Phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp: Xu hướng của thời đại cách mạng 4.0

Trong những năm đầu của thế kỷ 21, cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư chính thức bùng nổ. Không thể phủ nhận rằng sự kiện này có thể mang lại lợi nhuận cực lớn cho doanh nghiệp, song cũng có nhiều thách thức được đặt ra. Trong bài viết này, Geneat mang đến cho bạn đọc những điều quan trọng về chuyển đổi số, cũng như những phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay.

Các khái niệm

Theo tài liệu của Bộ Thông Tin Và Truyền Thông: Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số. 

Như vậy, có thể hiểu chuyển đổi số trong doanh nghiệp chính là quá trình đổi mới phương thức hoạt động của các doanh nghiệp trên mọi lĩnh vực với sự hỗ trợ của các công nghệ số. Phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp chính là những phần mềm máy tính trợ giúp cho công cuộc cải cách, chuyển đổi của doanh nghiệp. 

Có thể mở rộng ra việc chuyển đổi số  hoàn toàn có thể áp dụng thêm các công nghệ khác cao cấp hơn như điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo, IOT tùy vào khả năng của mỗi doanh nghiệp khác nhau. Những công nghệ này này có khả năng thu thập, phân tích dữ liệu và tự động hóa các quy trình sản xuất của doanh nghiệp.

“There is no alternative to digital transformation. Visionary companies will carve out new strategic options for themselves — those that don’t adapt will fail.”

“Không tồn tại sự lựa chọn có khả năng thay thế cho chuyển đổi số. Những công ty có tầm nhìn sẽ tạo ra những lựa chọn chiến lược cho riêng mình – Số còn lại không thể thích nghi chắc chắn sẽ thất bại” (Tạm dịch)

-Jeff Bezos, lãnh đạo tập đoàn Amazon- 

Mục đích của các phần mềm chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Các phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp không chỉ đa dạng trong số lượng mà còn rất phong phú về chức năng. Mỗi phần mềm đều có khả năng đảm nhiệm một lĩnh vực trong doanh nghiệp của bạn. Có thể thấy rằng, một doanh nghiệp càng được số hóa nhiều thì năng suất của doanh nghiệp càng tăng cao.

Sau đây là một số mục đích của các phần mềm chuyên nghiệp cho việc số hóa:

• Tăng năng suất doanh nghiệp: Tự động hóa một số quy trình, giảm bớt công việc thủ công và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Cung cấp các dịch vụ và sản phẩm tốt hơn, tùy chỉnh theo nhu cầu của khách hàng thông qua việc sử dụng dữ liệu và phân tích.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí vận hành bằng cách tối ưu hóa các quy trình và sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn.
• Quản lý dữ liệu: Thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả, giúp ra quyết định dựa trên thông tin chính xác.
• Tăng cường hợp tác: Sử dụng các công cụ kỹ thuật số để cải thiện sự hợp tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và với đối tác bên ngoài.

Những phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay:

Slack – Ứng dụng hoàn hảo cho việc giao tiếp giữa các thành viên

Việc giao tiếp, hợp tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp ngày càng dễ dàng hơn. 

Slack hỗ trợ tin nhắn, tạo các cuộc họp mặt, tạo các kênh giao tiếp riêng cho từng bộ phận và chia sẻ thông tin qua hệ thống gửi, nhận tệp. Slack tích hợp rất nhiều công nghệ như Google Drive, khiến phần mềm có khả năng thao tác và sử dụng tương đối dễ dàng. 

Phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp này hoàn toàn phù hợp với các doanh nghiệp từ nhỏ, vừa cho đến những ông lớn như IBM, Verizon,… 

Asana – Phần mềm quản lý dự án được tin dùng

Việc theo dõi dự án một cách sát sao hoàn toàn không đơn giản. Asana chính là công cụ tuyệt vời để giải quyết bài toán này. Người dùng có thể tạo dự án và các nhiệm vụ dự án. Doanh nghiệp có thể phân công nhiệm vụ cho nhau và theo dõi trạng thái một cách nhanh chóng. 

Asana có các chế độ hiển thị khác nhau như chế độ xem theo dòng thời gian và danh sách, làm cho tính ứng dụng của phần mềm này  trở nên rất linh hoạt. Đội ngũ tiếp thị, vận hành và sản phẩm đều được hưởng lợi từ Asana. 

