Hiện nay, Google Sheet được sử dụng rộng rãi cho nhiều mục đích khác nhau như: quản lý dữ liệu, theo dõi dự án, tạo lập báo giá, lập kế hoạch kinh doanh, v.v…Là một công cụ miễn phí và tiện lợi, Google Sheet đã trở thành công cụ quản lý đắc lực cho hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện tại Google Sheet không còn phù hợp và dẫn đến một loạt các vấn đề nan giải cho doanh nghiệp. Ở bài viết lần này, Geneat Software xin chia sẻ 6 vấn đề thường gặp khi quản lý bằng Google Sheet và cách giải quyết hiệu quả.
6 Vấn đề thường gặp của Google Sheet
Các vấn đề mà người dùng thường gặp:
- Giới hạn về dung lượng: Dữ liệu ngày càng tăng lên một cách chóng mặt nhưng Google Sheet chỉ cho lưu trữ một lượng dữ liệu nhất định, điều này khiến doanh nghiệp đau đầu khi phải bỏ ra chi phí khá cao để mua thêm dung lượng nhưng vẫn bị giới hạn.
- Khó khăn trong việc xử lý dữ liệu phức tạp: Dữ liệu kinh doanh chưa bao giờ là đơn giản. Do đó, doanh nghiệp cần một hệ thống có thể xử lý các dữ liệu phức tạp tức thời và chính xác. Google Sheet không thể đáp ứng những yêu cầu thiết yếu đó của doanh nghiệp.
- Thiếu tính bảo mật: Việc lưu các thông tin nhạy cảm, quan trọng trên các file Google Sheet có thể dễ dàng bị đánh cắp khi link bị rò rỉ hay bị truy cập trái phép bởi người xấu dẫn đến việc thất thoát thông tin trầm trọng. Bên cạnh đó, Google Sheet không có các tính năng bảo mật nâng cao như mã hóa đầu cuối hoặc quản lý quyền truy cập chi tiết, cần thiết để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
- Ghi đè dữ liệu: Ghi đè dữ liệu là một vấn đề luôn gặp đối với người sử dụng Google Sheet. Điều này khiến cho việc tạo mới, chỉnh sửa và cập nhật thông tin không đạt được hiệu quả cao.
- Thống kê hàng ngày khó khăn: Phải thao tác trên các link Google Sheet rời rạc khiến nhân viên, quản lý gặp nhiều khó khăn trong công đoạn tổng hợp báo cáo, thống kê hàng ngày.
- Tốc độ thao tác chậm: Các file Google Sheet quá lớn dẫn đến máy tính hay bị Out of Memory gây cản trở quá trình thực hiện công việc.
Có thể thấy, Google Sheet tuy tiện lợi nhưng có rất nhiều vấn đề gây khó khăn cho quá trình quản lý của doanh nghiệp. Do đó, cần một giải pháp hiệu quả để giải quyết triệt để các vấn đề này.
Giải pháp và cách giải quyết của Geneat
Hiểu được vấn đề doanh nghiệp gặp phải, Geneat đã đưa ra giải pháp chuyển đổi file Google Sheet thành hệ thống phần mềm hiện đại.
Giải pháp mang đến những lợi ích lớn cho doanh nghiệp và giải quyết được các vấn đề hiện tại như:
- Cải thiện chức năng xử lý dữ liệu: Phần mềm có thể xử lý chính xác hàng trăm dòng dữ liệu qua vài thao tác đơn giản.
- Dữ liệu được phân quyền và bảo mật tới từng nhân viên: Phần mềm được phân quyền chi tiết giúp quản lý dữ liệu quả, bảo mật tốt và tránh thất thoát không đáng có.
- Cải thiện khả năng teamwork giữa các phòng, ban: Phần mềm được thiết kế để nâng cao khả năng teamwork giúp việc chỉnh sửa thông tin cùng lúc trở nên dễ dàng, không bị trùng lặp và chính xác hơn.
- Báo cáo, thống kê chính xác và tức thời: Phần mềm giúp tổng hợp báo cáo, thống kê dữ liệu nhanh chóng, tức thời theo từng ngày, tháng, quý hay năm.
- Tốc độ thao tác nhanh gấp 3 lần: Phần mềm có thể control dữ liệu lớn một cách dễ dàng, giúp thao tác nhanh gọn, chính xác.
- Lưu trữ dữ liệu không giới hạn trên Cloud: Dữ liệu kinh doanh được lưu trữ an toàn và không giới hạn trên nền tảng Cloud.
Việc chuyển đổi từ Google Sheet sang quản lý trên hệ thống phần mềm là rất quan trọng nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng nhận ra. Do đó, doanh nghiệp cần có một tầm nhìn rộng hơn về quy trình quản lý của mình.
Kết luận
Google Sheet là một công cụ hữu ích và phù hợp với những yêu cầu hiện tại của doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều vấn đề từ Google Sheet khiến doanh nghiệp gặp phải những bài toán khó. Vì vậy, cần thực hiện chuyển đổi hệ thống quản lý hiện tại của mình có thể tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tránh khỏi những nguy cơ gây thất thoát nghiêm trọng.
Chuyển đổi số là mang lại những cơ hội mới cho doanh nghiệp quản lý không giới hạn.
Liên hệ ngay Geneat để được tư vấn và triển khai giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp!
