Dự án EMPS: Hệ thống quản lý và tính lương nhân viên linh hoạt tinh gọn

Dự án EMPS (Employee Management and Payroll System) là một hệ thống hiện đại và toàn diện được thiết kế nhằm tối ưu hóa việc quản lý và tính lương nhân viên. Hệ thống này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý thông tin nhân sự một cách hiệu quả mà còn tự động hóa quy trình tính lương, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các khoản thanh toán. EMPS hỗ trợ các doanh nghiệp theo dõi và cập nhật thông tin về thời gian làm việc, nghỉ phép, và hiệu suất của từng nhân viên, từ đó giúp cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự và tăng cường sự hài lòng của nhân viên.

Với EMPS, các doanh nghiệp có thể dễ dàng tùy chỉnh các chính sách lương thưởng, phụ cấp và các chế độ đãi ngộ khác theo yêu cầu cụ thể của từng tổ chức. Hệ thống cung cấp các báo cáo chi tiết và trực quan về chi phí lương, giúp các nhà quản lý đưa ra những quyết định tài chính kịp thời và chính xác. Bên cạnh đó, EMPS cũng tích hợp các công cụ hỗ trợ tuân thủ các quy định pháp luật về lao động và thuế, giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Dự án EMPS hứa hẹn mang lại một giải pháp quản lý nhân sự và tính lương toàn diện, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và hiệu quả.

Tìm hiểu thêm các dự án khác của Geneat Software tại: Portfolio

Mục đích dự án EMPS

Xây dựng một hệ thống quản lý và tính lương nhân viên hiện đại, tự động hóa các quy trình phức tạp và giảm thiểu sai sót trong quản lý. EMPS sẽ là công cụ đắc lực cho phòng kế toán và quản lý nhân sự, giúp tối ưu hóa quá trình quản lý lương bổng. Sau khi nhận thông tin từ các bộ phận liên quan, phần mềm cho phép tính toán và xử lý lương một cách chính xác, nhanh chóng. Hệ thống được thiết kế để phân quyền chi tiết cho từng phòng ban và cá nhân theo từng chức năng cụ thể, đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả trong quản lý.

Khó khăn trước khi có hệ thống EMPS

Quy trình quản lý và tính lương nhân viên phức tạp

Quá trình quản lý và tính lương nhân viên là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự chính xác cao và sự phối hợp giữa nhiều bộ phận như kế toán, nhân sự và tài chính. Trước khi có EMPS, việc tổng hợp thông tin lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ thường tốn rất nhiều thời gian và công sức. Quá trình này dễ dẫn đến sai sót, gây ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên và hiệu suất làm việc của họ. Hơn nữa, sự phức tạp trong việc xử lý dữ liệu thủ công làm tăng nguy cơ mất dữ liệu và thiếu minh bạch trong quá trình quản lý.

Thiếu một hệ thống tập trung và tự động hóa

Việc tính lương thủ công phụ thuộc nhiều vào các bảng tính Excel với hệ thống công thức phức tạp diễn ra rất chậm, dễ xảy ra các lỗi về tính toán và không đồng bộ giữa các máy tính. Điều này không chỉ làm giảm năng suất của đội ngũ kế toán và nhân sự mà còn gây ra sự chậm trễ trong việc giải quyết các yêu cầu của nhân viên về lương, thưởng và các vấn đề liên quan.

Hiệu quả sau khi có EMPS

Đơn giản hóa quy trình quản lý và tính lương nhân viên

EMPS tự động hóa toàn bộ quy trình, từ việc thu thập thông tin từ các bộ phận liên quan, như giờ làm việc, ngày nghỉ, phụ cấp, đến tính toán và phát hành bảng lương cuối cùng. Điều này giúp giảm thiểu sai sót, tăng tính chính xác và tiết kiệm thời gian, công sức cho đội ngũ kế toán và nhân sự.

Đồng bộ hóa toàn bộ dữ liệu trên cùng hệ thống

EMPS cho phép đồng bộ hóa dữ liệu lương trên cùng một hệ thống, giúp tất cả các bộ phận liên quan đều sử dụng một nền tảng duy nhất để nhập và quản lý thông tin theo thời gian thực. Nhờ đó, các phòng ban của khách hàng có thể dễ dàng truy cập và kiểm tra thông tin, đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong mọi khâu của quy trình quản lý lương. Từ đó, đội ngũ kế toán và nhân sự có thể nhanh chóng tính toán và phát hành lương một cách chính xác hơn.

Cung cấp công cụ phân tích chi tiết

EMPS cũng cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo chi tiết đã giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý lương. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhận diện được những điểm mạnh, điểm yếu trong quy trình của mình để đưa ra điều chỉnh và cải tiến kịp thời. Các báo cáo, thống kê cũng đã giúp đối tác có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và quản lý nhân sự của họ, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược chính xác hơn.

Công nghệ sử dụng

Hệ thống EMPS được xây dựng với các công nghệ như .NET Core, PostgreSQL, MongoDB, React, Tailwind CSS, ELK Stack, Google Authenticator và hệ điều hành Linux mang lại nhiều ưu điểm vượt trội.

Backend: .NET Core 6.0, PostgreSQL, MongoDB

Ở backend, .NET Core cung cấp khả năng phát triển ứng dụng đa nền tảng với hiệu suất cao và dễ bảo trì.

PostgreSQL đảm bảo quản lý dữ liệu quan hệ trong hệ thống lớn của CCMS, trong khi MongoDB hỗ trợ lưu trữ dữ liệu phi cấu trúc, mang lại sự linh hoạt trong việc xử lý dữ liệu đa dạng.

Frontend: React, Tailwind CSS

Phía frontend, React giúp xây dựng hệ thống CCMS với giao diện hiện đại, tương tác cao, kèm theo đó là Tailwind CSS giúp tạo ra giao diện đẹp mắt và tùy chỉnh linh hoạt.

Các chức năng của hệ thống

Quản lý công ty

Chức năng Quản lý công ty trong hệ thống EMPS được thiết kế để giúp quản trị viên dễ dàng thêm mới, cập nhật và xóa các công ty trong hệ thống. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi thông tin cần thiết đều được ghi nhận một cách chi tiết và chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra cứu sau này. Ngoài ra, quản trị viên cũng có thể xem toàn bộ danh sách các công ty hiện có, giúp việc theo dõi và quản lý thông tin trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn.

Hệ thống cũng cho phép quản trị tìm kiếm công ty một cách nhanh chóng thông qua các tiêu chí như tên công ty hoặc mã số thuế. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, chức năng này còn hỗ trợ thiết lập cấu hình công ty, bao gồm việc thiết lập ngày làm việc, tổng hợp ngày làm việc theo tháng và thiết lập công thức đóng BHXH. EMPS đảm bảo rằng các quy định và chế độ của công ty được áp dụng một cách nhất quán và chính xác, hỗ trợ tốt hơn cho việc quản lý nhân sự và tính lương.

Quản lý nhân viên

Chức năng này trong hệ thống EMPS được thiết kế để tối ưu hóa việc quản lý thông tin nhân sự cho doanh nghiệp. Quản trị có thể thêm mới, cập nhật và xóa thông tin nhân viên một cách dễ dàng. Việc lưu trữ đầy đủ và chính xác các thông tin này giúp tạo ra một cơ sở dữ liệu nhân sự toàn diện, hỗ trợ hiệu quả cho việc quản lý và tra cứu thông tin nhân viên khi cần thiết.

Ngoài ra, quản trị có thể xem danh sách tất cả nhân viên trong hệ thống và sử dụng các tiêu chí lọc khác nhau để tìm kiếm nhân viên theo tên, mã hoặc số điện thoại giúp tiết kiệm thời gian. Hơn nữa, chức năng còn cho phép quản trị viên phân quyền cho nhân viên xử lý các công việc liên quan đến công ty, đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều có quyền truy cập và thực hiện các nhiệm vụ phù hợp với vai trò và trách nhiệm của họ. Nhờ EMPS, doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự một cách minh bạch và hiệu quả, đồng thời đảm bảo rằng mọi quy trình đều diễn ra một cách trơn tru và có tổ chức.

Quản lý bảng chấm công

Chức năng này được thiết kế để hỗ trợ quản trị viên trong việc theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả. Mỗi tháng, quản trị có thể tạo bảng chấm công mới, ghi nhận thông tin về ngày làm việc, ngày nghỉ và các thông tin liên quan khác. Khả năng cập nhật thông tin chấm công của EMPS giúp đảm bảo rằng mọi thay đổi hoặc điều chỉnh đều được ghi nhận kịp thời, từ đó phản ánh chính xác thời gian làm việc của từng nhân viên. Điều này không chỉ giúp cải thiện quản lý thời gian mà còn hỗ trợ việc tính lương chính xác và minh bạch.

Bên cạnh đó, quản trị viên có thể kích hoạt bảng chấm công để bắt đầu quy trình tính lương, đảm bảo rằng tất cả dữ liệu cần thiết đều được tổng hợp và xử lý một cách tự động. Chức năng lọc bảng chấm công theo ngày tạo cũng giúp dễ dàng truy xuất và quản lý các bảng chấm công cũ, hỗ trợ việc đối chiếu và kiểm tra thông tin khi cần thiết. Với chức năng này, EMPS giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình quản lý thời gian làm việc và tính lương.

Quản lý bảng lương

Chức năng được thiết kế để hỗ trợ quản lý toàn diện các hoạt động liên quan đến bảng lương của nhân viên. Quản trị viên có thể thêm mới, xem danh sách, và chi tiết bảng lương, đồng thời lọc bảng lương theo ngày tháng để dễ dàng tra cứu và quản lý thông tin. Hệ thống EMPS cũng cho phép tạo bảng lương trực tiếp từ bảng chấm công, giúp đảm bảo dữ liệu được đồng bộ và giảm thiểu sai sót trong quá trình tính toán lương.

Bên cạnh đó, quản trị viên có thể kích hoạt bảng lương để bắt đầu quá trình tính bảng quyết toán, đảm bảo rằng mọi khoản thanh toán đều được xử lý chính xác và kịp thời. Chức năng xuất file bảng lương cũng được tích hợp, giúp dễ dàng xuất các báo cáo lương dưới dạng file để lưu trữ, in ấn hoặc gửi cho các bộ phận liên quan. EMPS giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình tính lương, nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính nhân sự.

Quản lý bảng quyết toán thuế TNCN

Chức năng được thiết kế nhằm hỗ trợ việc quản lý và cập nhật các thông tin liên quan đến thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của nhân viên một cách nhanh chóng và dễ dàng. Với EMPS quản trị viên có thể xem toàn bộ bảng quyết toán thuế TNCN của công ty, cung cấp một cái nhìn tổng quan và chi tiết về các khoản thuế phải nộp. Việc này giúp đảm bảo rằng mọi thông tin về thuế đều được theo dõi chặt chẽ, góp phần giảm thiểu rủi ro sai sót và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

Ngoài ra, quản trị viên có thể cập nhật thông tin bảng quyết toán thuế từ thông tin bảng lương, đảm bảo tính nhất quán và chính xác giữa các dữ liệu liên quan. Hệ thống tự động lấy dữ liệu từ bảng lương để tính toán thuế TNCN, giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời giảm thiểu các lỗi có thể xảy ra trong quá trình nhập liệu thủ công.

Quản lý người dùng và đăng nhập

Giúp quản lý toàn diện thông tin người dùng và đảm bảo an ninh truy cập hệ thống. Người dùng có thể đăng nhập vào hệ thống bằng email, giúp quản lý quyền truy cập một cách dễ dàng và bảo mật. Quản trị viên có thể xem danh sách người dùng và lọc người dùng theo các tiêu chí khác nhau, từ đó giúp quản lý và tìm kiếm thông tin người dùng dễ dàng hơn.

Quản trị viên cũng có quyền thêm mới, cập nhật và xóa người dùng, đảm bảo rằng thông tin nhân sự luôn được cập nhật chính xác. Các thông tin chi tiết về người dùng bao gồm tên người dùng, nhóm người dùng, email, số điện thoại, mật khẩu và trạng thái. Việc quản lý các thông tin này giúp quản trị viên phân loại và tổ chức người dùng theo các nhóm, đồng thời kiểm soát tình trạng hoạt động của từng người dùng trong hệ thống. EMPS không chỉ nâng cao tính bảo mật mà còn giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự và quyền truy cập chuyên nghiệp hơn.

Báo cáo thống kê

Chức năng báo cáo thống kê của EMPS sẽ bao gồm các báo cáo dưới dạng chỉ số, biểu đồ và bảng biểu. Các báo cáo này sẽ được hiển thị trên dashboard giúp quản trị viên dễ dàng quản lý và theo dõi các hoạt động quan trọng của công ty. Hệ thống báo cáo sẽ hỗ trợ thời gian theo các khoảng: ngày, tuần, tháng và năm, giúp người dùng có cái nhìn tổng quan và chi tiết về hoạt động của doanh nghiệp trong từng giai đoạn thời gian khác nhau. Điều này giúp cải thiện quyết định quản lý và tối ưu hóa hoạt động công ty một cách hiệu quả.

EMPS là một giải pháp đột phá giúp giải quyết những thách thức phức tạp trong việc quản lý và tính lương nhân viên. Hệ thống này không chỉ tự động hóa và đơn giản hóa quy trình tính lương mà còn nâng cao tính đồng bộ, chính xác và linh hoạt trong việc quản lý dữ liệu nhân sự.

Geneat Software tự hào là đối tác tin cậy trong việc thiết kế các phần mềm quản lý, chuyển đổi số, đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình phát triển và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.