Scribe – Phần mềm soạn thảo tài liệu nổi tiếng

Nhân viên sẽ có khả năng chuẩn bị và thực hiện dự án tốt hơn, nhanh hơn nếu tài liệu cho các dự án được soạn thảo tốt. Với Scribe, người dùng có thể dễ dàng tạo, chỉnh sửa và quản lý các ghi chú cá nhân cũng như ghi chú công việc, tất cả trong một giao diện đơn giản và trực quan.

Đặc biệt, Scribe cho phép người dùng tổ chức ghi chú theo các thẻ (tags) và thư mục, giúp tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả. Phần mềm còn có tính năng chia sẻ ghi chú và cộng tác thời gian thực giúp tăng cường sự tương tác và làm việc nhóm. 

Zendesk – Ứng dụng hỗ trợ khách hàng hiệu quả

Zendesk là một ứng dụng quản lý dịch vụ khách hàng hàng đầu, được thiết kế để giúp doanh nghiệp cung cấp hỗ trợ chất lượng cao và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng. Với Zendesk, doanh nghiệp có thể quản lý tất cả các yêu cầu hỗ trợ từ nhiều kênh khác nhau như email, chat trực tuyến, mạng xã hội và điện thoại, tất cả trong một giao diện tập trung.

Với các tính năng đa dạng và dễ sử dụng, phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp Zendesk trở thành lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp muốn nâng cao chất lượng dịch vụ và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

PaperVision Enterprise – nền tảng quản lý tài liệu và thông tin toàn diện

Phần mềm được phát triển để giúp các tổ chức quản lý, lưu trữ và truy xuất dữ liệu một cách hiệu quả và an toàn. Với PaperVision Enterprise, người dùng có thể dễ dàng quản lý các tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau như giấy tờ, hình ảnh, email và file điện tử, tất cả được tổ chức trong một hệ thống lưu trữ điện tử. 

Phần mềm cung cấp các tính năng như quản lý quy trình công việc, phân quyền truy cập, tìm kiếm nâng cao và báo cáo tự động, giúp tối ưu hóa quản lý thông tin và giảm thiểu thời gian tìm kiếm. Tất cả thông tin được lưu trữ trong phần mềm được lưu trữ và bảo mật bằng rất nhiều lớp mã hóa khác nhau, đảm bảo

Đặc biệt, PaperVision Enterprise cung cấp khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP) và các ứng dụng khác, tạo sự linh hoạt và dễ dàng tích hợp vào môi trường công việc hiện có của doanh nghiệp

PaperStreamNX Manager – Ứng dụng tổ chức và quản lý IT

PaperStreamNX là một phần mềm quản lý hình ảnh chuyên nghiệp, được phát triển để giúp các tổ chức và cá nhân xử lý và quản lý tài liệu giấy một cách hiệu quả.

PaperStream NX Manager hỗ trợ việc quản lý các thiết bị quét một cách hiệu quả cung cấp các tính năng nâng cao như tự động hóa quy trình quét, tối ưu hóa cài đặt và điều chỉnh các tham số quét để đảm bảo chất lượng hình ảnh tối ưu. 

Ngoài ra, tính năng theo dõi và báo cáo hoạt động của thiết bị giúp người quản lý có cái nhìn toàn diện về hiệu suất và sử dụng thiết bị quét.Với khả năng tích hợp linh hoạt và hiệu quả, PaperStream NX Manager là một công cụ quan trọng trong việc tối ưu hóa quá trình quản lý tài liệu số và tăng cường năng suất làm việc cho các tổ chức và cá nhân.

Kết luận

Tóm lại, việc chuyển đổi số trong doanh nghiệp không chỉ là xu hướng mà còn là bước đi cần thiết để đáp ứng thách thức của thế giới công nghiệp 4.0 hiện đại. Những công nghệ chuyển đổi số này này không chỉ đơn giản là các công cụ mà còn là những đối tác đáng tin cậy trong hành trình chuyển đổi số của mọi doanh nghiệp.

Geneat Software đang là đơn vị cung cấp các dịch vụ chuyển đổi số, thiết kế và phát triển phần mềm quản lý nhân sự. Hãy LIÊN HỆ NGAY để được tư vấn miễn phí.