Phân tích và đánh giá bài toán của khách hàng

Đội ngũ nhân viên của khách hàng tổng hợp mọi thông tin bằng tay từ các nền tảng về như: order của khách, chat, feedback. Sau đó thông tin được xử lý qua nhiều bước, nhiều bộ phận như: bộ phận thiết kế sản phẩm, bộ phận đặt hàng, bộ phận sản xuất, bộ phận Chăm sóc khách hàng, bộ phận xử lý phản hồi và đội ngũ dịch giả. Toàn bộ đội ngũ sử dụng hệ thống file Excel và Google Sheet khổng lồ để quản lý, với hàng chục sheet phục vụ riêng cho từng team. Ngoài ra, có hàng chục sheet tổng hợp dữ liệu cho đội ngũ quản lý.

Nhân viên hay gặp vấn đề khi chỉnh sửa sai, thậm chí là mất dữ liệu do thao tác sai. Việc phối hợp giữa các team khi làm việc cũng gặp vấn đề, nhất là ở việc làm theo quy trình của từng bộ phận. Do ai cũng có khả năng chỉnh sửa dữ liệu trên file, làm cho đôi khi không rõ và không biết trách nhiệm cuối cùng thuộc về ai.

Loại bỏ thủ công và tăng cường liên kết giữa các phòng ban

Nắm được những băn khoăn, trăn trở của khách hàng, đội ngũ GENEAT đã nghiên cứu quy trình làm việc và tư vấn khách hàng dịch vụ chuyển file Excel thành Phần mềm. GENEAT tiến hành phần mềm hóa toàn bộ các file Excel, nghiên cứu thiết kế và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu, đồng thời thiết kế phần mềm phục vụ mọi vị trí trong quy trình hiện tại. GENEAT cũng thiết kế lại các quy trình làm việc, phối hợp giữa các team, đặc biệt là team Chăm sóc khách hàng và Team Dịch thuật.

Bởi công việc gắn bó chặt chẽ với nhau, nên phần mềm cần phải đáp ứng được mong muốn tương tác cao của 2 team. Về chức năng cho cấp quản lý, GENEAT đã đưa vào triển khai hệ thống Business Intelligent – BI, dựa trên nền tảng ELK Stack. Hệ thống được thiết kế hàng chục mẫu báo cáo thống kê thời gian thực, đem đến các chỉ số và dữ liệu giá trị, nhanh chóng, tức thời.

Hành trình chuyển đổi số tạo doanh số vượt trội

Sau gần 1 tháng triển khai từ khi nghiên cứu yêu cầu, khách hàng đã có bản dùng thử đầu tiên với quy trình đầu tiên là Quản lý nhân viên và Đơn hàng. Khách hàng đã hoàn toàn hài lòng. Dự án hoàn thành trong 2.5 tháng. Khách hàng đã giảm đội ngũ phục vụ hệ thống xuống chỉ còn 25%, các công việc hàng ngày phải làm bằng tay như: cập nhật trạng thái tài khoản, trạng thái đơn, lấy feedback từ tài khoản đều đã được tự động hóa. Các báo cáo thống kê doanh thu, dòng tiền, chỉ số, hiệu quả đều không phải nhập dữ liệu tay lên sheet nữa. Hiệu quả kinh doanh tổng thể được đo lường trong 3 tháng đầu tiên đã tăng 50-80%. Sau quá trình 6 tháng khách hàng có một số điều chỉnh và tối ưu với hi vọng sẽ tăng 100-150% hiệu quả so với ban đầu.

EBO là minh chứng thành công cho chuyển đổi Excel thành phần mềm, khi doanh nghiệp xóa bỏ các quy trình thủ công, cũng chính là lúc doanh nghiệp ổn định, lấy đó làm bàn đạp cho việc tăng trưởng và cạnh tranh khốc liệt trên các nền tảng bán hàng thương mại điện tử.

Các con số về EBO

25%
là tỉ lệ đội ngũ đã được cắt giảm để vận hành hệ thống

50% – 80%
là tỉ lệ hiệu quả kinh doanh tổng thể đã tăng lên trong 3 tháng đầu tiên triển khai hệ thống