Mô hình tham chiếu nghiệp vụ (BRM) là gì? 3 ứng dụng quan trọng trong Chính phủ điện tử

Trong bối cảnh chuyển đổi số và xây dựng Chính phủ điện tử, Mô hình tham chiếu nghiệp vụ (BRM – Business Reference Model) được các quốc gia trên thế giới ứng dụng nhằm chuẩn hóa và cải thiện hiệu quả hoạt động hành chính công.

Vậy Mô hình tham chiếu nghiệp vụ (BRM) là gì? Và nó đóng vai trò như thế nào trong Khung kiến trúc Chính phủ điện tử? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

Mô hình tham chiếu nghiệp vụ (BRM) là gì?

Mô hình tham chiếu nghiệp vụ (BRM – Business Reference Model) là một khung kiến trúc được thiết kế nhằm chuẩn hóa, mô hình hóa và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ trong các cơ quan nhà nước. Đây là một công cụ quan trọng giúp các tổ chức chính phủ xây dựng một hệ thống quản lý có cấu trúc, đảm bảo tính thống nhất, hiệu quả và liên thông giữa các bộ phận.

BRM không chỉ tập trung vào việc mô tả các quy trình hành chính công, mà còn đóng vai trò hướng dẫn, giúp các cơ quan nhà nước hiểu rõ hơn về cách tổ chức, quản lý và vận hành các hoạt động nghiệp vụ một cách có hệ thống.

Vai trò của BRM trong Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử

BRM là một thành phần quan trọng trong Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử, giúp:

• Chuẩn hóa các quy trình quản lý hành chính công: BRM giúp xây dựng một hệ thống chuẩn mực chung để tất cả các cơ quan nhà nước có thể tuân theo khi triển khai các quy trình nghiệp vụ, giảm thiểu sự khác biệt giữa các địa phương và đơn vị.
• Hỗ trợ kết nối liên thông giữa các bộ, ngành và địa phương: Những chương trình quốc gia như Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Hệ thống đăng ký doanh nghiệp trực tuyến, Hệ thống khai báo thuế điện tử, v.v. đều cần sự kết nối giữa nhiều bộ ngành và địa phương. BRM giúp đảm bảo rằng các hệ thống này có thể làm việc trơn tru với nhau.
• Giúp chính phủ nâng cao hiệu quả ra quyết định dựa trên dữ liệu: Nhờ BRM, các dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau sẽ được thu thập, phân loại và xử lý theo một tiêu chuẩn chung, giúp chính phủ dễ dàng tổng hợp thông tin, phân tích xu hướng và hỗ trợ ra quyết định.
• Tạo tiền đề cho việc phát triển Chính phủ số với các công nghệ mới như AI, Big Data, Blockchain: Với BRM, các quy trình nghiệp vụ được chuẩn hóa, giúp AI có thể dễ dàng học hỏi và tự động hóa các tác vụ. Khi các dữ liệu được chuẩn hóa theo mô hình BRM, chính phủ có thể khai thác dữ liệu lớn (Big Data) để phân tích hành vi của người dân, dự đoán nhu cầu xã hội và đưa ra chính sách điều hành hợp lý hơn. Ngoài ra, BRM giúp tạo ra một nền tảng chuẩn mực để tích hợp công nghệ Blockchain vào hệ thống quản lý hồ sơ công dân, hợp đồng điện tử, đăng ký tài sản, v.v.

3 ứng dụng quan trọng của BRM trong Chính phủ điện tử

Tối ưu hóa quy trình cung cấp dịch vụ công trực tuyến

Một trong những ứng dụng quan trọng nhất của BRM là giúp tối ưu hóa các quy trình dịch vụ công trực tuyến.

