Phần mềm viết sẵn hay phần mềm theo yêu cầu sẽ tốt hơn

Trong bối cảnh công nghệ phát triển không ngừng, phần mềm trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, cải thiện hiệu suất và tăng cường năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, trước sự lựa chọn giữa phần mềm viết sẵn (COTS – Commercial Off-The-Shelf Software) và phần mềm theo yêu cầu (Custom Software), không ít chủ doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết định. Để giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn, tôi sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm và góc nhìn cá nhân về hai loại phần mềm này, đồng thời đưa ra những lời khuyên thực tế nhất.

Phần mềm viết sẵn (COTS)

Định nghĩa và đặc điểm

Phần mềm viết sẵn là những ứng dụng hoặc hệ thống phần mềm được phát triển để phục vụ nhiều doanh nghiệp cùng một lúc. Bạn có thể dễ dàng bắt gặp những cái tên quen thuộc như Microsoft Office, Salesforce, SAP hay Oracle ERP – những công cụ này đã và đang hỗ trợ hàng triệu doanh nghiệp trên toàn cầu.

Ưu điểm

• Chi phí hợp lý và dễ triển khai: Khi doanh nghiệp của bạn đang ở giai đoạn khởi đầu hoặc có ngân sách hạn hẹp, phần mềm COTS là một lựa chọn không tồi. Chi phí ban đầu của phần mềm COTS thường thấp hơn vì đã được phân chia cho nhiều người dùng. Thêm vào đó, quá trình triển khai nhanh chóng và dễ dàng giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
• Hỗ trợ và tài liệu phong phú: Khi gặp vấn đề, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm sự trợ giúp từ cộng đồng người dùng lớn và các tài liệu hướng dẫn chi tiết. Điều này đặc biệt hữu ích khi đội ngũ IT của bạn còn non trẻ.
• Nâng cấp và cập nhật định kỳ: Với phần mềm COTS, bạn không cần phải lo lắng về việc luôn phải cập nhật các tính năng mới hay bảo mật, vì nhà cung cấp sẽ thường xuyên nâng cấp và cập nhật phần mềm cho bạn.

Nhược điểm

• Thiếu tính linh hoạt: Mỗi doanh nghiệp đều có những yêu cầu riêng biệt và phần mềm viết sẵn thường khó có thể đáp ứng hoàn toàn những yêu cầu này. Bạn có thể sẽ phải chấp nhận sử dụng các tính năng không cần thiết hoặc không thể tùy chỉnh theo ý muốn.
• Phí bảo trì và nâng cấp dài hạn: Dù chi phí ban đầu thấp, nhưng bạn cần xem xét các khoản phí duy trì và nâng cấp hàng năm. Những chi phí này có thể tăng lên theo thời gian và trở thành gánh nặng tài chính.
• Khả năng tích hợp hạn chế: Nếu doanh nghiệp của bạn đã có sẵn một hệ thống phần mềm riêng, việc tích hợp phần mềm COTS có thể gặp khó khăn và dẫn đến tình trạng phân mảnh dữ liệu, gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc.

Phần mềm theo yêu cầu (Custom Software)

Định nghĩa và đặc điểm

Phần mềm theo yêu cầu là những giải pháp được phát triển riêng biệt, dựa trên các yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Điều này giống như bạn đặt hàng một bộ quần áo may đo, mọi chi tiết đều phù hợp hoàn toàn với nhu cầu và mong muốn của bạn.

Ưu điểm

• Phù hợp hoàn toàn với nhu cầu: Khi sử dụng phần mềm theo yêu cầu, bạn sẽ có trong tay một công cụ được thiết kế riêng cho doanh nghiệp mình, tối ưu hóa mọi quy trình làm việc và đáp ứng mọi nhu cầu cụ thể.
• Linh hoạt và dễ dàng mở rộng: Phần mềm theo yêu cầu có thể dễ dàng điều chỉnh và mở rộng theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Khi thị trường thay đổi hoặc doanh nghiệp mở rộng, phần mềm sẽ luôn sẵn sàng thích nghi.
• Tăng cường bảo mật: Với phần mềm theo yêu cầu, bạn có thể tích hợp các tính năng bảo mật cao cấp, giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài.

