Dòng tiền là gì? Tầm quan trọng của mạch máu trong doanh nghiệp

Tại sao dòng tiền quan trọng?

Nhiều chủ doanh nghiệp, nhất là SME và startup thường xuyên rơi vào trạng thái bán được mà vẫn không có tiền. Bạn có hợp đồng, có doanh thu, nhưng tiền vẫn thiếu, không trả nổi lương, không dám nhập hàng. Nguyên nhân không phải do làm ăn thua lỗ, mà nằm ở chỗ dòng tiền bị tắc.

Lợi nhuận là mục tiêu dài hạn, còn dòng tiền là thứ giúp bạn sống sót mỗi ngày. Thực tế cho thấy rất nhiều công ty có báo cáo tài chính đẹp nhưng phải đóng cửa vì cạn tiền mặt; không thể duy trì hoạt động.

Ví dụ
Bạn vừa ký được hợp đồng trị giá 5 tỷ. Trong không khí vui mừng, bạn tuyển thêm nhân sự, ứng tiền mua vật tư. Nhưng theo điều khoản, chỉ được tạm ứng 10%, còn lại sẽ thanh toán sau khi hoàn thành từng giai đoạn. Trong khi đó, tiền chi thì phải trả ngay, nhân viên thì lương tháng.

Trên giấy tờ vẫn là kinh doanh có lãi, nhưng phải đi vay ngắn hạn để trả lương, trả nhà cung cấp; cực kì rủi ro.

5 sai lầm thường gặp khi quản lý dòng tiền

Dưới đây là các sai lầm phổ biến các chủ DN hay mắc phải khi quản lý dòng tiền.

Nhầm lẫn giữa doanh thu và dòng tiền

Một sai lầm thường gặp là các SME quá tập trung vào doanh số mà bỏ qua khả năng thu tiền. Nhiều hợp đồng nghe có vẻ hấp dẫn nhưng điều khoản thanh toán lại kéo dài, hoặc bị phụ thuộc vào tiến độ bàn giao. Trong khi đó, các khoản chi thì không thể chậm. Thiếu kế hoạch dòng tiền, công ty dễ rơi vào vòng xoáy vay chỗ này trả chỗ kia, không có quỹ dự phòng, mất kiểm soát rất nhanh.

Để khắc phục ta cần theo dõi tiền mặt thực tế vào – ra hàng tuần, không chỉ nhìn báo cáo doanh thu. Ưu tiên hợp đồng có điều khoản tạm ứng hoặc thanh toán theo tiến độ ngắn. Ưu tiên thu tiền trước.

Không lập kế hoạch dòng tiền ngắn hạn

Nhiều SME chỉ nhìn vào số dư hiện tại mà không dự báo dòng tiền đủ lâu, dẫn đến bị động khi có chi phí bất ngờ hoặc thanh toán dồn dập. Mặt khác việc thiếu tiền nhiều khi dẫn tới hiệu ứng tâm lý thiếu thốn – làm chúng ta ra quyết định sai lầm.

Nên lập bảng dự báo dòng tiền 3–6 tháng, cập nhật theo tình hình thực tế. Có ít nhất 1 kịch bản xấu nhất để chuẩn bị phương án ứng phó.

Chi sai trọng tâm

Đổ nhiều tiền vào quảng cáo, thuê văn phòng đẹp, mua thiết bị… nhưng không đủ trả lương hay duy trì vận hành. Hoặc đổ nhiều quá vào vận hành mà không cân đối marketing, sales.

Thường xảy ra trong việc đội ngũ vận hành thiếu góc nhìn toàn cảnh về kinh doanh dẫn đến quyết định sai

Khắc phục: Phân bổ chi phí theo tỷ lệ hợp lý cho từng nhóm: nhân sự, marketing, vận hành, tích lũy dự phòng. Cần có giới hạn % cho từng khoản để không vung tay quá trán.

Không kiểm soát công nợ phải thu

Để khách hàng nợ kéo dài, không có nhắc nhở, không có quy trình thu hồi; không chuẩn bị trước để thông báo khách hàng.

Nên thiết lập chính sách thanh toán rõ ràng, có deadline và chế tài nếu trễ hạn. Sử dụng phần mềm hoặc bảng theo dõi công nợ, cập nhật hàng tuần.

Ghi chép dòng tiền thủ công, thiếu hệ thống

Quản lý bằng sổ tay, Excel rời rạc, dễ sai sót và khó tổng hợp. Thông tin bị delay nhiều, tới một hoặc vài tuần để tổng hợp.

Giải pháp: Dùng hệ thống hoặc phần mềm quản lý dòng tiền có thể theo dõi thu – chi theo thời gian, nhóm chi phí, và đối tượng liên quan. Ưu tiên công cụ dễ dùng, phù hợp với quy mô , không cần quá phức tạp.

Dòng tiền là máu, là huyết mạch của doanh nghiệp. Đừng đợi đến khi không trả nổi lương mới bắt đầu quan tâm đến dòng tiền. Hãy bắt đầu từ những việc đơn giản: theo dõi tiền mặt hàng ngày, lập kế hoạch chi tiêu cho tháng sau, biết rõ từng khoản chi đang phục vụ mục tiêu gì.

Chúc các doanh chủ kinh doanh ngày càng thành công.