Thiết kế phần mềm là gì? Vai trò của thiết kế phần mềm đối với doanh nghiệp

Việc lựa chọn phần mềm phù hợp không chỉ dựa vào quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mà còn phụ thuộc vào các mục tiêu cụ thể và nhu cầu kinh doanh. Thiết kế phần mềm không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, cải thiện quản lý dữ liệu và tăng cường quan hệ khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh.

Thiết kế phần mềm là gì?

Thiết kế phần mềm là quá trình xây dựng các ứng dụng hoặc hệ thống phần mềm nhằm giải quyết những nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Quá trình này không chỉ dừng lại ở việc viết mã mà còn bao gồm nhiều bước khác nhau từ việc phân tích yêu cầu, thiết kế kiến trúc hệ thống, viết mã, kiểm thử, triển khai và bảo trì. Thiết kế phần mềm đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh, giảm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.

1. Phân tích yêu cầu

Giai đoạn phân tích là yêu cầu là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình thiết kế phần mềm. Khi khách đưa ra những mô tả của mình về ngành, lĩnh vực và quy trình làm việc nội bộ hiện tại thì bộ phận BA sẽ tiếp nhận những đầu vào trên và thực hiện các phân tích nghiệp vụ. Phân tích nghiệp vụ trong thiết kế phần mềm được hiểu như một bản thiết ngược toàn bộ doanh nghiệp của bạn biến nó thành một phần mềm khớp hoàn toàn với bản chất hiện tại của doanh nghiệp. Những công việc cụ thể tại bước thu thông thập thông tin là các buổi họp, khảo sát, phỏng vấn và quan sát hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Từ đó, đơn vị thiết kế sẽ xây dựng một danh sách các yêu cầu cần thiết cho phần mềm.

2. Thiết kế kiến trúc hệ thống

Sau khi xác định được yêu cầu, bước tiếp theo là thiết kế hệ thống kiến trúc. Đây là quá trình xác định cách tổ chức và cấu trúc các thành phần của phần mềm để đáp ứng các yêu cầu đã xác định tại bước một. Kiến trúc hệ thống bao gồm việc lựa chọn công nghệ, ngôn ngữ lập trình, cơ sở dữ liệu và định hướng cấu trúc trong triển khai. Mục tiêu của thiết kế kiến trúc là đảm bảo phần mềm có tính hệ thống, dễ bảo trì và có thể được mở rộng trong tương lai.

3. Viết mã

Giai đoạn viết mã là quá trình chuyển đổi các thiết kế từ thiết kế kiến trúc đưa lên thực thi. Bộ phần lập trình viên sẽ sử dụng ngôn ngữ lập trình và công cụ để phát triển mã theo các thiết kế đã được duyệt. Đây là giai đoạn mà các yêu cầu thiết kế được thực hiện hoá thành các chức năng cụ thể của phần mềm

4. Kiểm thử

Sau khi viết mã, phần mềm cần được kiểm thử để đảm bảo rằng nó hoạt động đúng theo yêu cầu và không có lỗi. Quá trình kiểm thử bao gồm nhiều loại hình kiểm thử như kiểm thử đơn vị (unit testing), kiểm thử tích hợp (integration testing), kiểm thử hệ thống (system testing) và kiểm thử chấp nhận (acceptance testing). Mục tiêu của kiểm thử là phát hiện và khắc phục các lỗi trước khi phần mềm được triển khai.

5. Triển khai và bảo trì

Khi phần mềm đã vượt qua các bước kiểm thử, nó sẽ được triển khai và đưa vào sử dụng. Quá trình triển khai bao gồm việc cài đặt phần mềm trên các máy chủ hoặc thiết bị, cấu hình các tham số và đào tạo người dùng. Sau khi phần mềm được triển khai, việc bảo trì là một phần không thể thiếu để đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định và đáp ứng các nhu cầu mới phát sinh. Bảo trì bao gồm việc cập nhật phần mềm, sửa lỗi và cải tiến các tính năng.