• BRM giúp phân loại và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ theo từng nhóm dịch vụ công, đảm bảo tính thống nhất giữa các cơ quan nhà nước: Trong hệ thống hành chính công, mỗi cơ quan thường có những quy trình nghiệp vụ riêng biệt, dẫn đến sự khác biệt trong cách vận hành giữa các đơn vị. Mô hình tham chiếu nghiệp vụ (BRM) giúp phân loại và chuẩn hóa các quy trình này theo từng nhóm dịch vụ công, đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ hệ thống Chính phủ điện tử. Điều này giúp tạo ra một khung tiêu chuẩn chung, giúp các cơ quan dễ dàng tích hợp, chia sẻ dữ liệu và thực hiện nghiệp vụ theo cùng một quy trình, giảm thiểu sự khác biệt và trùng lặp.
• Giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, nâng cao trải nghiệm của người dân và doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ công: Một trong những vấn đề lớn nhất của hệ thống hành chính truyền thống là thời gian xử lý hồ sơ kéo dài, gây phiền hà và tốn kém cho người dân và doanh nghiệp. Với BRM, các quy trình được chuẩn hóa và tối ưu hóa, giúp giảm thiểu các bước không cần thiết, từ đó đẩy nhanh quá trình xử lý hồ sơ. Khi các quy trình được liên thông và tự động hóa tốt hơn, các yêu cầu của công dân có thể được xử lý một cách nhanh chóng mà không cần phải chờ đợi nhiều ngày hay thậm chí nhiều tuần.
• Hỗ trợ tích hợp dữ liệu giữa các cơ quan, tạo sự đồng bộ và liên thông trong quản lý hành chính: Trong quá khứ, dữ liệu của mỗi cơ quan thường bị tách biệt, khiến việc chia sẻ thông tin và liên thông dữ liệu gặp nhiều khó khăn. BRM giúp xây dựng một hệ thống tích hợp, trong đó các cơ quan nhà nước có thể chia sẻ dữ liệu một cách đồng bộ và chính xác, tránh tình trạng trùng lặp thông tin hay chồng chéo hồ sơ. Khi một công dân thực hiện một thủ tục hành chính, dữ liệu liên quan có thể được truy xuất ngay lập tức từ các hệ thống khác nhau, thay vì yêu cầu họ phải cung cấp thông tin nhiều lần.

Ví dụ: Ứng dụng BRM trong hệ thống dịch vụ công trực tuyến cấp độ 4 giúp người dân và doanh nghiệp có thể hoàn tất thủ tục hành chính hoàn toàn trên môi trường số, hạn chế giấy tờ và rút ngắn thời gian xử lý.

Nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành của các cơ quan nhà nước

Việc áp dụng BRM vào Chính phủ điện tử giúp cơ quan nhà nước:

• Xác định rõ ràng các quy trình nghiệp vụ cốt lõi, giảm thiểu sự trùng lặp và lãng phí tài nguyên: Trong quá trình vận hành hệ thống hành chính công, nhiều cơ quan có thể thực hiện các nhiệm vụ tương tự nhưng lại sử dụng các quy trình khác nhau, gây ra sự chồng chéo và kém hiệu quả. Mô hình tham chiếu nghiệp vụ (BRM) giúp xác định các quy trình nghiệp vụ cốt lõi, phân tách rõ ràng giữa các hoạt động quan trọng và các quy trình hỗ trợ, từ đó loại bỏ các bước thừa hoặc những phần việc bị trùng lặp giữa các đơn vị.
• Tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý hành chính, từ đó xây dựng niềm tin với người dân: Một trong những thách thức lớn của quản lý hành chính công là tình trạng thiếu minh bạch trong quá trình xử lý hồ sơ và ra quyết định. Việc áp dụng BRM giúp các cơ quan nhà nước xây dựng một hệ thống quản lý rõ ràng, công khai, trong đó mọi quy trình đều được định nghĩa cụ thể, có thể theo dõi và kiểm soát dễ dàng. Khi các thủ tục hành chính được chuẩn hóa và công khai, người dân có thể dễ dàng tiếp cận thông tin, giảm thiểu tình trạng nhũng nhiễu hoặc chậm trễ không rõ nguyên nhân.
• Giúp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu bằng cách chuẩn hóa và tích hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau: Trong mô hình quản lý truyền thống, dữ liệu của từng cơ quan thường bị phân tán, không đồng nhất và khó khai thác hiệu quả. BRM giúp chuẩn hóa thông tin, tạo ra một hệ thống dữ liệu thống nhất, giúp chính phủ có thể tích hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để đưa ra quyết định chính xác và kịp thời. Khi các dữ liệu từ bộ, ngành và địa phương được kết nối với nhau, các nhà quản lý có thể phân tích xu hướng, dự báo nhu cầu xã hội, từ đó đưa ra các chính sách phù hợp với thực tế.

