Paperless là gì? Vai trò và cách phát triển văn phòng không giấy

Với chủ trương chuyển đổi số mạnh mẽ của chính phủ, việc tìm kiếm và áp dụng các phương pháp chuyển đổi số ngày càng nhận được sự quan tâm của các doanh nghiệp và tổ chức. Trong đó, paperless (không giấy tờ) là một khái niệm nổi bật, thể hiện sự hiện đại hóa trong cách thức quản lý và vận hành công việc. Không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, mô hình này còn góp phần tiết kiệm chi phí, bảo vệ môi trường và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp. Vậy paperless là gì? Vai trò và cách phát triển văn phòng không giấy như thế nào? Cùng Geneat tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Paperless là gì?

Paperless (không giấy tờ) là một hệ thống quản lý, vận hành và giao dịch được thực hiện hoàn toàn bằng điện tử, loại bỏ hoặc tối thiểu hóa việc sử dụng giấy tờ. Thay vì phụ thuộc vào các tài liệu vật lý, paperless sử dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm quản lý, chữ ký điện tử, lưu trữ đám mây, và các công cụ trực tuyến khác để tạo, lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin.

Ta cần phải phân biệt “paperless” (không giấy tờ) khác với “less-paper” (giảm thiểu giấy tờ). “Less-paper” chỉ đơn thuần là giảm thiểu lượng giấy sử dụng trong hoạt động hàng ngày, trong khi “paperless” hướng đến mục tiêu loại bỏ hoàn toàn sự phụ thuộc vào giấy tờ. Mặc dù “less-paper” là một bước tiến tích cực, nhưng vẫn chưa thể khai thác hết tiềm năng của công nghệ số trong việc tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả.

Việc triển khai paperless có thể được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, đặc thù và nhu cầu của từng doanh nghiệp. Một số phương pháp phổ biến bao gồm:

Sử dụng thiết bị di động: Paperless cho phép nhân viên truy cập và xử lý thông tin mọi lúc, mọi nơi thông qua điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.

Sử dụng phần mềm quản lý chuyên biệt: Các phần mềm ERP, CRM, HRM, SCM… cho phép số hóa toàn bộ quy trình và paperless từ quản lý kho, sản xuất, bán hàng đến nhân sự.

Ứng dụng chữ ký điện tử: Hợp pháp hóa các giao dịch và hợp đồng điện tử, loại bỏ việc in ấn và ký tá thủ công.

Lưu trữ dữ liệu trên đám mây: Ứng dụng paperless, doanh nghiệp sẽ lưu trữ tập trung và an toàn các tài liệu, dữ liệu, giúp dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin.

Tự động hóa quy trình: Sử dụng công nghệ RPA (Robotic Process Automation) để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, giảm thiểu sự can thiệp thủ công.

 Lợi ích của paperless trong quá trình vận hành tổ chức, doanh nghiệp

Tiết kiệm không gian làm việc

Không gian làm việc chật kín các kệ, tủ đựng tài liệu và giấy tờ dễ khiến nhân viên cảm thấy ngột ngạt, thiếu tinh thần và mất đi sự hứng thú trong công việc. Đặc biệt, với các lĩnh vực đặc thù như luật, tài chính, kế toán… lượng giấy tờ lớn không chỉ chiếm nhiều không gian mà còn tiêu tốn thời gian cho việc phân loại, sắp xếp và tìm kiếm.

Việc số hóa tài liệu trên nền tảng điện toán đám mây giúp loại bỏ phần lớn giấy tờ truyền thống, tạo ra một không gian làm việc gọn gàng, rộng rãi và khoa học hơn. Sự tối ưu này không chỉ mang đến hình ảnh văn phòng chuyên nghiệp mà còn giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, hứng khởi hơn trong quá trình làm việc.

Giảm thiểu chi phí vận hành

Paperless giúp doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn chi phí in ấn thường gặp như: Máy in, giấy, mực in,… Các quy trình soạn thảo, chỉnh sửa văn bản, lưu trữ thông tin được thực hiện hoàn toàn trên nền tảng kỹ thuật số giúp doanh nghiệp tiết kiệm lượng lớn giấy in sai/in thử. 

Ngoài ra, một số phần mềm được tích hợp chữ ký số, cho phép lãnh đạo ký trực tuyến, và có quyền hợp pháp như các văn bản vật lý. Các thao tác hành chính lặp đi lặp lại dần được loại bỏ, tối ưu thời gian và chi phí vận hành.

Nâng cao khả năng bảo mật dữ liệu

Clou cho phép doanh nghiệp trữ dữ liệu dưới dạng số, sao lưu trực tuyến không giới hạn, giúp hạn chế rủi ro dữ liệu bị đánh cắp và hư hỏng.  Công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), Big Data và học máy (Machine Learning) giúp tăng cường khả năng bảo mật dữ liệu trên Cloud. Tài liệu được phân chia theo nhóm, danh mục,… Quyền truy cập được kiểm soát tuyệt đối, chỉ cho phép những người được cấp quyền truy cập và sử dụng tài liệu được lưu trữ.

Dễ dàng thu thập, chia sẻ thông tin

Dữ liệu và thông tin được lưu trữ trên Cloud cho phép người dùng có quyền truy cập dễ dàng sử dụng, chia sẻ mọi lúc, mọi nơi. Việc chuyển giao thông tin giữa các nhân sự cũng trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Bên cạnh đó, nhiều phần mềm hỗ trợ tính năng trao đổi, ghi chú trực tiếp dưới mỗi thông báo, công văn hay tài liệu, giúp nhân viên xử lý công việc một cách minh bạch và hiệu quả hơn. Đồng thời, thông tin được thu thập từ nhiều nguồn sẽ được tự động phân tích, sàng lọc và lưu trữ chính xác, nhanh chóng, vượt trội so với phương pháp thủ công truyền thống.

