HRM System (Hệ thống HRM) là gì? Vai trò và tầm quan trọng của HRM đối với doanh nghiệp

HRM System (Hệ thống HRM) hiện đang được đánh giá là một giải pháp quản trị nhân lực toàn diện đối với mọi doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Việc tích hợp hệ thống HRM giúp doanh nghiệp xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự vững mạnh. Từ đó, giúp cải thiện hiệu suất làm việc và đưa ra những chiến lược quản lý nhân sự hiệu quả. Vậy HRM System là gì và tâm quan trọng của HRM đối với doanh nghiệp ra sao? Hãy cùng Geneat Software khám phá trong bài viết dưới đây.

HRM System là gì?

HRM System (Human Resource Management System) là một hệ thống phần mềm được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa các quy trình liên quan đến nguồn nhân lực. Cụ thể là được sử dụng công nghệ trong quản trị nhân sự toàn diện từ việc quản lý hồ sơ, tuyển dụng dụng, chấm công, tính lương, trả lương, đào tạo, tính KPIs, BHYT, BHXH…nhanh chóng, thuận tiện và chính xác. Việc ứng dụng HRM System không chỉ giúp nhân sự tiết kiệm thời gian mà còn hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc nắm bắt tình hình doanh nghiệp, từ đó đưa ra các chiến lược phù hợp và kịp thời.

Tầm quan trọng của HRM System đối với doanh nghiệp

Một doanh nghiệp biết ứng dụng công nghệ vào quản lý sẽ luôn có ưu thế hơn so với những doanh nghiệp vẫn đang áp dụng các phương pháp truyền thống và thủ công. Việc sử dụng hệ thống HRM sẽ giúp doanh nghiệp mang lại các kết quả ấn tượng trong công tác quản trị nhân sự như:

Tăng năng suất và chất lượng nguồn nhân lực

Những tác vụ tốn thời gian và công sức như chấm công, tính lương và xử lý giấy tờ giờ đây đã được hệ thống HRM tự động hóa. Đây chính là lợi thế giúp nhân sự tập trung vào việc tìm kiếm các phương pháp tối ưu để nâng cao năng suất và hiệu quả cho doanh nghiệp.

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

HRM System là một lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp để tiết kiệm chi phí, khi mọi nghiệp vụ về quản lý nhân sự như lưu trữ hồ sơ, quản lý hợp đồng và quản lý thông tin nhân viên đều được số hóa. ĐIều này không chỉ giúp giảm thiểu đáng kể các chi phí liên quan mà còn giảm các rủi ro thất thoát và thiệt hại đối với các loại tài liệu giấy tờ.

Nâng cao chất lượng trong quá trình quản lý

Chất lượng ngày sẽ càng được hiện rõ khi ban lãnh đạo chỉ cần nhìn vào những đầu việc mà nhân viên làm để biết được họ có đáp ứng đủ các yêu cầu công việc hay không. Hoặc có thể nhìn và bảng KPI trên hệ thống để theo dõi, đánh giá hiệu suất làm việc. Bằng cách này, ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định, những phương pháp để nâng cao chất lượng quản trị doanh nghiệp.

Giảm thiểu các rủi ro

Doanh nghiệp thường gặp những rủi ro trong quản lý nhân sự với các vấn đề liên quan đến hợp đồng và các chính sách trên hồ sơ giấy tờ. Việc lưu trữ các thông tin quan trọng của nhân sự trên hệ thống HRM sẽ giúp đảm bảo an toàn và tránh mất mát dữ liệu quan trọng.

Có thể thấy, hệ thống HRM đóng vai trò rất qua ntrojng và mang đến những lợi ích rất thiết thực cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc và nâng cao chất lượng nhân sự của mình.

>>>>> Bạn có thể quan tâm: CRM System là gì? Các tính năng ưu việt của CRM

Các chức năng chính của hệ thống HRM

Hệ thống HRM ra đời nhằm giải quyết những thách thức về công tác quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn. Các chức năng chính mà hệ thống HRM mang lại sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản trị và nâng cao hiệu suất công việc.