Các kiểu phần mềm doanh nghiệp hiện nay

Có nhiều loại phần mềm doanh nghiệp được thiết kế để phục vụ các mục đích khác nhau. Dưới đây là một số loại phần mềm doanh nghiệp phổ biến và vai trò của chúng đối với hoạt động kinh doanh:

1. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

CRM (Customer Relationship Management) là phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng, theo dõi tương tác và quản lý cơ hội bán hàng. CRM giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi lịch sử giao dịch và quản lý các chiến dịch tiếp thị.

Lợi ích của CRM:

• Quản lý các số liệu đơn hàng và khách hàng: trên thực tế, đây là kiểu phần mềm được sử dụng bởi hầu hết các doanh nghiệp bán lẻ và kinh doanh dịch vụ. Loại phần mềm này chuyên được dùng để chủ doanh nghiệp nắm được và quản lý các số liệu về đơn hàng và khách hàng cho tới cao cấp hơn là quy trình từ nhập kho, xuất kho và logistic.
• Cải thiện hiệu xuất bán hàng: Phần mềm không trực tiếp tham gia vào quá trình tiếp thị nhưng nó tham gia và quá trình tương tác nội bộ để tăng năng suất. So với những phương pháp quản lý truyền thống trên các file excel hay bàn giấy thì khi có một phần mềm chỉ cần vài thao tác là giúp quá trình giữa các bộ phận trong doanh nghiệp được diễn ra nhanh hơn.
• Quản lý số liệu hiệu quả: trước đây CRM chỉ là một phần mềm với việc số liệu thống kê đơn giản, nhưng ngày ngày với sự tiến bộ của khoa học và những áp dụng mới của dữ liệu thì CRM ngày nay còn có nhiều hơn là chức năng hiển thị số liệu. Một số phần mềm hiện này đã tích hợp công cụ dữ liệu cho việc ra quyết định hoặc tiên tiến hơn họ có thể tích hợp AI cho việc thực hiện các vấn đề phức tạp trong một môi trường cần phải liên tục đưa ra các phản hồi nhanh và không chắc chắn. Ví dụ như AI có thể thực hiện một loạt các thống kê suy diễn và đưa ra định lượng cho các quyết định trong chiến lược kinh doanh của bạn.

2. Phần mềm quản lý tài chính (ERP)

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống quản lý tích hợp giúp doanh nghiệp quản lý các quy trình kinh doanh như tài chính, nhân sự, sản xuất và chuỗi cung ứng. ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình và cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động.

Lợi ích của ERP:

• Giảm thiểu lỗ trong quy trình kinh doanh: ERP tự động hóa các quy trình kinh doanh, giảm thiểu sai sót do con người gây ra.
• Cải thiện quy trình làm việc: ERP tối ưu hóa các quy trình, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Báo cáo tổng quan về kinh doanh: ERP cung cấp báo cáo và phân tích chi tiết, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác.

3. Phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án đúng như cái tên của nó, đây là kiểu phần mềm giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, tổ chức và quản lý các dự án từ các giai đoạn bắt đầu cho tới khi đóng lại dự án. Phần mềm sẽ cung cấp các công cụ để theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên, thiết lập nguyên tắc công việc và giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm.

Lợi ích của phần mềm quản lý dự án:

• Cải thiện quản lý và năng suất công việc: một điều rõ ràng khi toàn bộ quy trình làm việc được số hoá trên hệ thống sẽ giúp các thành viên nhóm công việc trong bộ phần doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tập trung vào mục tiêu dựa vào các task và timeline được đưa ra
• Cải thiện khả năng quản lý: việc quản lý truyền thống thường khiến các vị trí đứng đầu như Leader, Manager gặp khó khăn trong việc tổ chức công việc và theo dõi tiến độ công việc. Nhờ có phần mềm quản lý, quá trình này sẽ diễn ra trơn tru và có nhịp độ hơn.
• Cải thiện khả năng hợp tác và giao tiếp giữa các đội nhóm: vấn đề nhân sự, sự hợp tác luôn là vấn đề đau đầu của các nhà quản lý. Trong khía cạnh này phần mềm đóng vai trò thiết lập các nguyên tắc để mỗi cá nhân đi vào hoạt động mà không có rào cản nào.

4. Phần mềm quản lý nhân sự (HRM)

HRM (Human Resource Management) là phần mềm hỗ trợ quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự như tuyển dụng, đào tạo và đánh giá hiệu suất. HRM giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhân sự và cải thiện chất lượng quản lý nhân sự.

Lợi ích của HRM:

• Tối ưu hóa quy trình nhân sự: HRM tự động hóa các quy trình nhân sự, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Cải thiện chất lượng tuyển dụng: HRM cung cấp các công cụ quản lý quy trình tuyển dụng, giúp doanh nghiệp tuyển dụng nhân viên phù hợp.
• Đánh giá hiệu suất: HRM cung cấp các công cụ đánh giá hiệu suất, giúp doanh nghiệp quản lý và phát triển nhân sự hiệu quả.

Vai trò của phần mềm đối với doanh nghiệp

Phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và cạnh tranh của doanh nghiệp. Dưới đây là một số vai trò chính của phần mềm đối với doanh nghiệp:

1. Tối ưu hóa quy trình làm việc

Phần mềm giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Các quy trình kinh doanh được tự động hóa giúp doanh nghiệp giảm bớt khối lượng công việc và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Ví dụ, phần mềm quản lý kho hàng tự động cập nhật số lượng tồn kho khi có giao dịch nhập xuất hàng, giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác tình hình tồn kho và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa.

2. Cải thiện quản lý dữ liệu

Phần mềm giúp doanh nghiệp lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn. Các hệ thống quản lý dữ liệu như CRM, ERP cung cấp các công cụ để lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng, tài chính, sản xuất, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động và đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu.

3. Quản lý tốt về số liệu doanh nghiệp

Phần mềm CRM một công cụ luôn có trong mỗi trong nghiệp tuỳ từng mức độ đơn giản cho tới phức tạp. Mỗi một phần mềm CRM được coi như một công cụ báo cáo chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp dễ dàng xem được các số liệu về doanh số và tốc độ tăng trưởng. CRM cung cấp các công cụ để theo dõi lịch sử giao dịch, quản lý các chiến dịch tiếp thị và hỗ trợ khách hàng, giúp doanh nghiệp hiểu rõ về khách hàng tốt hơn

4. Nâng cao khả năng cạnh tranh

Sử dụng phần mềm giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với thay đổi thị trường và tăng cường khả năng cạnh tranh. Các hệ thống ERP, CRM, HRM cung cấp các công cụ để tối ưu hóa quy trình kinh doanh, quản lý thông tin và phát triển nhân sự, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và đáp ứng nhanh chóng với các thay đổi trong thị trường.

5. Tiết kiệm chi phí

Phần mềm giúp doanh nghiệp giảm chi phí quản lý, vận hành và phát triển. Ví dụ, phần mềm quản lý tài chính giúp tự động hóa các quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, từ đó giảm chi phí quản lý tài chính. Phần mềm quản lý dự án giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thời gian hoàn thành và giảm chi phí liên quan đến quản lý dự án. Việc sử dụng phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực và tập trung vào các hoạt động tạo ra giá trị gia tăng.

Tư vấn doanh nghiệp bạn phù hợp với phần mềm nào?

Việc lựa chọn phần mềm phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể, quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là một số gợi ý về việc lựa chọn phần mềm dựa trên từng loại doanh nghiệp và nhu cầu cụ thể:

1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs)

Nhu cầu chung của các doanh nghiệp vừa và nhỏ như: quản lý khách hàng hiệu quả; quản lý tài chính và kế toán; quản lý nhân sự cơ bản; quản lý dự án. Geneat Software xin đưa ra các gợi ý về phần mềm như sau:

• Phần mềm CRM: Zoho CRM, HubSpot CRM là những lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Các phần mềm này dễ sử dụng, có chi phí hợp lý và cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để quản lý quan hệ khách hàng.
• Phần mềm kế toán: QuickBooks, Xero là những giải pháp quản lý tài chính và kế toán phù hợp cho SMEs. Chúng giúp tự động hóa các quy trình kế toán, theo dõi chi tiêu và tạo báo cáo tài chính.
• Phần mềm quản lý nhân sự: BambooHR, Gusto là những lựa chọn tốt cho việc quản lý nhân sự cơ bản, bao gồm tuyển dụng, chấm công và trả lương.
• Phần mềm quản lý dự án: Asana, Trello giúp quản lý dự án hiệu quả, từ lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ đến theo dõi tiến độ và cộng tác giữa các thành viên trong nhóm.

