Ở hai bài trước, chúng ta đã tìm hiểu Luật Chuyển đổi số (luật gốc) và Nghị định 224/2026/NĐ-CP (hướng dẫn thi hành luật). Cả hai văn bản đều nói đến việc chuyển đổi số cần có ngân sách, cần có kế hoạch chi tiêu. Nhưng một câu hỏi thực tế hơn nhiều thường xuất hiện ngay khi bắt tay vào việc: cụ thể thì được chi cho những khoản nào, và tính chi phí ra sao để không bị coi là sai quy định? Đây chính là nội dung của Thông tư 39/2026/TT-BKHCN.
Nếu anh chị đang là cán bộ phụ trách lập dự toán, kế toán, hoặc lãnh đạo đơn vị cần duyệt một khoản chi cho chuyển đổi số, bài viết này sẽ giúp anh chị hình dung rõ “luật chơi” về tiền bạc trong lĩnh vực này.
Thông tư 39/2026/TT-BKHCN, nói một cách đơn giản, là gì?
Thông tư 39/2026/TT-BKHCN do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành ngày 01/07/2026, có thể hiểu đơn giản là văn bản “cầm tay chỉ việc” về tiền: quy định cụ thể cách lập và quản lý chi phí cho các hoạt động đầu tư, mua sắm, thuê dịch vụ phục vụ chuyển đổi số khi sử dụng ngân sách nhà nước. Nếu Luật Chuyển đổi số và Nghị định 224 trả lời câu hỏi “phải làm gì”, thì thông tư này trả lời câu hỏi rất cụ thể: “được chi bao nhiêu, chi vào đâu, và tính như thế nào cho đúng”.
Ba điều quan trọng nhất cần nắm
Một, thông tư liệt kê rõ bảy nhóm chi phí được phép chi. Đây là danh sách rất cụ thể, gồm: chi phí xây dựng hạ tầng (máy chủ, hệ thống mạng, nền tảng); chi phí mua sắm thiết bị, phần mềm thương mại có sẵn và dữ liệu; chi phí thuê dịch vụ (cả dịch vụ có sẵn trên thị trường lẫn dịch vụ đặt làm riêng); chi phí vận hành và bảo trì hệ thống sau khi đã đưa vào sử dụng; chi phí triển khai trí tuệ nhân tạo (từ xây dựng mô hình đến xử lý dữ liệu, giám sát hệ thống); chi phí đào tạo, nâng cao kỹ năng số cho nhân sự; và chi phí cho hoạt động lập kế hoạch, chiến lược chuyển đổi số, bao gồm cả việc thuê tư vấn. Việc có một danh sách rõ ràng như vậy giúp đơn vị lập dự toán tránh được tình trạng phổ biến trước đây: không biết một khoản chi có “hợp lệ” hay không vì không tìm thấy căn cứ cụ thể.
Hai, thông tư quy định rõ cách tính chi phí sao cho có căn cứ, không phải ước lượng tùy ý. Có năm cách được công nhận: dựa vào báo giá của nhà cung cấp, dựa vào kết quả thẩm định giá từ đơn vị có chức năng, dựa vào giá niêm yết công khai trên thị trường, tham chiếu từ các gói mua sắm tương tự đã thực hiện trong vòng 12 tháng gần nhất, hoặc áp dụng định mức theo từng ngành nếu có quy định riêng. Việc chọn đúng cách tính và có đủ tài liệu chứng minh là yếu tố quyết định một dự toán có được thông qua thuận lợi hay không.
Ba, khi thuê tư vấn từ bên ngoài, phải chứng minh được sự cần thiết và có hồ sơ rõ ràng. Đây là điểm rất đáng lưu ý với các đơn vị đang cân nhắc thuê một bên tư vấn chuyển đổi số (như cách anh chị đang tìm hiểu qua loạt bài này). Thông tư yêu cầu hồ sơ thuê tư vấn phải nêu rõ vì sao cần thuê ngoài (thay vì tự làm), phạm vi công việc cụ thể là gì, sản phẩm bàn giao là gì, và mức thù lao có phù hợp với khối lượng công việc hay không. Một đề xuất thuê tư vấn mơ hồ, không rõ phạm vi, sẽ khó được phê duyệt dù ý tưởng ban đầu có tốt đến đâu.
Một bộ hồ sơ dự toán, hai số phận khác nhau
Cùng một dự án chuyển đổi số, cùng một số tiền dự kiến chi — nhưng cách trình bày hồ sơ có thể khiến hai đơn vị đi theo hai con đường hoàn toàn khác nhau.
Hồ sơ thứ nhất ghi một dòng duy nhất: “Chi phí triển khai hệ thống: 800 triệu đồng, theo báo giá đơn vị cung cấp.” Không nói rõ khoản này thuộc nhóm chi phí nào trong bảy nhóm đã quy định, không có tài liệu đối chiếu, không giải thích vì sao con số là 800 triệu chứ không phải một con số khác. Hồ sơ này gần như chắc chắn sẽ bị yêu cầu bổ sung — không phải vì số tiền bất hợp lý, mà vì thiếu căn cứ để người thẩm định có cơ sở đồng ý.
Hồ sơ thứ hai, cho cùng một dự án, tách chi phí thành từng hạng mục rõ ràng: bao nhiêu cho hạ tầng, bao nhiêu cho phần mềm, bao nhiêu cho đào tạo nhân sự sử dụng — mỗi hạng mục đều ghi rõ dựa trên báo giá nào, có tham chiếu gói mua sắm tương tự đã thực hiện trước đó hay không. Nếu trong đó có khoản thuê tư vấn, hồ sơ cũng nêu rõ vì sao cần thuê ngoài thay vì tự làm, phạm vi công việc cụ thể, và sản phẩm bàn giao là gì. Hồ sơ này thường được thông qua nhanh hơn nhiều, đơn giản vì người thẩm định không cần hỏi lại bất cứ điều gì.
Sự khác biệt giữa hai hồ sơ này không nằm ở năng lực chuyên môn của đội ngũ kỹ thuật, mà nằm ở việc có ai hiểu và áp dụng đúng cách trình bày theo Thông tư 39/2026/TT-BKHCN hay không. Đây chính là phần việc Geneat thường xuyên hỗ trợ trực tiếp: chuyển một khoản chi từ dạng “hồ sơ thứ nhất” — mơ hồ, dễ bị trả lại — thành dạng “hồ sơ thứ hai” — rõ ràng, có căn cứ, đi qua thẩm định thuận lợi. Với các đơn vị có nhu cầu thuê tư vấn ngoài, Geneat cũng trực tiếp soạn phần hồ sơ đề xuất thuê tư vấn sao cho đáp ứng đúng yêu cầu của thông tư ngay từ lần trình đầu tiên.
Hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của Geneat để được tư vấn trực tiếp
Nội dung bài viết mang tính tổng hợp, tham khảo dựa trên Thông tư 39/2026/TT-BKHCN và các nguồn thông tin công khai, không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Quy định pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung theo thời gian — để có thông tin áp dụng chính xác cho trường hợp cụ thể của đơn vị mình, quý anh/chị vui lòng liên hệ Geneat để được tư vấn trực tiếp.
