Dự án CCMS: Hệ thống theo dõi công nợ khách hàng

Dự án CCMS: Hệ thống theo dõi công nợ khách hàng (Customer Credit Monitor System) là một dự án tập trung vào việc quản lý và giám sát công nợ của khách hàng một cách hiệu quả. Hệ thống này được thiết kế để cung cấp cho doanh nghiệp khả năng theo dõi và điều phối các khoản công nợ đối với từng khách hàng một cách chi tiết và đáng tin cậy.

Với các tính năng như xem tổng quan các khoản nợ, phân loại theo thời gian và loại hợp đồng, CCMS giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý tài chính, nâng cao khả năng đàm phán với khách hàng, và đảm bảo tính thanh khoản của doanh nghiệp. Dự án CCMS hứa hẹn mang lại sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý công nợ, góp phần tăng cường sức khỏe tài chính và sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Những thách thức của khách hàng trước khi triển khai dự án

Trước khi triển khai dự án CCMS, khách hàng thường phải đối mặt với những thách thức đặc thù trong quản lý công nợ và tài chính do thiếu một hệ thống số hóa chuyên nghiệp, cụ thể như sau:

Hiệu suất làm việc thấp: Khi không có CCMS, nhân viên phải theo dõi và tính toán công nợ thủ công hoặc dựa trên các ứng dụng bảng tính không chuyên. Điều này không chỉ làm lãng phí thời gian và tài nguyên mà còn tạo ra nhiều lỗi trong việc ghi nhận và theo dõi các khoản nợ, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và năng suất của cả doanh nghiệp.

Quản lý thông tin kém hiệu quả: Dữ liệu về công nợ thường phân tán và không được cập nhật kịp thời, gây ra khó khăn trong việc truy cập và phân tích thông tin. Điều này không chỉ làm giảm khả năng đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp mà còn dẫn đến sai sót trong việc lập kế hoạch và ra quyết định. Khả năng theo dõi các khoản nợ quá hạn bị hạn chế, khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng nợ xấu và khó khăn trong việc thu hồi nợ.

Khó khăn trong quản lý nhân sự: Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên, đặc biệt là những người phụ trách công nợ và tài chính. Việc này gây khó khăn trong việc phát hiện sớm các vấn đề và triển khai các biện pháp khắc phục kịp thời, làm giảm hiệu quả quản lý nhân sự và tăng nguy cơ mất mát tài sản.

Thiếu minh bạch và trách nhiệm: Đây là một vấn đề nghiêm trọng khi không có một hệ thống quản lý công nợ số hóa. Khó khăn trong việc xác định trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận dẫn đến việc thiếu minh bạch và giảm tinh thần trách nhiệm của nhân viên. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc mà còn làm giảm niềm tin của khách hàng và các đối tác vào khả năng quản lý của doanh nghiệp.

Giải pháp quản lý hệ thống hiệu quả của GENEAT

Thấu hiểu được những vướng mắc mà doanh nghiệp gặp phải, đội ngũ của GENEAT hân hạnh được tư vấn cho quý khách Dịch vụ phát triển Phần mềm quản trị & Điều hành của chúng tôi. Với kinh nghiệm dày dặn trong việc thiết kế và phát triển phần mềm quản lý hệ thống khác nhau, GENEAT có thể:

• Phần mềm hóa toàn bộ các file Excel, nghiên cứu thiết kế và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu và phát triển phần mềm phục vụ mọi vị trí trong quy trình hiện tại.
•  Triển khai hệ thống Business Intelligent – BI, dựa trên nền tảng ELK Stack cho cấp quản lý. Hệ thống có khả năng đem đến giá trị và dữ liệu nhanh chóng trong thời gian thực.

Mô tả yêu cầu khách hàng về CCMS

Khách hàng cần có một hệ thống được thiết kế chi tiết, có khả năng cập nhật và quản lý thông tin nhiều nguồn khác nhau như: Nhân sự, phân quyền, nhà cung cấp, vật tư, sản phẩm, kho hàng, khách hàng, đơn hàng.

Ngoài ra hệ thống CCMS được triển khai trên nền tảng Web. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí và tối ưu trải nghiệm sử dụng của khách hàng, mà còn là vì hệ thống Web hiện đại đã được xây dựng các phương thức bảo mật thông tin mạnh mẽ, đảm bảo bí mật của doanh nghiệp.

Một số chức năng của dự án

Quản lý Nhà cung cấp

Chức năng quản lý nhà cung cấp trong dự án CCMS cho phép quản trị viên thực hiện các thao tác thêm mới, sửa hoặc xóa thông tin của các nhà cung cấp một cách dễ dàng. Giao diện được thiết kế trực quan để hiển thị những thông tin quan trọng nhất của các nhà cung cấp như số điện thoại, địa chỉ. Ngoài ra khách hàng còn có thể thêm ghi chú về nhà cung cấp trong trường hợp cần thiết.

Chức năng này còn cung cấp khả năng tìm kiếm và lọc thông tin nhà cung cấp theo nhiều tiêu chí khác nhau. Quản trị viên có thể dễ dàng tìm kiếm nhà cung cấp bằng mã nhà cung cấp hoặc tên nhà cung cấp, giúp nhanh chóng truy xuất thông tin cụ thể.

Hệ thống CCMS cũng cho phép lọc danh sách nhà cung cấp theo các tiêu chí, hỗ trợ việc quản lý và phân loại các nhà cung cấp theo nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Tính năng này giúp tối ưu hóa quản lý tài nguyên và cải thiện hiệu quả trong quản lý mối quan hệ với đối tác cung cấp.

Quản lý danh mục sản phẩm và vật tư

Việc quản lý kho chắc chắn là một trong những vấn đề quan trọng bậc nhất đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên việc này không đơn giản với khối lượng vật phẩm lớn. Vì vậy, chức năng quản lý danh mục sản phẩm và vật tư trong dự án CCMS cho phép quản trị viên thêm mới và quản lý chi tiết các vật tư và sản phẩm một cách hiệu quả.

Thanh công cụ tìm kiếm của chức năng quản lý sản phẩm và vật tư được lập trình sao cho các công việc tìm kiếm và lọc thông tin sản phẩm/vật tư theo có thể thực hiện theo nhiều tiêu chí khác nhau như: tên hoặc mã vật tư, đơn vị và có thể thêm mô tả nếu cần thiết

Như vậy, hệ thống được đầu tư rất nhiều trong việc hỗ trợ phân loại và quản lý hiệu quả các loại sản phẩm/vật tư. Tính năng này giúp tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho và cải thiện quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Quản lý khách hàng

Hệ thống CCMS còn giúp thực hiện thêm mới, cập nhật và xóa thông tin của khách hàng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Ngoài khả năng quản lý chi tiết các thông tin khách hàng, người dùng còn có thể xem toàn bộ danh sách khách hàng và tìm kiếm theo tên, mã khách hàng hoặc số điện thoại, giúp nhanh chóng truy xuất thông tin.

Chức năng quản lý danh mục khách hàng trong dự án CCMS có khả năng tìm kiếm và lọc thông tin khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau, nhờ vậy quản lý có thể dễ dàng tìm kiếm khách hàng bằng tên, mã khách hàng hoặc số điện thoại.

Với việc giảm tải việc phải ghi nhớ chi tiết thông tin của từng khách hàng, tính năng này giúp tối ưu hóa dịch vụ và nâng tầm quy trình chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.

Quản lý công nợ khách hàng

Chức năng quản lý công nợ khách hàng trong dự án CCMS cho phép quản trị viên xem và quản lý chi tiết các khoản công nợ của từng khách hàng. Tính năng này giúp quản trị viên nắm bắt được tình trạng công nợ chi tiết, từ đó có thể giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định quản lý tài chính cần thực hiện.

