Sau khi đã hiểu chuyển đổi số là gì, cần chuẩn bị gì, tuân theo quy định nào, câu hỏi thực tế tiếp theo mà hầu hết cơ quan, doanh nghiệp đều gặp phải là: chọn ai để đồng hành triển khai?
Thị trường hiện có rất nhiều đơn vị tự nhận là “chuyên gia chuyển đổi số”, nhưng không phải đơn vị tư vấn nào cũng thực sự đủ năng lực cho cả phần kỹ thuật lẫn phần pháp lý, thủ tục. Chọn sai đơn vị đồng hành thường không lộ rõ ngay từ đầu, mà chỉ bộc lộ ở giữa chừng dự án, khi việc thay đổi đã tốn kém hơn nhiều so với việc chọn đúng ngay từ đầu.
Vì sao việc chọn đơn vị tư vấn cho chuyển đổi số khó hơn chọn nhà cung cấp thông thường?
Khi mua một thiết bị hoặc dịch vụ thông thường, tiêu chí đánh giá khá rõ ràng: giá cả, thông số kỹ thuật, thời gian giao hàng. Với dịch vụ tư vấn chuyển đổi số, việc đánh giá khó hơn nhiều vì kết quả không hiện ra ngay lập tức. Một hệ thống có thể chạy tốt trong giai đoạn thử nghiệm nhưng bộc lộ vấn đề khi vận hành thực tế với quy mô lớn hơn.
Một hồ sơ dự toán có thể được duyệt ở vòng đầu nhưng gặp rắc rối khi quyết toán vì thiếu căn cứ pháp lý. Chính vì kết quả thật sự chỉ lộ ra sau một thời gian, việc chọn đúng ngay từ đầu quan trọng hơn nhiều so với các loại mua sắm thông thường khác.
Sáu câu hỏi nên đặt ra khi gặp một đơn vị tư vấn, nhà thầu
Một, “Đơn vị có kinh nghiệm làm việc với cả khu vực nhà nước lẫn doanh nghiệp không, hay chỉ chuyên một bên?” Nhiều đơn vị chỉ mạnh về kỹ thuật thuần túy, không quen với quy trình phê duyệt đầu tư công, hoặc ngược lại chỉ quen làm hồ sơ giấy tờ mà thiếu năng lực kỹ thuật thực sự. Một đơn vị hiểu cả hai phía sẽ tránh được tình trạng “giỏi kỹ thuật nhưng hồ sơ bị trả lại” hoặc “hồ sơ đẹp nhưng hệ thống không chạy đúng như cam kết”.
Hai, “Đơn vị có thể giải thích rõ ràng bằng ngôn ngữ dễ hiểu, hay chỉ dùng thuật ngữ kỹ thuật để gây ấn tượng?” Đây là một phép thử đơn giản nhưng hiệu quả: nếu một đơn vị tư vấn không thể giải thích cho anh chị hiểu vì sao cần làm một việc gì đó bằng ngôn ngữ thông thường, rất có thể chính đơn vị đó cũng chưa thực sự hiểu sâu vấn đề, mà chỉ đang lặp lại thuật ngữ.
Ba, “Đơn vị xử lý thế nào nếu dự án phát sinh vấn đề ngoài dự kiến?” Không có dự án chuyển đổi số nào hoàn toàn suôn sẻ từ đầu đến cuối. Cách một đơn vị phản ứng khi có vấn đề phát sinh, có chủ động báo trước hay chỉ giải thích sau khi bị hỏi, có đưa ra phương án xử lý cụ thể hay chỉ đổ lỗi cho nguyên nhân khách quan, là một chỉ báo quan trọng về mức độ đáng tin cậy lâu dài.
Bốn, “Chi phí báo giá có được bóc tách rõ ràng theo từng hạng mục, hay chỉ là một con số gộp?” Như đã nói ở bài về quy trình lập dự toán, một báo giá đáng tin cậy cần được bóc tách theo từng nhóm chi phí, có căn cứ tính toán rõ ràng. Một báo giá chỉ ghi một con số duy nhất mà không giải thích được cấu thành là dấu hiệu cần thận trọng, dù con số đó nghe có vẻ hấp dẫn.
Năm, “Đơn vị có cam kết đồng hành sau khi bàn giao, hay chỉ dừng lại ở lúc nghiệm thu?” Chuyển đổi số không kết thúc khi hệ thống được bàn giao, mà còn cần vận hành, bảo trì, điều chỉnh theo nhu cầu thực tế phát sinh sau đó. Một đơn vị chỉ quan tâm đến việc hoàn thành hợp đồng mà không có cam kết hỗ trợ sau bàn giao thường để lại rủi ro lớn về lâu dài.
Sáu, “Đơn vị có sẵn sàng cho xem các dự án đã từng thực hiện, kể cả những điều chưa hoàn hảo, hay chỉ nói chung chung về kinh nghiệm?” Một đơn vị tự tin về năng lực thường sẵn sàng chia sẻ cụ thể mình đã làm gì, ở đâu, kết quả ra sao, kể cả những bài học rút ra từ khó khăn đã gặp. Sự mơ hồ khi được hỏi về kinh nghiệm cụ thể thường là dấu hiệu cần cẩn trọng hơn.
Điều gì xảy ra nếu chọn sai?
Rủi ro lớn nhất khi chọn sai đơn vị đồng hành không phải là mất tiền ngay lập tức, mà là mất thời gian, cơ hội, và đôi khi phải làm lại từ đầu. Một hệ thống được xây dựng không đúng chuẩn kiến trúc phải sửa lại khi cần kết nối với hệ thống khác. Một hồ sơ dự toán thiếu căn cứ bị trả lại nhiều vòng, kéo dài tiến độ giải ngân.
Một dự án doanh nghiệp bị chậm ra mắt sản phẩm vì đơn vị triển khai không đủ năng lực xử lý vấn đề phát sinh. Những chi phí “vô hình” này thường lớn hơn nhiều so với khoản chênh lệch giá ban đầu giữa các đơn vị tư vấn.
Geneat có thể hỗ trợ gì cho anh chị
Geneat sẵn sàng để anh chị đặt ra tất cả sáu câu hỏi trên, và tin rằng đó chính là cách công bằng nhất để anh chị đánh giá bất kỳ đơn vị tư vấn nào, không riêng gì Geneat.
Nếu anh chị đang trong quá trình tìm hiểu, so sánh giữa nhiều đơn vị tư vấn chuyển đổi số cho dự án của mình, Geneat sẵn sàng tham gia một buổi trao đổi trực tiếp để anh chị đối chiếu năng lực thực tế theo đúng các tiêu chí ở trên, không chỉ dừng lại ở một bản báo giá hay một buổi thuyết trình chung chung.
Nội dung bài viết mang tính chia sẻ kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực tư vấn chuyển đổi số, không thay thế cho quá trình đánh giá, lựa chọn nhà thầu theo quy định pháp luật hiện hành (đặc biệt với các dự án dùng vốn nhà nước, cần tuân thủ đúng quy định về đấu thầu). Để có tư vấn phù hợp với trường hợp cụ thể của đơn vị mình, quý anh/chị vui lòng liên hệ Geneat để được trao đổi trực tiếp.
