Triển khai phần mềm ERP – Chuẩn quy trình gấp đôi hiệu quả

Triển khai phần mềm ERP là quá trình quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý tài nguyên. Tuy nhiên, triển khai phần mềm ERP sai cách có thể gây ra những hạn chế, thất thoát lớn cho doanh nghiệp. Do vậy, cần có một quy trình chuẩn để phần mềm ERP được triển khai hiệu quả và đảm bảo được tính tổng thể của doanh nghiệp. Hãy cùng Geneat Software tìm hiểu về quy trình triển khai phần mềm ERP trong thực tế để mang lại gấp đôi hiệu quả cho doanh nghiệp trong bài viết lần này.

Triển khai phần mềm ERP là gì?

Triển khai phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là quá trình cài đặt, tùy chỉnh và tích hợp một hệ thống phần mềm ERP vào hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống ERP được thiết kế để tích hợp các quy trình kinh doanh với nhiều phòng ban khác nhau vào một hệ thống tập trung, cho phép quản lý hiểu quả luồng dữ liệu trong toàn bộ doanh nghiệp.

Quá trình triển khai phần mềm ERP không chỉ đơn thuần là việc cài đặt phần mềm, mà còn đòi hỏi sự điều chỉnh hệ thống để phù hợp với nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp. Mục tiêu của triển khai phần mềm ERP là giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu suất làm việc, và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý.

Việc triển khai phần mềm ERP phải theo một quy trình chuẩn, từ phân tích nhu cầu, lập kế hoạch, cài đặt, đào tạo nhân viên cho đến kiểm tra và vận hành thực tế. Đây là một bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp tích hợp mọi hoạt động trên một hệ thống duy nhất, mang lại cái nhìn toàn diện và dễ dàng điều phối các nguồn lực.

Có thể bạn quan tâm: Module quản lý quan hệ đối tác trong phần mềm CRM: Tối ưu hóa quản lý khách hàng và nhà cung cấp

Xác định rủi ro khi triển khai phần mềm ERP

Tiến hành đánh giá Stage Gate

• Xem xét và đánh giá quy trình cổng giai đoạn để tìm ra những lỗ hổng hoặc điểm yếu.
• Đánh giá các tiêu chí và dữ liệu được sử dụng để ra quyết định.
• Xem xét sự tham gia và truyền thông của các bên liên quan.
• Rút kinh nghiệm từ những quyết định dẫn đến kết quả tiêu cực trong quá khứ.

Đánh giá quản lý dự án và mô hình quản trị khi triển khai ERP

• Đánh giá thực tiễn và phương pháp quản lý dự án hiện có.
• Đánh giá kỹ năng và năng lực của đội ngũ quản lý dự án.
• Xem xét các quy trình quản lý dự án và xác định các hạn chế.
• Phân tích các dự án ERP trong quá khứ để tìm ra những thách thức hoặc thất bại trong quản lý dự án.

Chú trọng vào quản lý thay đổi tổ chức

• Xác định các bên liên quan và đánh giá sự sẵn sàng thay đổi của họ.
• Đánh giá tác động của văn hóa tổ chức đối với việc áp dụng thay đổi.
• Xem xét các chiến lược và kế hoạch quản lý thay đổi.
• Phân tích phản hồi từ các sáng kiến ​​thay đổi trước đó.

Chú trọng vào quá trình tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ

• Đánh giá các quy trình nghiệp vụ hiện tại và mức độ tương thích với các tính năng của ERP.
• Xác định khả năng kháng cự hoặc chống đối từ nhân viên.
• Đánh giá sự hiểu biết và tài liệu về các quy trình hiện có.
• Xem xét tác động đến vai trò và trách nhiệm của nhân viên.
• Phân tích kết quả tái cấu trúc quy trình trong quá khứ.

