêu cầu, khác với các công ty phát triển đa lĩnh vực như thiết kế website, SEO hay Digital marketing. Chúng tôi dồn toàn bộ nguồn lực vào hệ thống phần mềm quản lý nhân sự dành cho khách hàng nhằm khẳng định thế mạnh trong lĩnh vực quản lý và quản trị doanh nghiệp.

Ưu tiên tối ưu hiệu suất

Chúng tôi luôn ưu tiên về tối ưu hóa hiệu suất phần mềm để đảm bảo thao tác trơn tru. Các sản phẩm của Geneat luôn được điều chỉnh để mang lại trải nghiệm người dùng nhanh chóng và hiệu quả, giúp khách hàng tăng năng suất và tiết kiệm thời gian.

Cam kết bảo mật cao

Chúng tôi luôn đặt bảo mật lên hàng đầu, áp dụng các biện pháp và công nghệ tiên tiến để bảo vệ dữ liệu của khách hàng. Điều này đảm bảo rằng thông tin quan trọng của doanh nghiệp luôn được bảo vệ an toàn và tránh các mối đe dọa về an ninh mạng, xây dựng lòng tin và sự an tâm cho khách hàng.

Tư vấn tận tâm và chân thành

Chúng tôi luôn chân thành và tư vấn phạm vi dự án hợp lý, giúp khách hàng xác định rõ ràng các yêu cầu và mục tiêu. Đội ngũ chuyên gia của Geneat luôn tư vấn kỹ lưỡng để đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng hướng và hiệu quả, tránh lãng phí nguồn lực và thời gian, đảm bảo sự thành công của dự án.

Triển khai được trên nhiều nền tảng Web, App Android/iOS

Phần mềm quản lý theo yêu cầu đi kèm với người sử dụng trong doanh nghiệp; nhưng mỗi nhóm người sử dụng lại khác nhau và có nhu cầu khác nhau. Geneat Software tự tin triển khai một hệ thống phần mềm, hoặc các phân hệ trên đa nền tảng, đảm bảo mỗi nhóm người dùng đều được sử dụng phần mềm theo cách thuận tiện nhất, hài lòng nhất.

Bạn tưởng tượng một chủ doanh nghiệp khi muốn theo dõi doanh nghiệp lúc công tác thì phải mang một chiếc laptop, kết nối mạng rồi vào hệ thống để cập nhật thông tin, hình ảnh, thì quả thật bất tiện. Chính vì vậy Geneat hoàn toàn có thể triển khai hệ thống lên các ứng dụng điện thoại cho khách hàng.

Một số dự án về thiết kế phần mềm theo yêu cầu:

• Dự án EMPS: Hệ thống quản lý và tính lương nhân viên linh hoạt tinh gọn
• Dự án CCMS: Hệ thống theo dõi công nợ khách hàng
• Dự án VMG: Hệ thống bản đồ chỉ đường nội khu

Quy trình thiết kế phần mềm quản lý nhân sự theo yêu cầu tại Geneat Software

Bước 1: Thu thập yêu cầu khách hàng 

Chúng tôi trao đổi với khách hàng để hiểu rõ tình hình doanh nghiệp và đề xuất giải pháp phần mềm phù hợp.

Bước 2: Nghiên cứu và phân tích 

Đội ngũ kỹ thuật phân tích chi tiết các yêu cầu để đưa ra giải pháp hiệu quả, thông qua họp, khảo sát, và thảo luận với khách hàng.

Bước 3: Đề xuất kỹ thuật 

Đội ngũ thiết kế tạo ra bản phác thảo Software Proposal, bao gồm các nhu cầu, giao diện chức năng, và giải pháp kỹ thuật.

Bước 4: Thiết kế, lập trình, kiểm thử 

Sau khi duyệt phương án, chúng tôi ký hợp đồng và bắt đầu lập trình, thiết kế giao diện, và kiểm thử phần mềm trong quy trình Agile.

Bước 5: Hoàn thiện và Go-Live 

Hoàn thành các tính năng, vận hành thử, sau đó triển khai phần mềm trên hệ thống Live.

Bước 6: Đào tạo và hỗ trợ 

Chúng tôi cung cấp đào tạo trực tuyến hoặc trực tiếp, tài liệu hướng dẫn, và hỗ trợ vận hành giai đoạn đầu.

Bước 7: Nghiệm thu và bàn giao 

Bàn giao phần mềm và các hạng mục liên quan, hỗ trợ kỹ thuật sau bàn giao nếu cần.

Các dự án thành công của Geneat

Những cam kết của Geneat Software khi triển khai phần mềm theo yêu cầu

Luôn trao đổi kĩ lưỡng với khách hàng

Một phần lớn các thất bại trong dự án phần mềm nằm ở việc tương tác không xuyên suốt. Tương tác liên tục trong dự án giúp cho hai bên hiểu rõ yêu cầu của nhau, kể cả các yêu cầu chức năng cụ thể lẫn các yêu cầu phi chức năng

Đội ngũ phát triển chân thành và nhiệt tình

Tuy rằng phải đứng trước những bài toán hóc búa, Geneat luôn cố gắng để không phụ sự tin tưởng của khách hàng, chúng tôi luôn tư vấn tận tâm, chân thành nhất về giải pháp kỹ thuật. Mục đích cao nhất là đem lại hiệu quả cho khách hàng bằng chất lượng dịch vụ hoàn hảo nhất.

Đội ngũ nhân sự đam mê phát triển sản phẩm

Là một đơn vị phát triển mạnh về mảng sản phẩm, chúng tôi cho rằng rằng bất kì sản phẩm nào được làm ra đều cần sự trân trọng. Chúng tôi phát triển sản phẩm, sử dụng chính sản phẩm đó hàng ngày, đam mê từng phần trong sản phẩm, tin rằng điều đó làm nên sản phẩm chất lượng tốt nhất.

Công nghệ cập nhật liên tục

Đội ngũ phát triển của Geneat với kinh nghiệm dày dặn và nhiệt huyết luôn bắt kịp với các xu hướng công nghệ mới trên thị trường với mục đích để tạo ra được những phần mềm với chất lượng tốt nhất, giúp nâng cao hiệu suất cho quý doanh nghiệp, khách hàng của chúng tôi.

Tối ưu hóa liên tục

Geneat Software không chỉ chú tâm vào tính năng, mà còn đảm bảo trải nghiệm người dùng tốt nhất. Cụ thể, chúng tôi đã thực hiện quá trình thu thập dữ liệu, phân tích và tối ưu hóa về giao diện sử dụng, từ đó giúp giúp cải thiện trải nghiệm và đáp ứng được nhu cầu của người dùng.

Geneat Software đã chia sẻ với bạn đọc về dịch vụ thiết kế phần mềm quản lý nhân sự theo yêu cầu. Trong trường hợp quý khách cũng đang quan tâm tới vấn đề quản lý doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline: +84 934 571 626 hoặc hòm thư điện tử support@geneat.vn và biểu mẫu Liên hệ.