Tính bền vững cho môi trường

Với phương thức lưu trữ tài liệu truyền thống, các tổ chức và doanh nghiệp phải sử dụng một lượng lớn giấy, mực in,… điều này gây ra những tác động tiêu cực đến môi trường tự nhiên. Hóa chất từ mực in có thể làm ô nhiễm nguồn nước, đất đai, trong khi việc chặt cây để sản xuất giấy làm giảm mật độ cây xanh, ảnh hưởng đến khả năng lọc không khí của môi trường.

Mô hình paperless giảm thiểu tài liệu in ấn và chuyển sang lưu trữ dữ liệu trên nền tảng số đã giúp hạn chế đáng kể lượng rác thải và giảm thiểu việc khai thác tài nguyên thiên nhiên phục vụ cho sản xuất giấy, mực in. Nhờ đó, paperless góp phần tích cực vào việc bảo vệ môi trường và phát triển bền vững.

Cách thiết lập paperless office hiệu quả 

Để thiết lập văn phòng không giấy (Paperless Office) hiệu quả, quý doanh nghiệp cần lưu tâm đến 3 vấn đề chính sau đây. 

Thay đổi quy trình vận hành

Paperless office là mục tiêu của nhiều tổ chức/doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần thay đổi cách thức vận hành, xác định rõ mục tiêu và xây dựng quy trình làm việc số hóa theo từng bước nhằm đảm bảo hiệu quả làm việc của từng cá nhân. Các bước chính gồm:

• Xác định nhu cầu, mục tiêu: Doanh nghiệp xác định rõ nhu cầu, mục tiêu khi xây dựng quy trình như: tái cấu trúc doanh nghiệp, nâng cấp hệ thống,… 
• Xác định các bước thuộc quy trình làm việc: Các bước cần phụ thuộc vào tính chất công việc, loại hình doanh nghiệp. Phương pháp 5W-1H-5M được sử dụng khá phổ biến  để phân tích các bước của quy trình làm việc. 
• Nắm rõ nội dung chính của quy trình: Nhà quản trị cần nắm rõ nội dung cốt lõi của từng bước để có những quyết định chính xác. 
• Kiểm tra quy trình làm việc: Kiểm tra, lựa chọn phương pháp phù hợp, kiểm soát quy trình để đảm bảo đánh giá đúng tiến độ tối ưu, kịp thời đưa ra các cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.
• Nắm rõ những điểm quy trình có thể tối ưu hoá bằng công nghệ: Nhà quản trị cần nắm rõ các quy trình có thể thực hiện số hóa và áp dụng.
• Sử dụng công cụ hỗ trợ phù hợp: Lựa chọn các phần mềm và giải pháp phù hợp để quy trình số hóa diễn ra nhanh chóng, hiệu quả.

Đổi mới tư duy, cách thức làm việc

Với cách thức làm việc truyền thống, nhân viên buộc phải có mặt tại văn phòng để xử lý công việc. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của công nghệ, các mô hình làm việc từ xa, làm việc tại nhà hay kết hợp (Hybrid Model) đang dần trở nên phổ biến và mang lại hiệu quả cao. Các công việc như duyệt công văn, xử lý tài liệu,… giờ đây hoàn toàn có thể thực hiện dễ dàng trên môi trường số.

Theo một cuộc khảo sát về tương lai của công việc, 83% người tham gia cho rằng mô hình làm việc kết hợp chính là giải pháp tối ưu trong tương lai. Sự kết hợp của các công nghệ hiện đại như Big Data, AI, IoT,… giúp nhân viên linh hoạt làm việc ở các địa điểm và múi giờ khác nhau mà vẫn đảm bảo hiệu suất tương đương khi làm việc trực tiếp tại văn phòng.

Để triển khai thành công Paperless, doanh nghiệp cần đào tạo đội ngũ nhân viên thành thạo trong việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ công việc. Đồng thời, cần xây dựng một môi trường làm việc linh hoạt, cởi mở, khuyến khích sự tương tác hiệu quả giữa các cá nhân và phòng ban.

Dịch vụ thiết kế phần mềm từ quy trình giấy của Geneat

Geneat cung cấp dịch vụ thiết kế phần mềm từ quy trình giấy nhằm giúp doanh nghiệp chuyển đổi số một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Với đội ngũ giàu kinh nghiệm và quy trình làm việc chặt chẽ, Geneat sẽ giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình thủ công, từ các biểu mẫu giấy tờ, công văn cho đến các hoạt động quản lý phức tạp.

Dịch vụ này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành. Các phần mềm được thiết kế theo yêu cầu thực tế của từng doanh nghiệp, đảm bảo tính linh hoạt, dễ sử dụng và khả năng mở rộng trong tương lai.

Với Geneat, việc chuyển đổi từ quy trình giấy sang quy trình số trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc, xây dựng môi trường làm việc hiện đại và cạnh tranh hơn trong kỷ nguyên số.

Kết luận

Paperless không chỉ là xu hướng tất yếu trong thời đại số hóa mà còn là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu suất công việc. Với dịch vụ thiết kế phần mềm từ quy trình giấy của Geneat, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ toàn diện trong việc xây dựng hệ thống phần mềm linh hoạt, hiệu quả và phù hợp với nhu cầu thực tế. Hãy đồng hành cùng Geneat để tạo nên một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và sẵn sàng bứt phá trong tương lai.