Hệ thống CCMS còn cung cấp cho quản trị viên khả năng tìm kiếm và lọc thông tin công nợ một cách chi tiết. Hệ thống có thể truy xuất công nợ khách hàng theo ngày tạo, trạng thái đơn hàng, tổng công nợ cũng như số nợ xấu cần phải thanh toán.

Cuối cùng, trên đầu trang quản lý hiển thị tổng công nợ cần phải thu, đã thanh toán hoặc cần giải quyết, cho phép doanh nghiệp có khả năng đưa ra những quyết định tài chính nhanh chóng.

Quản lý đơn hàng

Chức năng quản lý đơn hàng trong dự án CCMS cho phép thêm mới và quản lý chi tiết các đơn hàng một cách hiệu quả. Quản trị viên có thể tạo đơn bán hàng bằng cách nhập các thông tin như tên khách hàng, mã đơn hàng, sản phẩm, mã sản phẩm, đơn giá, đơn vị, số lượng và tổng tiền. Mỗi đơn hàng có thể chứa nhiều sản phẩm khác nhau. Sau khi duyệt, đơn hàng sẽ được tính vào công nợ của khách hàng, đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính và công việc kinh doanh.

Dự án CCMS giúp quản trị viên theo dõi sát sao và lọc danh sách đơn hàng theo nhiều cách khác nhau, từ đó nhanh chóng truy xuất thông tin chi tiết về từng đơn hàng. Tính năng này giúp nâng cao tính chính xác và nhất quán trong quản lý các hoạt động kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp.

Quản lý phiếu nhập/xuất kho

Chức năng quản lý phiếu nhập/xuất kho trong dự án CCMS cho phép quản trị viên xem và quản lý chi tiết các phiếu nhập và xuất kho dễ dàng. Quản trị viên còn có thể xem danh sách các phiếu nhập/xuất kho để nắm bắt tổng quan về các hoạt động nhập xuất kho trong khoảng thời gian nhất định. Tính năng này giúp quản trị viên có cái nhìn tổng quan về quản lý hàng tồn kho và các giao dịch vật liệu của doanh nghiệp.

Chức năng còn cho phép thêm mới và duyệt các phiếu nhập/xuất kho. Sau khi nhập liệu, quản trị có thể duyệt phiếu để hoàn tất quá trình nhập xuất kho. Khi được duyệt, hệ thống sẽ tự động trừ tồn kho, đảm bảo tính chính xác trong quản lý kho hàng và tài chính của doanh nghiệp. Hệ thống cũng cung cấp báo cáo xuất nhập tồn và hỗ trợ download Excel để quản lý và phân tích dữ liệu một cách thuận tiện và hiệu quả.

Báo cáo thống kê đơn hàng

Hệ thống CCMS có khả năng tạo các báo cáo thống kê rất chi tiết theo nhiều dạng khác nhau. Thật vậy, hệ thống tạo ra biểu đồ so sánh hiệu suất nhận đơn hàng của từng bộ phận; hỗ trợ tính toán tổng số đơn và số khách hàng của doanh nghiệp; thống kê đơn hàng theo thời gian thực.

Hệ thống CCMS còn có khả năng tạo biểu đồ để đánh giá các khách hàng tiềm năng và những sản phẩm đang bán chạy trên thị trường, từ đó, doanh nghiệp có khả năng đưa ra các quyết định hợp tác, đầu tư và mua bán tối ưu nhất có thể.

Cuối cùng và cũng là đặc biệt nhất, hệ thống CCMS hiển thị kết quả báo cáo lên dashboard theo thời gian thực giúp quản trị viên dễ dàng quản lý và nắm bắt tình hình. Hệ thống báo cáo thời gian theo: ngày/tuần/tháng/năm để lãnh đạo doanh nghiệp có thể xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả.