Quản lý dữ liệu là gì? Tại sao quản lý dữ liệu lại quan trọng

Trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay, dữ liệu là một trong những tài sản quý giá nhất của các tổ chức và doanh nghiệp. Dữ liệu không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thị trường và khách hàng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc định hình chiến lược kinh doanh và đưa ra các quyết định sáng suốt. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa giá trị của dữ liệu, việc quản lý dữ liệu hiệu quả là điều không thể thiếu. Đây là lý do tại sao quản lý dữ liệu ngày càng trở thành một chủ đề được quan tâm rộng rãi trên toàn cầu.

Quản lý dữ liệu là gì?

Quản lý dữ liệu là quá trình thu thập, lưu trữ, bảo vệ dữ liệu và đảm bảo dữ liệu luôn chính xác, sẵn sàng đáp ứng cho các hoạt động kinh doanh hay nghiên cứu của doanh nghiệp. Hiện nay, dù sở hữu nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, tuy vậy các tổ chức, doanh nghiệp cần phải phân tích và tích hợp dữ liệu để khai thác nghiệp vụ thông minh hơn cho hoạch định chiến lược. Quá trình quản lý dữ liệu bao gồm tất cả các chính sách, công cụ và quy trình nhằm cải thiện khả năng sử dụng dữ liệu trong khuôn khổ pháp luật và quy định pháp lý.

Tại sao quản lý dữ liệu lại quan trọng

Dữ liệu là một nguồn tài nguyên vô cùng giá trị của mọi doanh nghiệp hiện đại. Với quyền truy cập vào khối lượng lớn và đa dạng các loại dữ liệu khác nhau, các tổ chức đầu tư đáng kể vào kho lưu trữ dữ liệu và cơ sở hạ tầng quản lý. Họ sử dụng hệ thống quản lý dữ liệu để chạy các nghiệp vụ thông minh và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả hơn. Dưới đây là một số lợi ích của quản lý dữ liệu.

Tăng doanh thu và lợi nhuận

Phân tích dữ liệu mang lại những thông tin chuyên sâu về mọi khía cạnh của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa hoạt động và giảm thiểu chi phí. Với những kiến thức có được từ dữ liệu, doanh nghiệp có thể dự đoán tác động của các quyết định trong tương lai, cải thiện quy trình ra quyết định và lập kế hoạch kinh doanh. Nhờ đó, các tổ chức có thể đạt được sự tăng trưởng đáng kể về doanh thu và lợi nhuận thông qua việc nâng cao kỹ thuật quản lý dữ liệu.

Giảm thiểu sự thiếu nhất quán trong dữ liệu

“Lô cốt dữ liệu” đề cập đến các tập hợp dữ liệu thô được cô lập trong một tổ chức, mà chỉ một nhóm hoặc bộ phận cụ thể có quyền truy cập. Các dữ liệu này dẫn đến sự thiếu nhất quán và làm giảm độ tin cậy của kết quả phân tích. Các giải pháp quản lý dữ liệu hiện đại tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, cung cấp cái nhìn tập trung và toàn diện, đồng thời cải thiện sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức.

Đáp ứng yêu cầu tuân thủ quy định

Các quy định như Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) và Đạo luật về quyền riêng tư của người tiêu dùng California (CCPA) trao quyền kiểm soát dữ liệu cho người tiêu dùng. Người dùng có quyền thực hiện các biện pháp pháp lý nếu phát hiện tổ chức:

• Thu thập dữ liệu mà không có sự cho phép.
• Không quản lý chặt chẽ vị trí và cách sử dụng dữ liệu.
• Tiếp tục lưu trữ dữ liệu dù đã có yêu cầu xóa bỏ.

Do đó, việc xây dựng một hệ thống quản lý dữ liệu tuân thủ các quy định pháp luật là vô cùng cần thiết để bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng và tránh các hậu quả pháp lý tiềm ẩn.

Các lĩnh vực trọng tâm trong quản lý dữ liệu

Quản lý dữ liệu không chỉ dừng lại ở việc quản trị dữ liệu mà còn bao gồm việc thực hiện các giải pháp đảm bảo dữ liệu chất lượng cao, phân bổ dữ liệu hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp lý. Dưới đây là các lĩnh vực quan trọng trong quản lý dữ liệu:

Quản lý chất lượng dữ liệu

Người dùng dữ liệu kỳ vọng dữ liệu phải có độ tin cậy và tính nhất quán phù hợp với mục đích sử dụng. Quản lý chất lượng dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc đo lường và cải thiện chất lượng dữ liệu của tổ chức. Các nhà quản lý chất lượng dữ liệu thường thực hiện:

• Đánh giá và xác minh mức độ đáp ứng tiêu chuẩn của cả dữ liệu hiện tại và dữ liệu mới.
• Thiết lập quy trình ngăn chặn dữ liệu chất lượng thấp thâm nhập hệ thống.

Tiêu chuẩn chất lượng dữ liệu bao gồm các yếu tố như:

• Thông tin chính có bị thiếu hay không, dữ liệu đã đầy đủ hay chưa? (ví dụ: khách hàng để lại thông tin liên hệ chính)
• Dữ liệu có đáp ứng các quy tắc kiểm tra dữ liệu cơ bản không? (ví dụ: số điện thoại phải có 10 chữ số)
• Dữ liệu giống nhau xuất hiện trong hệ thống với tần suất như thế nào? (ví dụ: các mục nhập dữ liệu trùng lặp của cùng một khách hàng)
• Dữ liệu có chính xác không? (ví dụ: khách hàng nhập sai địa chỉ email)
• Chất lượng dữ liệu có nhất quán trên toàn hệ thống không? (ví dụ: ngày sinh ở định dạng dd/mm/yyyy trong một tập dữ liệu nhưng lại ở định dạng mm/dd/yyyy trong một tập dữ liệu khác)

Phân bổ dữ liệu và tính nhất quán

Điểm cuối cho phân bổ dữ liệu

Dữ liệu cần được phân bổ đến các điểm cuối cần thiết, như hệ thống vận hành, kho dữ liệu hoặc hồ dữ liệu. Điều này nhằm giảm độ trễ mạng, đảm bảo dữ liệu sẵn sàng khi cần sử dụng. Lưu trữ bản sao dữ liệu tại cơ sở dữ liệu cục bộ có thể giúp giải quyết vấn đề về độ trễ mạng trong các trường hợp cần truy cập nhanh.

Cơ chế sao chép dữ liệu và tính nhất quán

• Sao chép đồng bộ: Đảm bảo tính nhất quán cao bằng cách cập nhật mọi bản sao dữ liệu ngay lập tức. Cách tiếp cận này thường được sử dụng cho dữ liệu tài chính, nơi tính chính xác được ưu tiên hơn hiệu suất.
• Sao chép không đồng bộ: Tạo ra tính nhất quán sau cùng, cho phép truy cập vào bản sao cũ khi dữ liệu đang được cập nhật. Phương pháp này phù hợp cho các trường hợp như mạng xã hội hoặc thông tin khách hàng không đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối.

So sánh phân luồng và cập nhật hàng loạt

• Luồng dữ liệu: Phân tầng các thay đổi dữ liệu ngay khi chúng xảy ra, lý tưởng cho các ứng dụng yêu cầu dữ liệu gần thời gian thực.
• Cập nhật hàng loạt: Thực hiện xử lý dữ liệu theo lô, phù hợp cho các hoạt động phân tích hoặc khi cần đảm bảo tính nhất quán nội bộ ở một thời điểm cụ thể.

Quản lý dữ liệu lớn

Dữ liệu lớn (Big Data) là khối lượng dữ liệu khổng lồ được thu thập với tốc độ nhanh trong thời gian ngắn. Ví dụ: dữ liệu từ cảm biến IoT hoặc video trên mạng xã hội. Việc quản lý dữ liệu lớn đặt ra các thách thức về lưu trữ, xử lý và phân tích dữ liệu, đặc biệt khi dữ liệu có thể bao gồm:

• Dữ liệu có cấu trúc: Dạng bảng, dễ tổ chức.
• Dữ liệu bán cấu trúc: Kết hợp giữa cấu trúc và không cấu trúc.
• Dữ liệu không có cấu trúc: Hình ảnh, video, tài liệu.

Các công cụ quản lý dữ liệu lớn phải đảm bảo các chức năng như tích hợp, lưu trữ và phân tích dữ liệu, đồng thời hỗ trợ tổ chức trích xuất giá trị từ dữ liệu lớn.

Kiến trúc dữ liệu và lập mô hình dữ liệu

Kiến trúc dữ liệu

Kiến trúc dữ liệu cung cấp một kế hoạch chi tiết về cách tổ chức, lưu trữ và quản lý luồng dữ liệu trong tổ chức. Điều này bao gồm việc lựa chọn cơ sở dữ liệu, kho dữ liệu và hồ dữ liệu phù hợp để thực hiện chiến lược quản lý dữ liệu.

Lập mô hình dữ liệu

Lập mô hình dữ liệu là quá trình tạo ra các mô hình khái niệm và logic để biểu diễn luồng công việc và mối quan hệ giữa các loại dữ liệu. Các nhà quản lý thường bắt đầu với mô hình khái niệm, sau đó phát triển thành mô hình kỹ thuật phù hợp với công nghệ đã chọn.

Quản trị dữ liệu

Quản trị dữ liệu là việc thiết lập các chính sách và quy trình nhằm bảo đảm bảo mật, tính toàn vẹn và việc sử dụng dữ liệu một cách có trách nhiệm. Quản trị dữ liệu bao gồm:

• Tuân thủ quy định: Giảm rủi ro pháp lý bằng cách đảm bảo dữ liệu tuân thủ các luật hiện hành, như GDPR hoặc CCPA.
• Bảo mật dữ liệu: Phòng ngừa truy cập trái phép, bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát hoặc hư hỏng. Điều này bao gồm:
  • Ngăn chặn xóa hoặc di chuyển dữ liệu không chủ ý.
  • Xác minh tính an toàn của trung tâm dữ liệu vật lý.
  • Xác thực người dùng và kiểm soát quyền truy cập dữ liệu.
  • Đảm bảo dữ liệu tuân thủ luật pháp tại nơi lưu trữ.

Quản trị dữ liệu không chỉ đảm bảo an toàn và tính toàn vẹn mà còn tạo nền tảng vững chắc cho tổ chức phát triển bền vững.

Một số thách thức về quản lý dữ liệu?

Quy mô và hiệu năng

Các tổ chức đòi hỏi phần mềm quản lý dữ liệu phải hoạt động hiệu quả ở mọi quy mô. Các tổ chức phải liên tục theo dõi và đặt cấu hình lại cơ sở hạ tầng quản lý dữ liệu để duy trì thời gian đáp ứng cao điểm ngay cả khi dữ liệu tăng theo cấp số nhân.

Các yêu cầu liên tục thay đổi

Các quy định rất phức tạp và thay đổi theo thời gian, tương tự như vậy, yêu cầu của khách hàng và nhu cầu kinh doanh cũng thay đổi nhanh chóng. Mặc dù các tổ chức có nhiều lựa chọn hơn về các nền tảng quản lý dữ liệu mà họ có thể sử dụng nhưng họ sẽ phải liên tục đánh giá các quyết định cơ sở hạ tầng để duy trì tính linh hoạt CNTT tối đa, tuân thủ pháp lý và chi phí thấp hơn.

Đào tạo nhân viên

Việc bắt đầu quá trình quản lý dữ liệu trong bất kỳ tổ chức nào cũng có thể là một thách thức. Ngay chính khối lượng dữ liệu cũng đã là quá sức, chưa kể còn tồn tại các silo liên ngành. Lên kế hoạch một chiến lược quản lý dữ liệu mới và để nhân viên chấp nhận các hệ thống và quy trình mới đòi hỏi nhiều thời gian và công sức.

Giải pháp cho quản lý dữ liệu

Các biện pháp thực hành tốt nhất về quản lý dữ liệu là cơ sở tạo nên chiến lược dữ liệu thành công. Sau đây là các biện pháp thực hành tốt nhất thường thấy.

Tự động hóa

Một chiến lược quản lý dữ liệu thành công kết hợp tự động hóa trong hầu hết các tác vụ xử lý và chuẩn bị dữ liệu. Thực hiện các tác vụ chuyển đổi dữ liệu theo cách thủ công gây sai sót và lỗi trong hệ thống. Ngay cả với số lượng hạn chế các tác vụ thủ công, chẳng hạn như chạy các công việc hàng tuần, cũng có thể gây ra các trở ngại trên hệ thống. Phần mềm quản lý dữ liệu có thể hỗ trợ mở rộng nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Điện toán đám mây

Các doanh nghiệp đòi hỏi các giải pháp quản lý dữ liệu hiện đại mang đến cho họ nhiều tính năng đa dạng, phú hợp nghiệp vụ. Một giải pháp về IOT có thể quản lý tất cả các khía cạnh quản lý dữ liệu ở quy mô lớn mà không ảnh hưởng đến hiệu năng. Ví dụ: Geneat Software cung cấp cho doanh nghiệp một phần mềm quản lý, giúp doanh nghiệp quản lý, lưu trữ, tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý dữ liệu của mình.

Tạm kết

Quản lý dữ liệu là yếu tố then chốt giúp các tổ chức và doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động và cạnh tranh bền vững trong thị trường ngày nay. Việc xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu toàn diện không chỉ giúp xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật, tăng cường bảo mật và hỗ trợ ra quyết định chiến lược.

Geneat tự hào là đơn vị hàng đầu trong việc thiết kế và triển khai các phần mềm quản lý dữ liệu tối ưu, phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, Geneat cam kết mang đến những giải pháp toàn diện, giúp tổ chức của bạn quản lý dữ liệu một cách hiệu quả và bền vững. Hãy liên hệ với Geneat ngay hôm nay để khám phá những giá trị mà quản lý dữ liệu mang lại cho doanh nghiệp của bạn.