Ví dụ: Các hệ thống quản lý văn bản và điều hành áp dụng mô hình BRM giúp giảm thiểu giấy tờ, tăng cường hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quy trình xử lý hồ sơ trong cơ quan nhà nước.

Hỗ trợ xây dựng Chính phủ số và chuyển đổi số

BRM là nền tảng quan trọng để xây dựng Chính phủ số, thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước.

• Hỗ trợ ứng dụng công nghệ mới như AI, Blockchain, IoT vào quy trình quản lý hành chính công: AI có thể được sử dụng để tự động hóa quy trình xử lý hồ sơ, giúp giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính. Blockchain giúp đảm bảo tính minh bạch, chống giả mạo dữ liệu trong các giao dịch công, đặc biệt là trong quản lý tài sản và hồ sơ công dân. IoT có thể hỗ trợ trong việc giám sát cơ sở hạ tầng, quản lý giao thông thông minh, từ đó cải thiện hiệu suất vận hành của các dịch vụ công trực tuyến.
• Tăng cường tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu thực tế của từng cơ quan: Mỗi cơ quan nhà nước có đặc thù nghiệp vụ khác nhau, đòi hỏi một hệ thống quản lý có tính linh hoạt cao để đáp ứng nhu cầu vận hành riêng biệt. BRM giúp thiết kế một mô hình tham chiếu mở, có thể tùy chỉnh và mở rộng theo từng giai đoạn triển khai, giúp các cơ quan dễ dàng đồng bộ hóa quy trình làm việc mà không bị ràng buộc vào một khuôn mẫu cố định.
• Đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin khi chuyển đổi từ hệ thống truyền thống sang hệ thống số hóa: Quá trình chuyển đổi từ hệ thống hành chính truyền thống sang mô hình Chính phủ số đặt ra nhiều thách thức về bảo mật và an toàn thông tin. BRM giúp xây dựng một hệ thống chuẩn hóa bảo mật, đảm bảo rằng tất cả dữ liệu hành chính được mã hóa và bảo vệ chặt chẽ, tránh rủi ro rò rỉ thông tin. Khi áp dụng các công nghệ hiện đại như xác thực đa yếu tố, trí tuệ nhân tạo trong giám sát an ninh mạng, hệ thống quản lý có thể phát hiện sớm các mối đe dọa và phản ứng kịp thời.

Ví dụ: Các nền tảng trợ lý ảo AI giúp tự động trả lời câu hỏi của người dân, tích hợp với hệ thống dịch vụ công trực tuyến để tối ưu hóa quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Những thách thức khi triển khai BRM trong Chính phủ điện tử

Dù BRM mang lại nhiều lợi ích, nhưng quá trình triển khai cũng gặp không ít thách thức:

• Thiếu sự đồng bộ trong hệ thống dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước: Hiện nay, nhiều cơ quan nhà nước vẫn sử dụng các hệ thống quản lý dữ liệu khác nhau, khiến việc chia sẻ và tích hợp dữ liệu trở nên khó khăn. Ví dụ, hệ thống quản lý dân cư có thể được xây dựng theo một tiêu chuẩn khác với hệ thống đăng ký kinh doanh hoặc hệ thống bảo hiểm xã hội. Điều này dẫn đến tình trạng dữ liệu rời rạc, gây khó khăn trong quá trình khai thác và sử dụng.
• Cần có chiến lược đào tạo nhân lực để vận hành hiệu quả mô hình BRM: Đội ngũ cán bộ trong các cơ quan nhà nước chủ yếu quen với các quy trình quản lý truyền thống, chưa có đủ kiến thức và kỹ năng về mô hình hóa quy trình nghiệp vụ, quản lý dữ liệu số, và tích hợp hệ thống. Ngoài ra hiện nay chưa có nhiều chương trình đào tạo chuyên biệt về BRM và quản lý quy trình nghiệp vụ trong Chính phủ điện tử, dẫn đến sự chậm trễ trong việc triển khai và vận hành hệ thống.
• Hạn chế về công nghệ và hạ tầng ở một số địa phương gây khó khăn trong việc áp dụng BRM đồng bộ: Ở các thành phố lớn, hệ thống công nghệ thông tin đã phát triển mạnh, nhưng tại các địa phương vùng sâu vùng xa, hệ thống mạng, máy chủ, phần mềm quản lý vẫn còn nhiều hạn chế. Điều này gây khó khăn trong việc áp dụng BRM đồng bộ trên phạm vi toàn quốc.
• Yêu cầu cao về bảo mật và an toàn thông tin, tránh nguy cơ rò rỉ dữ liệu trong quá trình chuyển đổi số: Các hệ thống Chính phủ điện tử lưu trữ dữ liệu công dân, dữ liệu kinh tế – xã hội, thông tin doanh nghiệp, v.v. Nếu không có cơ chế bảo mật chặt chẽ, những thông tin này có thể bị rò rỉ hoặc bị tấn công mạng.