Chức năng quản lý hệ thống nhân sự

HRM System cung cấp một giải pháp toàn diện cho việc lưu trữ và quản lý thông tin nhân sự. Toàn bộ dữ liệu cá nhân, hợp đồng lao động, bảo hiểm và các thông tin liên quan đến nhân viên đều được lưu trữ một cách an toàn và có hệ thống. Hơn nữa, hệ thống còn hỗ trợ quản lý thông tin về kinh nghiệm, chuyên môn và năng lực của nhân viên, giúp doanh nghiệp theo dõi và phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả.

Quy trình tuyển dụng thông minh

Hệ thống HRM giúp doanh nghiệp triển khai quy trình tuyển dụng một cách thông minh và hiệu quả. Từ việc tạo lập các đề xuất tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ ứng viên đến việc kết nối với các nền tảng việc làm trực tuyến, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tìm kiếm và chọn lựa những ứng viên phù hợp một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng tuyển dụng, đảm bảo doanh nghiệp luôn có được đội ngũ nhân sự chất lượng cao.

Chức năng quản lý, đánh giá, phân loại chất lượng nhân sự

HRM cho phép doanh nghiệp dễ dàng quản lý, đánh giá, và phân loại chất lượng nhân sự một cách hiệu quả. Người dùng có thể thiết lập các tiêu chí đánh giá dựa trên từng công việc cụ thể, theo dõi quá trình đào tạo và phân tích kết quả KPI. Dựa trên những thông tin này, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định hợp lý về việc tăng lương, giảm lương hay thưởng phạt đối với từng nhân viên, đảm bảo rằng mọi quyết định đều được đưa ra dựa trên dữ liệu thực tế và khách quan.

Quản lý chấm công, tính lương tự động và chính xác

Việc quản lý chấm công và tính lương thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ gây ra sai sót. Hệ thống HRM giúp giải quyết những phiền phức này một cách nhanh chóng và chính xác. Hệ thống sẽ kết nối trực tiếp với hệ thống máy chấm công, tự động thu thập dữ liệu hàng ngày, thiết lập ca làm việc, lịch nghỉ, và tạo bảng chấm công cho từng bộ phận. Dựa trên dữ liệu chấm công, hệ thống sẽ tự động tính toán lương, khấu trừ ngày nghỉ phép, đi muộn, tính thuế thu nhập, và tạo phiếu lương gửi đến từng nhân viên. Tính năng này không chỉ giảm thiểu thời gian và công sức cho bộ phận nhân sự mà còn giúp họ tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình vận hành của doanh nghiệp.

Báo cáo và giám sát tình hình nhân sự cho doanh nghiệp

HRM cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình nhân sự, giúp ban lãnh đạo dễ dàng đánh giá năng lực từng nhân viên và theo dõi toàn bộ hoạt động nhân sự trong doanh nghiệp. Dựa trên các yếu tố đánh giá từ phần mềm, doanh nghiệp có thể nắm bắt kịp thời mọi thay đổi và đưa ra những quyết định chiến lược nhằm cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự và nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ tổ chức.

Xem thêm: Thiết kế phần mềm Quản lý sản xuất theo yêu cầu

Mục tiêu của HRM System trong doanh nghiệp

Mục tiêu của tổ chức

HRM cần đảm bảo việc chuẩn bị và phát triển nguồn nhân lực để đạt được các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Thông qua các hoạt động quản lý nhân sự như lập kế hoạch, tuyển dụng, lựa chọn, bố trí, thu hút và phát triển nhân viên, HRM hỗ trợ doanh nghiệp đạt được các mục tiêu quan trọng như tăng trưởng, mở rộng, đa dạng hóa và duy trì sự tồn tại. Hơn nữa, HRM còn đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác trong tổ chức, thông qua việc sử dụng nguồn nhân lực một cách hợp lý. Kế hoạch kế nhiệm cũng là một yếu tố thiết yếu trong việc đảm bảo sự phát triển bền vững và liên tục của tổ chức.

Mục tiêu chức năng

HRM thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng, cả trực tiếp và gián tiếp, để hỗ trợ các bộ phận khác trong tổ chức. Bằng cách phát triển và duy trì hệ thống HRMS, HRM giúp tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh và áp dụng cơ cấu tổ chức hợp lý. Nhân sự có trách nhiệm giám sát và đảm bảo rằng các chức năng quản trị nhân sự được thực hiện đúng thời gian, đồng thời cung cấp cơ hội và cơ sở vật chất cho sự phát triển cá nhân và nhóm, phù hợp với sự tăng trưởng của tổ chức. HRM liên tục phát triển tài sản con người thông qua các chương trình đào tạo và phát triển, giúp nhân viên không ngừng nâng cao năng lực và đóng góp vào sự thành công của doanh nghiệp.

Mục tiêu xã hội

HRM cần tuân thủ các quy định pháp luật và các yêu cầu xã hội mà tổ chức phải đối mặt. Điều này bao gồm việc xây dựng và duy trì mối quan hệ hài hòa giữa công đoàn và ban quản lý. Bộ phận Nhân sự phải đảm bảo rằng các vấn đề liên quan đến pháp lý, đạo đức và môi trường xã hội được xử lý một cách thỏa đáng. Việc này góp phần giảm thiểu các vấn đề kinh tế – xã hội như thất nghiệp, bất bình đẳng trong phân phối thu nhập và tài sản, đồng thời tạo ra nhiều cơ hội việc làm hơn, đặc biệt cho phụ nữ và các nhóm yếu thế khác.

Mục tiêu cá nhân

HRM có nhiệm vụ hỗ trợ nhân viên đạt được các mục tiêu cá nhân của họ, như thu nhập cao hơn, sự hài lòng trong công việc, điều kiện làm việc tốt hơn, giờ làm việc hợp lý, cơ hội thăng tiến, động lực, phúc lợi, uy tín, sự công nhận, và an sinh xã hội, từ đó nâng cao sự hài lòng của nhân viên. Bên cạnh đó, HRM cần tạo ra môi trường làm việc an toàn, hợp vệ sinh, và đầy đủ tiện nghi cho nhân viên. HRM cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy động lực làm việc và duy trì tinh thần cao cho nhân viên. Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một môi trường làm việc gắn kết, nơi cả nhân viên và nhà quản lý đều cảm thấy cam kết và đồng lòng vì sự phát triển chung của tổ chức. Những sáng kiến nhằm gắn kết nhân viên sẽ khuyến khích họ đặt niềm tin vào tổ chức và cống hiến hết mình cho công việc.

Tiêu chí để lựa chọn hệ thống HRM chất lượng

Việc lựa chọn hệ thống HRM phù hợp với nhu cầu và tiêu chí của tổ chức là một quyết định quan trọng mà nhiều doanh nghiệp còn đang trăn trở. Nếu bạn vẫn đang tìm kiếm giải pháp quản lý nhân sự tối ưu, hãy cùng chúng tôi xem xét một số tiêu chí quan trọng sau đây:

Khả năng tùy chỉnh và mở rộng

Đây là một trong những yếu tố hàng đầu cần xem xét khi lựa chọn hệ thống HRM. Khả năng tùy chỉnh linh hoạt cho phép bạn thiết kế hệ thống quản lý nhân sự phù hợp với cấu trúc và quy mô của tổ chức. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng một mô hình quản lý nhân sự có tổ chức và rõ ràng mà còn dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển, đảm bảo sự tương thích và hiệu quả lâu dài.

Giao diện trực quan, dễ sử dụng

Hệ thống có tốt đến đâu nhưng nếu thiếu sự trực quan và dễ sử dụng thì cũng khó lòng áp dụng hiệu quả trong doanh nghiệp. Mỗi tổ chức có nhiều nhóm nhân viên với độ tuổi và mức độ tiếp nhận công nghệ khác nhau, do đó, giao diện thân thiện và dễ hiểu là yếu tố quyết định. Nếu hệ thống quá phức tạp, bạn sẽ phải đầu tư nhiều thời gian và nguồn lực vào việc đào tạo mà chưa chắc đã mang lại kết quả như mong đợi.

Chi phí phù hợp với ngân sách

Ngân sách dành cho một hệ thống HRM ở mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Trước khi quyết định đầu tư, hãy so sánh và cân nhắc các giải pháp HRM trên thị trường để chọn ra hệ thống có chi phí phù hợp với ngân sách của công ty, đồng thời đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý nhân sự của tổ chức.

Hỗ trợ kỹ thuật 24/7

Trong quá trình triển khai và sử dụng hệ thống, chắc chắn sẽ có những lúc bạn gặp phải sự cố hoặc vấn đề kỹ thuật. Chính vì vậy, việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 là vô cùng quan trọng. Sự hỗ trợ kịp thời sẽ giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng, đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục và hiệu quả, giúp doanh nghiệp tránh những gián đoạn không mong muốn.

Dịch vụ thiết kế hệ thống HRM theo yêu cầu – Triển khai giải pháp phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp

Dịch vụ thiết kế phần mềm theo yêu cầu là một điểm mạnh của Geneat Software, nhằm mang đến giải pháp tối ưu, đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự cho mọi quy mô doanh nghiệp. Từ khâu phân tích yêu cầu đến triển khai và hỗ trợ, chúng tôi đảm bảo hệ thống HRM phù hợp với từng đặc thù riêng của tổ chức, giúp nâng cao hiệu suất quản lý nhân sự một cách toàn diện.

Thiết kế phần mềm quản lý là mũi nhọn

Khác với các đơn vị phát triển nhiều mảng như thiết kế Website, SEO hay Digital Marketing, Geneat Software tập trung chuyên sâu và toàn bộ năng lực của mình vào các hệ thống phần mềm quản lý cho khách hàng. Do đó thế mạnh của chúng tôi là hệ thống phần mềm quản lý và quản trị doanh nghiệp.

Tốc độ phần mềm là ưu tiên số một

Tốc độ phần mềm luôn là ưu tiên hàng đầu, nhằm đảm bảo các thao tác trên hệ thống được mượt mà và trơn tru. Các sản phẩm của Geneat luôn được tối ưu hóa nhằm cung cấp trải nghiệm người dùng nhanh chóng và hiệu quả. Điều này giúp khách hàng nâng cao hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian.

Bảo mật thông tin khách hàng tốt

Chúng tôi luôn đặt bảo mật lên hàng đầu bằng cách sử dụng các biện pháp và công nghệ tiên tiến để bảo vệ dữ liệu của khách hàng. Điều này đảm bảo rằng thông tin quan trọng của doanh nghiệp luôn được giữ an toàn và tránh được các rủi ro về an ninh mạng. Bảo mật tốt giúp xây dựng niềm tin và sự an tâm cho khách hàng.

Đội ngũ nhiệt huyết, chân thành và tận tâm

Luôn chân thành và tư vấn phạm vi dự án hợp lý, giúp khách hàng xác định rõ ràng các yêu cầu và mục tiêu. Đội ngũ chuyên gia của Geneat Software luôn tư vấn kỹ lưỡng để đảm bảo rằng dự án được triển khai đúng hướng và hiệu quả. Điều này giúp tránh lãng phí nguồn lực và thời gian, đồng thời đảm bảo sự thành công của dự án.

Khả năng nâng cấp và phát triển phần mềm về sau

Một trong những lo lắng khi sử dụng dịch vụ viết phần mềm quản lý theo yêu cầu là khả năng phát triển tiếp các chức năng mà không phụ thuộc vào đơn vị ban đầu. Chúng tôi áp dụng các quy chuẩn thiết kế phần mềm tiêu chuẩn, gồm đầy đủ các bộ tài liệu theo tiêu chuẩn của bộ Thông tin Truyền thông. Qua đó, khi nhận bàn giao khách hàng có thể hoàn toàn tiếp tục phát triển hệ thống sau này.

Triển khai ứng dụng đa nền tảng: Website, Android và IOS

Thiết kế hệ thống HRM theo yêu cầu đi kèm với người sử dụng trong doanh nghiệp. Mỗi nhóm người sử dụng lại khác nhau và có nhu cầu khác nhau, do đó Geneat Software luôn hướng đến việc phát triển một hệ thống HRM đa nền tảng, đảm bảo mỗi nhóm người dùng đều được sử dụng hệ thống theo cách thuận tiện nhất, hài lòng nhất.

Quy trình thiết kế hệ thống HRM theo yêu cầu của Geneat Software

Để cung cấp một hệ thống CRM chuyên nghiệp và đáp ứng đủ chất lượng cho khách hàng, Geneat Software luôn áp dụng một quy trình thiết kế theo quy chuẩn như sau:

Bước 1: Thu thập yêu cầu từ khách hàng

Trong giai đoạn đầu của quy trình phát triển hệ thống theo yêu cầu, chúng tôi sẽ thu thập các yêu cầu từ khách hàng thông qua việc trao đổi để hiểu rõ tình hình hiện tại của doanh nghiệp, từ đó đề xuất giải pháp phù hợp.

Bước 2: Nghiên cứu và phân tích yêu cầu khách hàng

Sau khi nhận được thông tin và yêu cầu từ bộ phận kinh doanh, đội ngũ kỹ thuật sẽ tiến hành phân tích chi tiết các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải để đưa ra giải pháp hiệu quả nhất. Trong giai đoạn này chúng tôi sẽ tiến hành các cuộc họp, khảo sát, thảo luận với khách hàng để thu thập nhu cầu bám sát thực tế nhất.

Bước 3: Tiến hành Đề xuất kỹ thuật

Đội ngũ thiết kế sẽ tạo ra bản phác thảo Đề xuất kỹ thuật hay còn gọi là Software Proposal ban đầu của hệ thống. Bản đề xuất kỹ thuật này bao gồm tất cả các thông tin về nhu cầu đã thu thập, các giao diện chức năng phác thảo của phần mềm nếu có, các giải pháp kỹ thuật đưa ra, và các chính sách khác trong quá trình phát triển hệ thống.

Bản đề xuất kỹ thuật này mang đến cho khách hàng cái nhìn tổng quan về dự án phần mềm mình sẽ làm.

Bước 4: Tiến hành thiết kế – lập trình – kiểm thử

Sau khi khách hàng duyệt phương án đề xuất kỹ thuật, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng và bắt đầu thực hiện công việc.

Ở giai đoạn này của dịch vụ thiết kế hệ thống CRM theo yêu cầu, chúng tôi sẽ bắt đầu thực hiện lập trình toàn bộ hệ thống cho khách hàng về giao diện và cách thức sử dụng phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Các bước này sẽ được tiến hành liên tục trong một vòng lặp phản hồi của quy trình Agile.

Bước 5: Hoàn thiện tính năng và Go-Live

Sau khi mọi tính năng của hệ thống đã hoàn thành, dự án sẽ được đưa vào các giai đoạn vận hành thử, sau đó cài đặt và vận hành thật trên hệ thống Live.

Bước 6: Đào tạo, hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ vận hành

Đội ngũ Geneat Software sẽ hỗ trợ khách hàng qua các buổi đào tạo trực tuyến hoặc đào tạo trực tiếp; đồng thời gửi các tài liệu hướng dẫn sử dụng cho khách hàng để tham khảo thêm. Geneat cũng sẽ hỗ trợ vận hành giai đoạn đầu, sửa các lỗi còn lại, đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng được hoàn thiện và tốt nhất.

Bước 7: Nghiệm thu và bàn giao dự án

Sau khi khách hàng đã trải nghiệm và hiểu rõ cách thức hoạt động của hệ thống HRM, chúng tôi sẽ chính thức tiến hành bàn giao phần mềm và các hạng mục liên quan. Sau khi bàn giao, nếu khách hàng có bất kỳ câu hỏi hoặc cần hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình sử dụng, Geneat Software luôn sẵn sàng hỗ trợ kịp thời và nhanh chóng.

Chúng tôi đã chia sẻ với bạn đọc một số thông tin về dịch vụ thiết kế hệ thống HRM theo yêu cầu. Trong trường hợp bạn đọc cũng đang quan tâm tới vấn đề quản lý doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline: +84 934 571 626. Bạn cũng có thể nhận từ vấn qua Email: support@geneat.vn hay qua biểu mẫu Liên hệ.