Đánh giá kế hoạch chuyển dữ liệu của doanh nghiệp

• Xem xét các yêu cầu truyền dữ liệu và đánh giá mức độ phức tạp.
• Xác định các rủi ro liên quan đến mất dữ liệu, tính toàn vẹn hoặc không tương thích.
• Đánh giá các chiến lược sao lưu và kế hoạch dự phòng.
• Đánh giá tính đầy đủ và chính xác của dữ liệu.
• Phân tích các dự án truyền dữ liệu trong quá khứ để tìm ra những thách thức.

Đánh giá mức độ tùy chỉnh của doanh nghiệp

• Đánh giá các yêu cầu tùy chỉnh và liên kết với hệ thống ERP.
• Đánh giá khả năng tương thích với các bản nâng cấp trong tương lai và hỗ trợ của nhà cung cấp.
• Xem xét tài liệu và hiểu biết về các tùy chỉnh.
• Xác định các rủi ro liên quan đến bảo trì, hỗ trợ và chi phí.
• Rút kinh nghiệm từ những lần tùy chỉnh ERP trong quá khứ.

Quy trình triển khai phần mềm ERP của Geneat Software

Quy trình triển khai phần mềm ERP là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Mục tiêu chính là tích hợp các chức năng quan trọng của doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất, giúp tăng hiệu quả quản lý và tự động hóa quy trình. Dưới đây là các bước chính trong quy trình triển khai phần mềm ERP của Geneat Software:

Khảo sát và phân tích nhu cầu doanh nghiệp

Chúng tôi bắt đầu bằng việc trao đổi trực tiếp với khách hàng để hiểu rõ tình hình hiện tại của doanh nghiệp, từ đó xác định những yêu cầu cụ thể mà hệ thống ERP cần giải quyết. Mỗi doanh nghiệp đều có những yêu cầu khác nhau. Geneat Software tập trung vào việc phân tích các điểm mạnh và thách thức của doanh nghiệp, song xác định nhu cầu chính và đề xuất giải pháp ERP phù hợp nhất.

Nghiên cứu và phân tích

Sau khi tiếp nhận các yêu cầu từ khách hàng, đội ngũ kỹ thuật của Geneat sẽ tiến hành nghiên cứu và phân tích chi tiết. Điều này bao gồm việc tổ chức các buổi họp, khảo sát và thảo luận trực tiếp với doanh nghiệp để đảm bảo giải pháp ERP được tùy chỉnh sao cho phù hợp nhất với quy trình vận hành hiện tại. Giai đoạn này giúp đảm bảo phần mềm đáp ứng đúng nhu cầu cụ thể của từng phòng ban trong doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, Geneat luôn đảm bảo phần mềm ERP có thể tích hợp dễ dàng với các hệ thống sẵn có của doanh nghiệp, từ phần mềm kế toán, CRM, đến hệ thống quản lý kho hàng. Điều này giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà không bị gián đoạn.

Đề xuất kỹ thuật

Dựa trên những yêu cầu và phân tích đã được thực hiện, đội ngũ thiết kế của Geneat sẽ tạo ra bản phác thảo Software Proposal (Đề xuất Kỹ thuật), trong đó bao gồm chi tiết các yêu cầu chức năng, giao diện phần mềm, cũng như các giải pháp kỹ thuật đề xuất. Bản đề xuất này sẽ cung cấp cho khách hàng cái nhìn tổng quan về phần mềm, từ tính năng đến cách thức hoạt động, để đảm bảo mọi kỳ vọng đều được đáp ứng.

Thiết kế, lập trình và kiểm thử phần mềm

Sau khi khách hàng phê duyệt phương án kỹ thuật, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng triển khai dự án. Đội ngũ của Geneat sẽ bắt tay vào thiết kế giao diện sao cho phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp và tiến hành lập trình phần mềm. Chúng tôi áp dụng quy trình Agile nhằm giúp các bước phát triển, thử nghiệm và điều chỉnh diễn ra liên tục, đảm bảo chất lượng và tính linh hoạt cao nhất cho phần mềm.