Giải pháp thúc đẩy triển khai BRM hiệu quả

Để ứng dụng BRM vào Chính phủ điện tử thành công, cần:

• Chuẩn hóa và cập nhật liên tục Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử để đảm bảo tính linh hoạt và phù hợp với thực tế: Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử đóng vai trò như một nền tảng cốt lõi, giúp định hướng cách các cơ quan nhà nước triển khai Mô hình tham chiếu nghiệp vụ (BRM). Tuy nhiên, trong bối cảnh công nghệ và quy trình quản lý liên tục thay đổi, việc chuẩn hóa một lần là chưa đủ. Chính phủ cần có cơ chế cập nhật liên tục, điều chỉnh các tiêu chuẩn theo thực tế triển khai và theo sát xu hướng phát triển của nền hành chính số.
• Xây dựng chiến lược đào tạo nhân sự, giúp cán bộ nhà nước hiểu rõ và vận hành BRM hiệu quả: Một trong những rào cản lớn trong việc triển khai BRM là sự thiếu hiểu biết của cán bộ nhà nước về mô hình này. Việc áp dụng BRM không chỉ là thay đổi về mặt kỹ thuật, mà còn đòi hỏi sự thay đổi tư duy và kỹ năng của những người trực tiếp vận hành hệ thống. Do đó, chính phủ cần xây dựng chương trình đào tạo bài bản, giúp cán bộ hiểu rõ về BRM, cách áp dụng vào thực tế và cách tận dụng dữ liệu để ra quyết định hiệu quả hơn.
• Tích hợp công nghệ hiện đại vào hệ thống BRM để đảm bảo tính liên thông, bảo mật và tối ưu hóa quy trình làm việc: Công nghệ là yếu tố then chốt giúp BRM vận hành trơn tru trong môi trường Chính phủ điện tử. Để đảm bảo tính liên thông giữa các hệ thống quản lý nhà nước, chính phủ cần đẩy mạnh ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (Big Data) và Blockchain vào hệ thống BRM. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường khả năng dự báo và nâng cao tính minh bạch trong quản lý hành chính công. Ngoài ra, vấn đề bảo mật dữ liệu cũng cần được đặc biệt chú trọng.
• Tăng cường hợp tác với doanh nghiệp công nghệ, phát triển các giải pháp outsourcing phần mềm quản lý giúp triển khai BRM hiệu quả hơn: Việc phát triển và triển khai BRM đòi hỏi nguồn lực công nghệ và chuyên môn cao, trong khi nhiều cơ quan nhà nước có thể không đủ nhân lực để tự phát triển hệ thống. Vì vậy, hợp tác với các doanh nghiệp công nghệ có kinh nghiệm trong lĩnh vực outsourcing phần mềm là một giải pháp tối ưu. Các doanh nghiệp này có thể cung cấp giải pháp tùy chỉnh phù hợp với đặc thù của từng cơ quan, đồng thời đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru, an toàn và dễ mở rộng trong tương lai.

Kết luận

Mô hình tham chiếu nghiệp vụ (BRM) đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng Chính phủ điện tử và thúc đẩy Chính phủ số. Với khả năng chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, nâng cao hiệu suất quản lý và hỗ trợ chuyển đổi số, BRM đang trở thành một công cụ không thể thiếu trong quản lý hành chính công.

Tuy nhiên, để triển khai BRM thành công, cần có chiến lược đồng bộ, công nghệ hỗ trợ mạnh mẽ và sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan nhà nước. Việc hợp tác với các doanh nghiệp cung cấp giải pháp phần mềm quản lý cũng là một yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa quá trình triển khai BRM trong thực tiễn.

Bạn đang quan tâm đến giải pháp triển khai BRM trong cơ quan nhà nước? Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết!