Khi nói về Nghị định 73/2019, chúng ta đã nhắc đến một câu hỏi khó: phần mềm không có “giá niêm yết” như vật liệu xây dựng, vậy làm sao định giá cho đúng, có căn cứ, để không bị coi là áng chừng tùy tiện khi quyết toán hay kiểm toán? Quyết định 671/QĐ-BTTTT chính là văn bản trả lời câu hỏi này bằng một phương pháp tính cụ thể.
Quyết định 671/QĐ-BTTTT là một trong những văn bản kỹ thuật nhất trong loạt bài này. Nhưng cũng chính vì vậy mà nhiều đơn vị, kể cả những đơn vị đã làm chuyển đổi số nhiều năm, vẫn thường lúng túng khi phải áp dụng.
Hiểu đơn giản Quyết định 671/QĐ-BTTTT như sau
Quyết định 671/QĐ-BTTTT do Bộ Thông tin và Truyền thông (nay là Bộ Khoa học và Công nghệ) ban hành, hướng dẫn phương pháp xác định chi phí cho phần mềm nội bộ; tức phần mềm được phát triển riêng theo yêu cầu cụ thể, không phải phần mềm đóng gói có sẵn để mua trên thị trường. Nói đơn giản: đây là “công thức tính giá” chính thức cho những sản phẩm phần mềm không có giá bán niêm yết để tham chiếu.
Phần mềm được định giá dựa trên điều gì?
Khác với vật liệu xây dựng, nơi giá được tính theo khối lượng, đơn giá thị trường, phần mềm nội bộ được định giá dựa trên công sức tạo ra nó. Quyết định 671 đưa ra phương pháp tính dựa trên các yếu tố chính: khối lượng công việc quy đổi theo đơn vị đo lường chuẩn của ngành phần mềm, mức độ phức tạp của từng chức năng, thời gian nhân công cần thiết ứng với từng cấp bậc kỹ thuật (lập trình viên, kiến trúc sư hệ thống, quản lý dự án…), và định mức chi phí nhân công tương ứng đã được quy định.
Nói một cách hình dung: nếu định giá một ngôi nhà dựa trên diện tích xây dựng nhân với đơn giá mỗi mét vuông, thì định giá phần mềm nội bộ dựa trên khối lượng chức năng cần xây dựng, nhân với mức độ phức tạp và thời gian nhân công tương ứng để hoàn thành khối lượng đó.
Ví dụ minh họa để dễ hình dung
Giả sử một cơ quan cần phát triển một phân hệ quản lý hồ sơ nội bộ, gồm các chức năng: tiếp nhận hồ sơ, phân loại tự động, tra cứu, và báo cáo thống kê. Theo phương pháp của quyết định, việc định giá sẽ không dừng lại ở câu “phần mềm này khoảng 500 triệu” mà phải đi qua các bước: trước tiên, quy đổi từng chức năng thành khối lượng công việc chuẩn (chức năng tra cứu đơn giản hơn sẽ có khối lượng quy đổi thấp hơn chức năng phân loại tự động có xử lý logic phức tạp); sau đó, ước tính thời gian nhân công cần thiết theo từng cấp bậc kỹ thuật để hoàn thành khối lượng đó; cuối cùng, nhân với định mức chi phí nhân công tương ứng đã được quy định để ra tổng chi phí.
Kết quả cuối cùng có thể vẫn là một con số gần với 500 triệu như ước lượng ban đầu, nhưng khác biệt mấu chốt là con số đó giờ đây có thể giải trình được từng bước: vì sao là 500 triệu chứ không phải 400 hay 600, dựa trên khối lượng chức năng nào, thời gian nhân công nào. Đây chính là điều một hội đồng thẩm định hoặc kiểm toán cần thấy, và cũng là điều một ước lượng cảm tính không bao giờ có thể cung cấp. Chính vì thế Quyết định 671/QĐ-BTTTT ra đời.
Vì sao bước này hay bị bỏ qua hoặc làm sai?
Phần lớn các đơn vị, kể cả một số đơn vị tư vấn, thường rút gọn bước này bằng cách lấy báo giá của nhà cung cấp phần mềm rồi đưa thẳng vào hồ sơ dự toán mà không bóc tách lại theo phương pháp quy đổi khối lượng, vì việc bóc tách đòi hỏi vừa hiểu biết kỹ thuật phần mềm, vừa hiểu đúng định mức và cách quy đổi theo quy định. Hồ sơ dạng này có thể vẫn được duyệt trong một số trường hợp, nhưng luôn tiềm ẩn rủi ro bị yêu cầu giải trình lại khi quyết toán hoặc khi có đợt kiểm toán, thanh tra; thời điểm mà việc giải trình lại từ đầu khó khăn hơn rất nhiều so với việc làm đúng ngay từ lúc lập dự toán.
Hiểu đúng luật, làm đúng quy trình
Với các dự án có hạng mục phần mềm nội bộ, Geneat trực tiếp thực hiện việc bóc tách khối lượng chức năng, quy đổi và tính toán chi phí theo đúng phương pháp của Quyết định 671/QĐ-BTTTT ngay từ giai đoạn lập dự toán. Không chỉ đơn thuần lấy báo giá nhà cung cấp, mà xây dựng một bộ hồ sơ tính giá có thể giải trình rõ ràng ở bất kỳ vòng thẩm định hay quyết toán nào sau này.
Nếu anh chị đang cần lập dự toán cho một hạng mục phần mềm nội bộ, dù là dự án mới đang chuẩn bị trình chủ trương đầu tư, hay một hồ sơ đã từng bị trả lại vì thiếu căn cứ tính giá; đây chính là phần việc Geneat làm thường xuyên nhất. Geneat có thể cùng anh chị rà soát nhanh bản mô tả chức năng hiện có, xác định sơ bộ mức chi phí hợp lý theo đúng phương pháp quy đổi của quyết định, và tư vấn cách trình bày hồ sơ để không phải giải trình lại nhiều lần. Dịch vụ tư vấn lập dự toán phần mềm của Geneat đồng hành từ bước bóc tách khối lượng ban đầu cho đến khi hồ sơ được phê duyệt.
Hãy liên hệ với Geneat ngay hôm nay để được tư vấn đúng giá phần mềm theo Quyết định 671/QĐ-BTTTT
Nội dung bài viết mang tính tổng hợp, tham khảo dựa trên Quyết định 671/QĐ-BTTTT và các nguồn thông tin công khai, không thay thế cho tư vấn pháp lý chính thức. Quy định có thể được sửa đổi, bổ sung theo thời gian — để có thông tin áp dụng chính xác cho trường hợp cụ thể của đơn vị mình, quý anh/chị vui lòng liên hệ Geneat để được tư vấn trực tiếp.
