(Bài 2/10 trong Series Nhập môn dự toán phần mềm nhà nước)
Giới thiệu
Tổng mức đầu tư và dự toán là hai khái niệm mà nhiều lãnh đạo đơn vị vẫn dùng lẫn cho nhau khi trình hồ sơ dự án phần mềm, và đây cũng là một trong những lý do phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại ngay từ vòng thẩm định đầu tiên.
Một đơn vị từng trình hồ sơ xin phê duyệt dự án phần mềm với con số 500 triệu đồng, được gọi là dự toán ngay từ giai đoạn mới lập chủ trương đầu tư, trong khi ở thời điểm đó dự án còn chưa có thiết kế chi tiết để tính ra con số dự toán thật sự. Kết quả là hồ sơ bị yêu cầu làm lại vì dùng sai tên gọi cho đúng loại con số cần có ở từng giai đoạn.
Ở bài trước, chúng ta đã hiểu dự toán là bản dự trù kinh phí cho một dự án phần mềm. Bài này sẽ đi sâu hơn để phân biệt rõ hai khái niệm hay bị gộp chung là tổng mức đầu tư và dự toán, giúp đơn vị tránh lặp lại tình huống bị trả hồ sơ như ví dụ trên.
Tổng mức đầu tư là con số ước tính ở giai đoạn đầu
Tổng mức đầu tư là con số được ước tính ngay từ giai đoạn lập dự án, khi đơn vị mới xác định sơ bộ nhu cầu phần mềm cần có và chưa có thiết kế chi tiết đi kèm.
Vì được lập ở giai đoạn còn nhiều thông tin chưa chắc chắn, tổng mức đầu tư thường mang tính ước lượng và có khoảng dự phòng rộng hơn, đủ để đơn vị xin phê duyệt chủ trương và cân đối nguồn vốn trước khi đi vào các bước tiếp theo.
Có thể hình dung tổng mức đầu tư giống như số tiền một gia đình ước tính ban đầu khi mới có ý định xây nhà, dựa trên diện tích đất và mong muốn sơ bộ về số phòng, trước khi có bản vẽ thiết kế cụ thể.
Dự toán là con số chi tiết ở giai đoạn thiết kế
Dự toán, khác với tổng mức đầu tư, là con số được tính toán chi tiết hơn nhiều, dựa trên thiết kế kỹ thuật và các hạng mục công việc đã được xác định rõ ràng.
Ở giai đoạn này, đơn vị đã biết chính xác phần mềm cần bao nhiêu chức năng, cần mua bản quyền gì, cần thuê hạ tầng ra sao, nên con số dự toán được tính sát hơn nhiều so với con số ước tính ban đầu, và cũng là con số dùng để làm căn cứ tổ chức đấu thầu, ký hợp đồng.
Quay lại ví dụ xây nhà, dự toán giống như bảng tính chi phí chi tiết được lập sau khi đã có bản vẽ thiết kế hoàn chỉnh, trong đó từng hạng mục như móng, tường, mái, điện nước đều được tính riêng theo đơn giá cụ thể.
Bảng so sánh nhanh giữa 2 khái niệm
| Tiêu chí | Tổng mức đầu tư | Dự toán |
|---|---|---|
| Giai đoạn lập | Lập dự án, xin chủ trương đầu tư | Thiết kế chi tiết, chuẩn bị đấu thầu |
| Mức độ chính xác | Ước tính, còn khoảng dự phòng rộng | Chi tiết, sát với chi phí thực tế |
| Căn cứ tính toán | Suất đầu tư tham khảo, dự án tương tự | Thiết kế kỹ thuật, khối lượng công việc cụ thể |
| Vai trò | Làm căn cứ phê duyệt chủ trương, cân đối vốn | Làm căn cứ tổ chức đấu thầu, ký hợp đồng |
Ví dụ số liệu minh họa đơn giản
Ở giai đoạn lập dự án, đơn vị ước tính tổng mức đầu tư cho phần mềm quản lý văn bản khoảng 500 triệu đồng, bao gồm chi phí phần mềm, hạ tầng đi kèm, đào tạo sử dụng và khoản dự phòng cho phát sinh.
Sau khi có thiết kế kỹ thuật chi tiết, đơn vị tính lại dự toán và ra con số 480 triệu đồng, trong đó chi phí phần mềm được tách rõ theo từng phân hệ chức năng, chi phí đào tạo được tính theo số lượng buổi và số người tham dự, còn khoản dự phòng được thu hẹp lại vì rủi ro phát sinh đã giảm nhiều so với giai đoạn đầu.
Sự chênh lệch giữa hai con số trong ví dụ này là bình thường, và đó chính là lý do vì sao không thể dùng một con số duy nhất cho cả hai giai đoạn của dự án.
Thông tư 39/2026/TT-BKHCN có hiệu lực từ ngày 1/7/2026, quy định phương pháp xác định tổng mức đầu tư cho dự án chuyển đổi số dùng ngân sách nhà nước; đồng thời hướng dẫn cách lập dự toán chi tiết ở giai đoạn thiết kế. Toàn văn thông tư được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ để các đơn vị tra cứu khi cần đối chiếu quy định cụ thể. Nội dung chi tiết về từng phương pháp tính sẽ được trình bày ở các bài chuyên sâu của series; ở bài này, người đọc chỉ cần nắm được sự khác biệt cơ bản giữa hai loại con số.
Tổng kết
Tổng mức đầu tư và dự toán là hai con số phục vụ hai giai đoạn khác nhau của cùng một dự án phần mềm, không thể dùng thay thế cho nhau khi trình hồ sơ.
Tổng mức đầu tư được lập ở giai đoạn đầu, mang tính ước lượng và dùng để xin phê duyệt chủ trương, còn dự toán được lập sau khi có thiết kế chi tiết và dùng để tổ chức đấu thầu.
Nắm rõ sự khác biệt này giúp đơn vị tránh được lỗi thường gặp là dùng sai tên gọi cho đúng loại con số, một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại.
Ở bài tiếp theo trong series, chúng ta sẽ đi qua toàn bộ vòng đời một dự án công nghệ thông tin đầu tư công, từ lúc còn là ý tưởng cho đến khi hoàn tất quyết toán, để thấy rõ tổng mức đầu tư và dự toán nằm ở vị trí nào trong bức tranh tổng thể đó.
Nếu đơn vị bạn đang phân vân không biết hồ sơ hiện tại cần con số tổng mức đầu tư hay dự toán, đội ngũ chuyên gia của chúng tôi có thể hỗ trợ rà soát nhanh trước khi trình cấp thẩm quyền phê duyệt. Liên hệ: 093.457.1626
