Ngày 26/4/2024, Bộ Thông tin và Truyền thông chính thức ban hành Quyết định số 671/QĐ-BTTTT, tạo hành lang pháp lý mới cho việc xác định chi phí phần mềm nội bộ sử dụng ngân sách nhà nước. Thay thế các hướng dẫn cũ từ năm 2011, văn bản này là “kim chỉ nam” giúp chuẩn hóa phương pháp tính toán và đảm bảo minh bạch tài chính trong bối cảnh chuyển đổi số tăng tốc.
Đối với các nhà quản lý dự án và đơn vị tư vấn như Geneat Software, việc nắm vững Quyết định 671 không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn là chìa khóa để bảo vệ dự án, tối ưu ngân sách và đảm bảo tiến độ triển khai. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các điểm mới và phương pháp tính toán thực tế của quyết định này.
Bối cảnh ra đời và phạm vi điều chỉnh của Quyết Định 671/QĐ-BTTTT
Tại sao cần một “thước đo” mới?
Trước đây, việc xác định chi phí phần mềm thường gặp nhiều tranh cãi do tính chất vô hình của sản phẩm công nghệ. Một phần mềm quản lý văn bản giá 1 tỷ đồng khác gì với phần mềm giá 5 tỷ đồng? Nếu không có một định mức kỹ thuật rõ ràng, chủ đầu tư rất dễ rơi vào hai trạng thái: hoặc lập dự toán quá thấp khiến không đơn vị nào thực hiện được, hoặc quá cao gây thất thoát ngân sách và rủi ro pháp lý khi thanh tra, kiểm toán.
Quyết định 671 ra đời để giải quyết bài toán “định lượng hóa” những thứ “trừu tượng”, đặt nền móng cho sự minh bạch trong đầu tư công.
Phạm vi và Đối tượng áp dụng
Quyết định này hướng dẫn xác định chi phí trực tiếp để xây dựng, phát triển, nâng cấp và mở rộng phần mềm nội bộ.
- Đối tượng bắt buộc: Các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức sử dụng vốn ngân sách nhà nước để đầu tư dự án CNTT.
- Đối tượng khuyến khích: Các doanh nghiệp, tập đoàn tư nhân, tổ chức sử dụng vốn ngoài ngân sách. Việc áp dụng Quyết định 671 giúp các doanh nghiệp này có cơ sở tham chiếu khoa học để đàm phán giá với đối tác công nghệ, đảm bảo “mua đúng giá, dùng đúng chất lượng”.
Định nghĩa lại “Phần mềm nội bộ”
Theo tinh thần văn bản, phần mềm nội bộ là giải pháp được xây dựng theo yêu cầu riêng (Custom Software Development) để phục vụ nghiệp vụ đặc thù của tổ chức.
- Lưu ý: Quyết định này không áp dụng cho phần mềm thương mại đóng gói sẵn (Commercial Off-The-Shelf – COTS) như Microsoft Office, Windows, hay các phần mềm SaaS đại trà.
Phương pháp xác định chi phí: Trọng tâm là Use Case
Điểm cốt lõi và hiện đại nhất của Quyết định 671/QĐ-BTTTT là việc chuẩn hóa phương pháp tính chi phí dựa trên Điểm ca sử dụng (Use Case Points – UCP). Đây là phương pháp được công nhận rộng rãi trên thế giới, thay thế cho các phương pháp ước lượng cảm tính hoặc dựa trên dòng lệnh (Source lines of code – SLOC) vốn đã lỗi thời.
Dưới đây là quy trình 4 bước cơ bản để xác định chi phí theo hướng dẫn mới:
Bước 1: Xác định yêu cầu và bài toán nghiệp vụ
Trước khi tính tiền, phải rõ việc. Chủ đầu tư cần mô tả chi tiết yêu cầu người sử dụng (User Requirements). Từ đó, xác định danh sách các Tác nhân (Actors) và Ca sử dụng (Use Cases).
- Tác nhân: Là người dùng hoặc hệ thống khác tương tác với phần mềm (Ví dụ: Admin, Nhân viên kế toán, Cổng thanh toán API…).
- Ca sử dụng: Là một chức năng cụ thể mà hệ thống thực hiện để mang lại giá trị cho tác nhân (Ví dụ: Đăng nhập, Xuất báo cáo doanh thu, Phê duyệt hồ sơ…).
Bước 2: Phân loại mức độ phức tạp
Không phải ca sử dụng nào cũng có giá trị như nhau. Quyết định 671 yêu cầu phân loại chi tiết:
- Phức tạp của Tác nhân: Tác nhân là con người tương tác qua giao diện đồ họa (GUI) sẽ phức tạp hơn tác nhân là hệ thống máy tính tương tác qua API.
- Phức tạp của Ca sử dụng: Dựa trên số lượng giao dịch (transactions), số lượng lớp phân tích, thiết kế.
- Đơn giản: < 3 giao dịch.
- Trung bình: 4 – 7 giao dịch.
- Phức tạp: > 7 giao dịch.
Bước 3: Xác định các hệ số kỹ thuật và môi trường
Đây là điểm thể hiện sự “thấu hiểu” nghề lập trình của Quyết định 671. Giá trị phần mềm không chỉ nằm ở chức năng (Functional), mà còn ở yêu cầu phi chức năng (Non-functional):
- Hệ số phức tạp kỹ thuật (TCF): Bao gồm 13 yếu tố như: Hệ thống phân tán, Hiệu năng cao, Bảo mật, Tính dễ sử dụng, Khả năng di động…
- Hệ số môi trường (EF): Bao gồm 8 yếu tố về năng lực đội ngũ như: Kinh nghiệm về quy trình RUP, Khả năng phân tích, Kinh nghiệm về ngôn ngữ lập trình…
Bước 4: Quy đổi ra giờ công và chi phí
Từ tổng điểm UCP (sau khi nhân các hệ số), chúng ta sẽ tính được nỗ lực cần thiết (tính bằng giờ công – Man-hours).
Chi phí = Tổng giờ công x Đơn giá ngày công bình quân
Đơn giá ngày công này thường được tham chiếu theo các quy định về lương chuyên gia tư vấn trong nước hoặc mặt bằng thị trường được thẩm định giá.
Những điểm mới “Đắt giá” so với quy định cũ
Quyết định 671/QĐ-BTTTT không chỉ là bản cập nhật, mà là sự “lột xác” so với các văn bản từ năm 2011.
Tính định lượng cao, giảm thiểu “xin – cho”
Quy định cũ thường chung chung, dẫn đến việc giải trình chi phí phụ thuộc nhiều vào khả năng “biện hộ” của đơn vị tư vấn. Quyết định 671 cung cấp bảng tiêu chí chấm điểm rõ ràng. Một chức năng được coi là “Phức tạp” phải chứng minh được số lượng giao dịch và các bước xử lý dữ liệu. Điều này bảo vệ cả chủ đầu tư (tránh bị thổi giá) và đơn vị phát triển (được trả đúng công sức).
Cập nhật các yếu tố công nghệ mới
Các hệ số kỹ thuật trong Quyết định 671 đã bao hàm các yêu cầu của phần mềm hiện đại như tính bảo mật (Security), khả năng truy cập trên nhiều thiết bị (Mobile/Web), và khả năng tích hợp hệ thống. Điều này khuyến khích các dự án đầu tư vào chất lượng chiều sâu thay vì chỉ làm cho “có chức năng”.
Tách bạch rõ ràng các loại chi phí
Văn bản quy định rõ các khoản KHÔNG thuộc chi phí phát triển phần mềm nội bộ để tránh trùng lặp dự toán:
- Chi phí tạo lập, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu (Data entry/Migration).
- Chi phí đào tạo người dùng cuối.
- Chi phí bản quyền phần mềm hệ thống (Hệ điều hành, Database server…).
- Chi phí đường truyền, hạ tầng máy chủ. Sự tách bạch này giúp việc lập Tổng mức đầu tư dự án trở nên mạch lạc, các hạng mục không “dẫm chân” lên nhau.
Thách thức khi áp dụng Quyết Định 671 và giải pháp
Dù văn bản đã rất chi tiết, nhưng thực tế triển khai luôn tồn tại những rào cản.
Thách thức 1: Khó khăn trong việc xác định đúng và đủ Use Case. Ranh giới giữa một Use Case mức “Trung bình” và “Phức tạp” đôi khi phụ thuộc vào tư duy của người thiết kế hệ thống. Nếu phân rã Use Case quá nhỏ, chi phí sẽ bị đội lên (sai quy định). Nếu gộp quá lớn, chi phí thấp, không đủ để làm chất lượng.
Giải pháp: Cần đơn vị tư vấn có kinh nghiệm thực chiến để phân rã hệ thống (System Decomposition) một cách khoa học, bám sát nghiệp vụ thực tế.
Thách thức 2: Áp lực về đơn giá nhân công. Mức lương cơ sở nhà nước thường thấp hơn so với thị trường lập trình viên chất lượng cao (đặc biệt là các vị trí AI, Big Data, Blockchain).
Giải pháp: Tận dụng tối đa các hệ số phức tạp kỹ thuật (TCF) để bù đắp. Một phần mềm yêu cầu bảo mật cao và hiệu năng xử lý lớn sẽ có hệ số cao hơn, giúp tổng chi phí tiệm cận với giá trị thực tế của thị trường.
Vai trò của Geneat Software trong bối cảnh mới
Là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm “may đo” (Custom Software) cho cả khối doanh nghiệp và nhà nước, Geneat Software hiểu rõ những áp lực mà Quý khách hàng gặp phải khi đứng trước bài toán dự toán và chất lượng.
Chúng tôi không chỉ là những lập trình viên viết mã (Coder), mà là những chuyên gia tư vấn giải pháp (Solution Consultants). Đồng hành cùng Geneat, Quý khách hàng sẽ được hỗ trợ:
- Tư vấn lập dự toán chuẩn xác: Đội ngũ chuyên gia của Geneat nắm vững phương pháp UCP theo Quyết định 671. Chúng tôi hỗ trợ khách hàng phân tích nghiệp vụ, xác định danh sách Use Case và lập bảng tính chi phí minh bạch, có cơ sở pháp lý vững chắc để bảo vệ trước các hội đồng thẩm định.
- Thiết kế hệ thống tối ưu: Chúng tôi cam kết xây dựng phần mềm đúng với các hệ số kỹ thuật đã cam kết. Nếu dự án được tính chi phí cho mức độ “Bảo mật cao”, sản phẩm bàn giao sẽ đạt các tiêu chuẩn bảo mật khắt khe nhất (OWASP, mã hóa dữ liệu…).
- Minh bạch quy trình: Toàn bộ quy trình phát triển từ Phân tích (BA), Thiết kế (Design), Lập trình (Dev) đến Kiểm thử (QC) tại Geneat đều được chuẩn hóa, giúp khách hàng dễ dàng giám sát và nghiệm thu theo từng giai đoạn đầu tư.
Kết luận
Quyết định 671/QĐ-BTTTT (2024) là một bước tiến lớn, mang lại hành lang pháp lý an toàn và chuyên nghiệp cho các dự án CNTT. Đối với nhà quản lý, việc nắm vững “luật chơi” này là điều kiện tiên quyết để triển khai dự án thành công.
Thay vì loay hoay với những ma trận tính toán phức tạp, hãy để Geneat Software đồng hành cùng bạn. Chúng tôi biến các yêu cầu nghiệp vụ phức tạp thành những giải pháp phần mềm hiệu quả, với chi phí được xác định minh bạch, tuân thủ pháp luật và tối ưu cho ngân sách của bạn.
Bạn đang chuẩn bị lập dự toán cho dự án phần mềm nội bộ năm 2026? Liên hệ ngay với Geneat Software để được tư vấn miễn phí về phương pháp xác định chi phí và giải pháp công nghệ phù hợp nhất.