Nhược điểm

• Chi phí cao: Phát triển phần mềm theo yêu cầu đòi hỏi đầu tư lớn về tài chính và thời gian. Từ khâu thiết kế, lập trình đến kiểm thử đều cần sự tỉ mỉ và chuyên môn cao.
• Thời gian phát triển dài: Nếu bạn đang cần một giải pháp ngay lập tức, phần mềm theo yêu cầu có thể không phải là lựa chọn tối ưu. Quá trình phát triển có thể kéo dài từ vài tháng đến vài năm, tùy thuộc vào độ phức tạp của dự án.
• Yêu cầu quản lý dự án chặt chẽ: Để đảm bảo chất lượng và tiến độ, việc phát triển phần mềm theo yêu cầu đòi hỏi sự quản lý dự án chặt chẽ, từ khâu xác định yêu cầu đến giám sát tiến độ và kiểm thử.

So sánh giữa phần mềm viết sẵn và phần mềm theo yêu cầu

Khi nào nên chọn phần mềm viết sẵn? Khi nào nên chọn phần mềm theo yêu cầu?

Trước quyết định chọn phần phần mềm nào phù hợp với doanh nghiệp, chúng tôi xin tư vấn cho doanh nghiệp các khía cạnh sau để doanh nghiệp có thể tự ra quyết định cho mình:

Việc chọn phần mềm sẵn có trên thị trường thường ở các khía cạnh sau đây:

• Ngân sách doanh nghiệp hạn chế, nhất là doanh nghiệp mới đi vào hoàn động thì ngay cả chi phí để mua bản quyền cho các sản phẩm như bộ office của Microsoft cũng là một khoản để cân nhắc. Tuy nhiên về lâu về dài trong mọi mặt thì đây không phải giải pháp tối ưu.
• Nghiệp vụ đơn giản: khi nghiệp vụ doanh nghiệp không có các yêu cầu phức tạp thì các tính năng của các phần mềm sẵn có hiện nay đều có thể đáp ứng được trong công việc nội bộ.
• Không có ưu tiên hay không có chiến lược dài hạn: về ngắn hạn, những ứng dụng có sẵn luôn có thể đáp ứng cho một khởi đầu mới của một công ty. Vì khi về lâu dài những phần mềm viết sẵn hiện nay thì đều là lúc thừa lúc thiếu một số tính năng cực kỳ quan trọng trong khi doanh nghiệp cần mà lại không có và không có khả năng mở rộng.

Phần mềm theo yêu cầu là lựa chọn phù hợp trong các trường hợp sau:

• Lĩnh vực và nghiệp vụ mà doanh nghiệp kinh doanh có đặc thù riêng như các ngành bên bán lẻ thời trang, logistics, chuỗi cung ứng hoặc các chương trình giáo dục thì lúc này cần một đơn vị thiết kế phần mềm tuỷ chỉnh khớp với hoạt động kinh doanh của khách hàng
• Có định sẵn kế hoạch và chiến lược lâu dài: như đã nói ở trên, về lâu dài thì phần mềm tuỳ chỉnh sẽ có nhiều lợi ích hơn như: khả năng mở rộng theo từng giai đoạn trong chiến lược kinh doanh; dễ dàng quản lý dữ liệu trên cùng một ứng dụng; quản lý các quy trình chung cho tập thể công ty cùng trên một hệ thống.
• Và điểm quan trọng nhất của mục đích sử dụng phần mềm tuỳ chỉnh là việc tối ưu hoá quy trình. Ngày nay, chúng ta biết tới việc số hoá hay chuyển đổi số thực chất chính là việc dùng công nghệ đem quy trình làm việc truyền thống tích hợp trên phần mềm. Thông qua việc có một  phần mềm giống như một chiếc áo được may đo phù hợp với mô hình và quy trình của doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp cải thiện hiệu suất và nâng cao năng lực sản xuất và quản lý nhiều hơn nữa

Cả phần mềm viết sẵn và phần mềm theo yêu cầu đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Việc lựa chọn giữa hai loại phần mềm này phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, ngân sách, thời gian triển khai và các yếu tố khác như tính linh hoạt, khả năng tích hợp và yêu cầu bảo mật.

Để đưa ra quyết định chính xác, doanh nghiệp cần phân tích kỹ các yêu cầu của mình và đánh giá xem loại phần mềm nào sẽ phù hợp nhất với các mục tiêu và quy trình kinh doanh của mình. Nếu bạn vẫn còn phân vân, hãy liên hệ với các chuyên gia tại Geneat Software. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn lựa chọn giải pháp phần mềm tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.