Hoàn thiện và Go-Live

Khi mọi tính năng của phần mềm đã được hoàn thiện và kiểm thử, phần mềm sẽ được vận hành thử trên hệ thống để đánh giá hiệu suất thực tế. Sau khi đảm bảo tất cả các chức năng hoạt động ổn định, chúng tôi sẽ triển khai phần mềm trên hệ thống Live (thực tế) của doanh nghiệp. Đây là giai đoạn quan trọng để phần mềm bắt đầu được sử dụng chính thức.

Đào tạo và hỗ trợ

Geneat cung cấp các buổi đào tạo trực tuyến hoặc trực tiếp cho nhân viên của doanh nghiệp, giúp họ làm quen với hệ thống ERP mới một cách nhanh chóng và hiệu quả. Chúng tôi cũng cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ kỹ thuật trong giai đoạn đầu để đảm bảo doanh nghiệp vận hành phần mềm một cách suôn sẻ.

Nghiệm thu và bàn giao

Khi phần mềm đã được triển khai và hoạt động ổn định, Geneat sẽ tiến hành nghiệm thu với khách hàng, bàn giao đầy đủ các tài liệu liên quan và các hạng mục kỹ thuật. Đội ngũ của Geneat sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật sau bàn giao nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, đảm bảo doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả và lâu dài.

Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm ERP phù hợp

Việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp đòi hỏi phải đánh giá và cân nhắc cẩn thận dựa trên các nhu cầu và yêu cầu cụ thể của một tổ chức. Sau đây là một số kinh nghiệm để quy trình triển khai phần mềm ERP được diễn ra suôn sẻ:

• Chuẩn bị ngân sách phù hợp để đầu tư cho dự án ERP 
• Tối ưu lại quy trình quản lý doanh nghiệp
• Xác định rõ ràng nhu cầu và kỳ vọng thực tế 
• Lựa chọn đơn vị triển khai ERP
• Xem xét kỹ càng về việc tùy chỉnh giải pháp ERP
• Lựa chọn nhân sự phù hợp để tham gia dự án ERP
• Luôn bám sát quy trình triển khai ERP
• Quản lý thời gian hợp lý
• Đào tạo và triển khai hệ thống với đội ngũ nhân sự

Xem thêm: Dịch vụ thiết kế phần mềm chuẩn UI/UX – Nâng tầm thương hiệu doanh nghiệp

Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp giải pháp ERP

Tiêu chí 1: Đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp

Đánh giá mức độ phù hợp của phần mềm của nhà cung cấp với các yêu cầu cụ thể của bạn. Tìm kiếm các chức năng, khả năng mở rộng và các tùy chọn tùy chỉnh dành riêng cho ngành.

Tiêu chí 2: Khả năng mở rộng của sản phẩm

Đánh giá khả năng cung cấp giải pháp ERP toàn diện của nhà cung cấp có thể hỗ trợ nhu cầu phát triển và tăng trưởng của tổ chức bạn. Xem xét tính khả dụng của các module, chức năng và tùy chọn khả năng mở rộng bổ sung để phù hợp với việc mở rộng trong tương lai.

Tiêu chí 3: Kinh nghiệm thực tiễn

Tìm kiếm các case study điển hình của nhà cung cấp đã triển khai thành công, tài liệu tham khảo của khách hàng và chuyên môn trong ngành để đảm bảo họ có thành tích cung cấp các giải pháp hiệu quả.

Tiêu chí 4: Đội ngũ chuyên gia, chuyên viên triển khai

Xem xét trình độ, chứng chỉ và kinh nghiệm của các chuyên gia triển khai của họ. Một đội ngũ có kiến ​​thức và kỹ năng là rất quan trọng để thực hiện suôn sẻ và thành công.

Tiêu chí 5: Các chính sách hỗ trợ cho doanh nghiệp

Xem xét các dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp, bao gồm khả năng đáp ứng, tính sẵn có và chất lượng. Đảm bảo họ cung cấp tài nguyên đào tạo và có các kênh hỗ trợ khách hàng mạnh mẽ.

Tiêu chí 6: Chi phí và rủi ro

Đánh giá tổng chi phí sở hữu, bao gồm phí cấp phép, chi phí triển khai và chi phí liên tục. Đánh giá sự ổn định tài chính, khả năng tồn tại lâu dài và uy tín của nhà cung cấp.

Tiêu chí 7: Cam kết đảm bảo chất lượng

Tìm kiếm các quy trình kiểm soát chất lượng đã được thiết lập, các giao thức thử nghiệm và hỗ trợ liên tục để đảm bảo hệ thống ERP hoạt động hiệu quả và hiệu quả.

Tại sao nên chọn Geneat Software làm đơn vị triển khai phần mềm ERP?

Với hơn 5 năm kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên có năng lực cao, Geneat Software cam kết cung cấp dịch vụ thiết kế phần mềm quản lý theo yêu cầu chất lượng, đáng tin cậy.

Chuyên gia về thiết kế phần mềm quản lý

Geneat Software tập trung chuyên sâu vào việc thiết kế các hệ thống phần mềm quản lý chứ không đầu tư vào việc cung cấp dịch vụ khác. Điều này giúp chúng tôi có thế mạnh vượt trội trong việc cung cấp hệ thống phần mềm quản lý và quản trị doanh nghiệp.

Tốc độ và hiệu quả phần mềm

Chúng tôi luôn ưu tiên tối ưu hóa tốc độ phần mềm, đảm bảo thao tác mượt mà và trải nghiệm người dùng tốt nhất. Điều này giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian cho khách hàng.

Bảo mật thông tin khách hàng

Geneat Software luôn đặt bảo mật lên hàng đầu, áp dụng các công nghệ tiên tiến để bảo vệ dữ liệu khách hàng. Chúng tôi đảm bảo thông tin quan trọng của doanh nghiệp được bảo mật, tránh các rủi ro an ninh mạng, xây dựng sự tin tưởng và an tâm cho khách hàng.

Đội ngũ nhiệt huyết và tận tâm

Đội ngũ chuyên gia của Geneat Software có kinh nghiệm nhiều năm về phát triển phần mềm, họ luôn chân thành và tận tâm, tư vấn kỹ lưỡng để giúp khách hàng xác định rõ ràng yêu cầu và mục tiêu dự án. Chúng tôi đảm bảo triển khai đúng hướng, hiệu quả, tránh lãng phí nguồn lực và thời gian.

Khả năng nâng cấp và phát triển phần mềm

Geneat Software thiết kế phần mềm theo các tiêu chuẩn kỹ thuật và cung cấp đầy đủ tài liệu. Khách hàng có thể dễ dàng tiếp tục phát triển hệ thống mà không phụ thuộc vào đơn vị ban đầu.

Phát triển ứng dụng trên nhiều nền tảng

Geneat Software có khả năng phát triển phần mềm và các phân hệ trên đa nền tảng, đáp ứng nhu cầu khác nhau của từng nhóm người dùng trong doanh nghiệp. Điều này đảm bảo sự tiện lợi và hài lòng cho khách hàng.

Geneat Software luôn sẵn sàng mang đến cho bạn những giải pháp phần mềm quản lý tốt nhất, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động doanh nghiệp.

Kết luận

Việc triển khai phần mềm ERP theo một quy trình chuẩn không chỉ đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống mà còn tối ưu hóa các quy trình nội bộ, nâng cao hiệu suất và giảm thiểu sai sót. Một hệ thống ERP được tùy chỉnh đúng với nhu cầu của doanh nghiệp không chỉ giúp tự động hóa quy trình mà còn mang lại sự linh hoạt và cải thiện khả năng ra quyết định.

Với quy trình triển khai chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể nắm bắt và kiểm soát toàn diện mọi hoạt động, từ tài chính, nhân sự, sản xuất cho đến chuỗi cung ứng. Điều này giúp nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong thời đại số. Geneat Software tự hào đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số, mang đến giải pháp ERP chất lượng, hiệu quả và phù hợp với đặc thù riêng của từng doanh nghiệp.

Chuẩn quy trình, gấp đôi hiệu quả – Chọn Geneat để nâng tầm doanh nghiệp của bạn!