Dịch vụ chuyển file Excel thành Phần mềm

Khi bước đầu số hóa và chuyển đổi số các quy trình trong doanh nghiệp, chúng ta đều bắt đầu từ bước số hóa các tài liệu, biểu mẫu; dần thay thế quy trình giấy bằng các file Excel, file Word, gửi qua Email, Zalo hay Telegram. Trong đó file Excel hay Google Sheet có lẽ được sử dụng nhiều nhất, bởi tính tiện dụng, thành lập nhanh, có nhiều công thức và cả khả năng lập trình macro. Dù vậy việc sử dụng file Excel trong công việc như soạn báo giá, soạn bảng biểu, kiểm kho nảy sinh rất nhiều vấn đề bất cập. Và dịch vụ chuyển file Excel thành Phần mềm là giải pháp cho vấn đề này

Giới thiệu dịch vụ chuyển file Excel thành Phần mềm | Excel to App

File Excel hay được sử dụng vào việc gì?

File Excel hay được sử dụng vào việc gì?

• Lập danh sách nhân viên
• Lưu trữ và chấm công nhân viên
• Lập bảng lương, phiếu lương
• Lập báo giá gửi khách hàng
• Lập các hóa đơn, bảng in, phiếu chi
• Lập các phiếu cân, phiếu hàng hóa, phiếu mua hàng
• Lưu trữ dữ liệu và chia sẽ dữ liệu giữa các bộ phận

Gần như mọi tác vụ trong công việc văn phòng hàng ngày có thể được thực hiện với Excel, ngoài ra, với khả năng lập trình Macro bằng Visual Basic, người lập có khả năng thiết lập các Form, Biểu, các Input, Dropdown thuận lợi trong công việc.

Các mặt hạn chế khi dùng Excel

Các mặt hạn chế khi dùng Excel Tuy nhiên, Excel cũng có rất nhiều hạn chế trong các công việc điều hành trên, ví dụ như:

• Khó tổ chức lưu trữ dữ liệu

Tưởng tượng phòng Sale của doanh nghiệp qua thời gian có hàng chục nghìn, hàng trăm nghìn báo giá thì việc lưu trữ hàng trăm nghìn file Excel này là cả một vấn đề lớn. Chưa kể đến việc tìm kiếm, truy xuất lại các báo giá ở một thời điểm nào đó, cho một khách hàng nào đó cũng vô cùng đau đầu.

• Khó tổng hợp dữ liệu

Vẫn là hàng trăm nghìn các file Excel ở trên, thì việc tổng hợp, báo cáo xem hiệu quả của bộ phận, của từng cá nhân trong phòng ban là vô cùng khó.

• Khó truy vết dữ liệu

Nếu như một phiếu chấm công, một phiếu lương được trải qua vài ba cấp duyệt, từ nhân viên thiết lập, phó phòng tiền duyệt và trưởng phòng phê duyệt thì sẽ có vô vàn các phiên bản của file. Chúng ta sẽ có rất nhiều các file với tên như _Update_15h30_PPDuyet_TPDuyet….Đôi khi không nắm được phiên bản nào là phiên bản cuối cùng hoàn chỉnh nhất để gửi cho cấp cao hơn hoặc khách hàng.

• Khó sử dụng khi file lớn và dễ bị lỗi

Khi file quá phức tạp, quá nặng thì có những máy tính không thể mở ra được; có những file excel chấm công mà đầu vào là hàng chục sheet khác nhau thì nhiều khi máy tính cấu hình không cao sẽ không mở được. Ngoài ra các file có macro rất hay bị lỗi trên các máy tính khác nhau nếu không được cấu hình macro.

• Lãnh đạo không thể duyệt từ xa, duyệt qua điện thoại

Người lãnh đạo luôn luôn cần một phần mềm để mở file Excel, dù rằng hiện nay có app trên điện thoại, tablet, tuy nhiên với hàng chục cột, hàng chục sheet thì người lãnh đạo vô cùng khó khăn để kiểm soát tính đúng đắn.

• Không có cơ chế phân quyền và bảo mật thông tin

Việc sử dụng các file Excel sẽ không đảm bảo việc bảo mật thông tin quan trọng, ví dụ file excel cuối cùng có các thông số mật như tỉ lệ lợi nhuận lại có thể được share với các cấp bên dưới.

Giải pháp chuyển file Excel thành Phần mềm

Giải pháp chuyển file Excel thành Phần mềm Giải pháp tốt và hiệu quả nhất cho vấn đề file Excel ở trên là chuyển file Excel thành phần mềm, tức là thiết kế một phần mềm thể hiện lại toàn bộ chức năng của file Excel đó. Phần mềm sẽ có mục đích thay thế hoàn toàn việc sử dụng file Excel, đồng thời phát triển để đáp ứng thêm nhiều chức năng khác của hệ thống. Bước đầu, phần mềm sẽ được thiết kế sát nhất với các biểu mẫu, bảng biểu trên file Excel, giúp cho người dùng làm quen và bắt kịp nhanh nhất có thể. Tiếp theo đó, phần mềm sẽ được tối ưu với các giao diện và tính năng vượt trội hơn file Excel ban đầu nhiều lần. Thậm chí, mỗi nhóm người dùng có thể được thiết kế với một giao diện khác nhau sao cho phù hợp nhất với công việc. Ví dụ: phòng Sale có 3 vị trí là nhân viên, phó phòng và trưởng phòng. Khi tiến hành lập báo giá, nhân viên sẽ sử dụng một giao diện có cấu trúc bảng biểu, gồm nhiều trường tin theo theo dạng hàng-cột để nhập liệu được nhanh nhất. Tiếp theo, khi gửi báo giá này lên phó phòng, phó phòng vẫn thường dùng laptop và máy tính bảng, sẽ có giao diện rút gọn hơn nhân viên, để tập trung vào các thông số chính, thông số quan trọng. Cuối cùng, khi đến bước Trưởng phòng duyệt, do trưởng phòng là người thường xuyên di chuyển nên sẽ được thiết kế một giao diện để chạy trên điện thoại. Giao diện này giúp trưởng phòng tập trung vào các yếu tố quan trọng nhất để ra quyết định đúng đắn. Bên cạnh đó, phần mềm khi được thiết lập sẽ có cơ chế Phân quyền và bảo mật thông tin, từ đó giới hạn về khả năng truy cập dữ liệu quan trọng với từng cấp độ người dùng. Đây là chức năng vô cùng quan trọng nhằm bảo vệ bí mật kinh doanh của doanh nghiệp.

Các bước Geneat chuyển file Excel thành Phần mềm?

Các bước Geneat chuyển file Excel thành Phần mềm? Để tiến hành quá trình chuyển đổi, thông thường Geneat sẽ tiến hành qua các bước sau: Bước 1: tìm hiểu về nhu cầu và mục tiêu của file Excel, quy trình nằm trên file Excel là gì? Bước 2: tìm hiểu về cấu trúc file Excel, các loại dữ liệu, các công thức, các Pivot hay macro quan trọng? Bước 3: thiết kế phần mềm, giao diện phần mềm tương ứng với các luồng nghiệp vụ Bước 4: triển khai lập trình, đồng thời phối hợp với khách hàng chỉnh sửa yêu cầu cho sát nghiệp vụ Bước 5: vận hành thử hệ thống và kiểm tra tính tương thích khi sử dụng, so sánh với file cũ Bước 6: hoàn thiện hệ thống, tối ưu hệ thống phần mềm vượt trội hơn file Excel ban đầu.

Thời gian và chi phí chuyển file Excel thành Phần mềm?

Thời gian và chi phí chuyển file Excel thành Phần mềm? Việc thi công chuyển một file Excel thành phần mềm còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố như độ phức tạp, độ lớn, yêu cầu về quy trình hay bảo mật của người dùng. Tuy vậy trung bình một nghiệp vụ rơi vào khoảng 2-4 tuần là quý khách hàng có thể sử dụng phiên bản Phần mềm của file Excel ban đầu. Thực tế việc chuyển sang phần mềm sẽ tăng năng suất làm việc lên ít nhất 50-100%, do đó quý khách sẽ thấy hiệu quả ngay sau khi vận hành, đồng thời với chi phí thi công hợp lý của GENEAT nên chỉ sau một khoảng thời gian ngắn từ 3-6 tháng là chi phí đầu tư sẽ được hoàn lại 100%.

Dự án tiêu biểu chuyển excel thành phần mềm Geneat đã tiến hành?

Dự án tiêu biểu chuyển excel thành phần mềm Geneat đã tiến hành? Hai dự án EBO và MP là hai trong nhiều dự án Geneat đã tiến hành chuyển đổi từ file Excel sang phần mềm thành công.

Dự án EBO

Thách thức

Khách hàng quản trị đơn hàng, chăm sóc khách hàng, sức khỏe tài khoản bán hàng trên Google Sheet. Đội ngũ nhân viên có khoảng 10 người chăm sóc gần 1000 đơn hàng / ngày. Tiến độ bán hàng, thu tiền hàng đều dược báo cáo trên Google Sheet. Khách hàng gặp vấn đề về phân quyền, phối hợp nhân viên, bảo mật dữ liệu.

Giải pháp

Geneat đã chuyển đổi hơn 20 biểu mẫu Google Sheet thành phần mềm, khách hàng đã giảm được 3/4 số nhân viên cần để thao tác, tốc độ phản hồi, thống kê và trả lời đơn hàng tăng lên 60%. Hệ thống vận hành ổn định 24/7.

Dự án MP

Thách thức

Khách hàng gặp vấn đề trong thiết lập báo giá sản phẩm, với quá nhiều dữ liệu đầu vào, hơn 100 hạng mục chi phí, nhiều hạng mục là biến phí, thay đổi hàng tháng. File Excel phục vụ việc trên quá nặng, hơn một nửa số máy tính trong cty không thể mở được, 80% số máy tính bị lỗi macro khi mở file. Tốc độ gửi kết quả tới khách hàng bị chậm trễ.

Giải pháp

Geneat đã nghiên cứu và chuyển đổi toàn bộ file Excel cũng như các công thức phức tạp trong đó thành phần mềm. Đội ngũ sale có thể tiến hành lập báo giá ngay bằng tablet khi ngồi cùng khách hàng. Lãnh đạo có thể duyệt ngay báo giá bằng điện thoại. Sau khi hệ thống triển khai không còn ai muốn sử dụng file Excle nữa.

Bắt đầu ngay cùng Geneat chuyển file Excel thành phần mềm?

Quý khách có thể gửi yêu cầu và đường link file Excel thông qua phần liên hệ hoặc qua email và hotline của Geneat, Geneat sẽ tiến hành nghiên cứu và báo cáo giải pháp trong vòng 48 giờ làm việc.