2. Doanh nghiệp lớn

Nhu cầu của doanh nghiệp lớn thường liên quan tới tài chính như quản lý dòng tiền; kế toán và thuế; tích hợp quản lý quy trình kinh doanh; chuỗi cung ứng doanh nghiệp; và hệ thống doanh nghiệp. Các phần hiện có mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Phần mềm ERP: SAP, Oracle ERP Cloud là những giải pháp ERP hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn. Chúng cung cấp các công cụ tích hợp để quản lý tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng và nhân sự, giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và cải thiện hiệu quả hoạt động.
• Phần mềm quản lý tài chính: Microsoft Dynamics 365 Finance, NetSuite ERP cung cấp các công cụ quản lý tài chính mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, quản lý ngân sách và lập báo cáo tài chính chi tiết.
• Phần mềm quản lý nhân sự: Workday, ADP Workforce Now cung cấp các giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất và quản lý lương thưởng.
• Phần mềm quản lý dự án: Microsoft Project, Smartsheet là những công cụ quản lý dự án tiên tiến, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, quản lý tài nguyên và theo dõi tiến độ dự án hiệu quả.

3. Doanh nghiệp dịch vụ

Nhu cầu chung:

• Quản lý dịch vụ khách hàng
• Quản lý dự án và lịch trình công việc
• Quản lý tài chính và kế toán
• Quản lý nhân sự

Gợi ý phần mềm:

• Phần mềm CRM: Salesforce, Freshworks CRM là những giải pháp CRM hàng đầu cho doanh nghiệp dịch vụ, giúp quản lý dịch vụ khách hàng, theo dõi tương tác và quản lý cơ hội bán hàng.
• Phần mềm quản lý dự án: Monday.com, Wrike là những công cụ quản lý dự án linh hoạt, giúp lập kế hoạch, quản lý nhiệm vụ và theo dõi tiến độ công việc trong các dự án dịch vụ.
• Phần mềm kế toán: Wave, FreshBooks là những giải pháp kế toán đơn giản nhưng hiệu quả cho doanh nghiệp dịch vụ, giúp quản lý hóa đơn, theo dõi chi tiêu và tạo báo cáo tài chính.
• Phần mềm quản lý nhân sự: Zoho People, Namely cung cấp các giải pháp quản lý nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp dịch vụ, bao gồm quản lý tuyển dụng, chấm công và đào tạo nhân viên.

4. Doanh nghiệp sản xuất

Nhu cầu chung:

• Quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng
• Quản lý tài chính và kế toán
• Quản lý chất lượng sản phẩm
• Quản lý nhân sự

Gợi ý phần mềm:

• Phần mềm ERP: Odoo, Infor CloudSuite Industrial là những giải pháp ERP phù hợp cho doanh nghiệp sản xuất, giúp quản lý sản xuất, chuỗi cung ứng, tài chính và nhân sự.
• Phần mềm quản lý sản xuất: Fishbowl, Katana MRP cung cấp các công cụ quản lý sản xuất tiên tiến, giúp lập kế hoạch sản xuất, quản lý tồn kho và theo dõi tiến độ sản xuất.
• Phần mềm quản lý chất lượng: MasterControl, ETQ cung cấp các giải pháp quản lý chất lượng sản phẩm, giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng sản phẩm và tuân thủ các tiêu chuẩn quy định.
• Phần mềm quản lý nhân sự: Kronos, SAP SuccessFactors cung cấp các công cụ quản lý nhân sự toàn diện, giúp quản lý tuyển dụng, đào tạo và đánh giá hiệu suất của nhân viên trong ngành sản xuất.

Doanh nghiệp cần tư vấn phần mềm liên hệ Geneat Software

 

Tại Geneat Software, chúng tôi hiểu rõ rằng mỗi doanh nghiệp đều có những nhu cầu và thách thức riêng biệt. Chúng tôi cam kết cung cấp các giải pháp phần mềm tùy chỉnh, phù hợp với từng doanh nghiệp, giúp bạn đạt được hiệu quả kinh doanh tối ưu. Nếu bạn đang cân nhắc việc triển khai phần mềm cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp.